Адрес

Двумя строками ниже даты (два нажатия клавиши <Enter>) обычно располагается адрес получателя письма. Понятия не имею, почему так принято, однако все так делают. Наберите адрес, еще несколько раз нажмите <Enter> и переходите собственно к тексту письма.

Например:

Будем считать конверт документом

Конверт— это обычный лист бумаги, сложенный определенным образом и склеенный чем-то ужасно противным. Однако это специальный лист бумаги. Значит, Word можно настроить для печати любого конверта таким образом, будто это не конверт, а обычный документ. Попробуем выполнить данную задачу.

1. Начните новый документ.

Word представит на экране новый документ. А наша задача — превратить лист бумаги в конверт.

2. Убедитесь, что установлен режим Разметка страницы.

Если установлен другой режим, выберите команду Вид>Разметка страницы. В нашем случае с документом удобнее всего работать именно в этом режиме.

3. Выберите команду Файл > Параметры страницы.

4. Щелкните на ярлычке вкладки Поля.

5. Установите поля со всех сторон размером 1.2 см.

Размер конвертов, как правило, невелик. Практически любой принтер сможет оставить поля шириной 1.2 см вокруг всего документа. Введите 1.2 в поля Верхнее, Нижнее, Левое и Правое.

6. Выберите ориентацию страницы Альбомная.

Ширина конвертов больше, чем высота, поэтому есть смысл в таком представлении страницы — текст на конверте будет размещен параллельно его длинной стороне (говорят, есть такое требование со стороны почты).

7. Щелкните на ярлыке вкладки Размер бумаги.

8. В раскрывающемся списке Размер бумаги выберите элемент Другой, в поле Ширина установите 23.5 см, а в поле Высота —10.2 см.

В области Образец диалогового окна Параметры страницы можно увидеть, как будет выглядеть ваш конверт.

9. В списках Первая страница и Остальные страницы укажите Подача бумаги.

Вы должны быть уверены в том, что принтер знает, какой документ он будет печатать, т.е. конверт, и что в диалоговом окне Параметры страницы все установки выбраны верно.

10. Щелкните на кнопке ОК.

Диалоговое окно Параметры страницы отправится отдыхать.

Если вы работаете в. режиме Разметка страницы, то на экране, в окне документа, увидите документ, который похож на конверт. Еще бы!

11. Напечатайте адрес отправителя.

Поскольку вы создаете конверт не в диалоговом окне Конверты и наклейки, к тексту можно применить понравившийся вам стиль, даже дополнить его графикой (если картинка достаточно мала, чтобы не вызвать недовольства почтовых работников).

12. Сделайте отступ, чтобы напечатать адрес получателя.

Нажмите несколько раз клавишу <Enter>, чтобы оказаться примерно на уровне маркера левой линейки, установленного на отметке 2,5 см. Можете сделать это "на глаз"; только помните, что адрес получателя должен размещаться над линией, проходящей через середину конверта.

13. Установите отступ для адреса получателя с левой стороны — перетащите левый маркер линейки на отметку 7 см.

14. Наберите адрес получателя и отформатируйте его.

Ваш конверт готов.

Если вы хотите оставить на конверте место для примечания, восстановите значения полей (т.е. установите их равными 0), перетащите указатель левого отступа назад к левому полю. Затем несколько раз нажмите клавишу <Enter>. Курсор должен оказаться около нижнего левого обреза конверта. Здесь можете набрать: Лети с приветом — вернись с ответом! или что-нибудь более остроумное.

Итак, теперь вы узнаете, как создавать конверты. Один из предложенных выше способов (и я считаю его более гибким) заключается в создании конверта в виде документа, другой — в использовании диалогового окна Конверты и наклейки. Сохраните готовый конверт на диске или как шаблон документа и используйте его всякий раз, когда требуется создать новый конверт. Более подробную информацию о шаблонах можно найти в главе 17.

Дата

Для ввода в документ Word даты применяется команда Вставка>Дата и время. В диалоговом окне Дата и Время в списке Форматы выберите необходимый формат даты и щелкните на кнопке ОК.

Если вы хотите, чтобы в письме стояла текущая дата, а не та, когда вы начали писать письмо, установите флажок Обновлять автоматически. Этим вы введете в документ поле даты, значение в котором будет обновляться автоматически. Если вы захотите убрать поле даты, снимите флажок в диалоговом окне Дата и Время. Если требуется, чтобы дата находилась у правого поля, после ввода даты нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+R>. Нажмите <Enter>, а затем <Ctrl+L>, чтобы выровнять следующий абзац текста по левому краю. Можно также вставить в документ код поля даты, нажав комбинацию клавиш <Alt+Shift+D>.

Диалоговое окно Конверты и наклейки

3. Щелкните на кнопке Подача.

Появится диалоговое окно Параметры конверта с вкладкой Параметры печати.

4. Выберите способ подачи и ориентацию конверта.

Выберите один из шести предлагаемых способов подачи конвертов— один из них обязательно подойдет вам. Определите ориентацию конверта, щелкнув на одной из двух переключателей — Адресом вверх или Адресом вниз. Если требуется, установите флажок Разворот на 180°. Теперь вы видите объект в том виде, в каком он будет подаваться в принтер. (Собственно говоря, заданные вами установки определялись требованиями принтера.)

5. Щелкните на кнопке ОК.

Диалоговое окно Параметры конверта закроется.

Теперь вы готовы к созданию и печати конвертов. Если не собираетесь заниматься этим прямо сейчас, щелкните на кнопке Закрыть, чтобы вернуться к документу. Word уже получил всю информацию о вашем принтере и в любой момент сможет распечатать конверт надлежащим образом.

Печать письма и конверта

Глава 30. Печать письма и конверта

В этой главе... Как написать самое обычное письмо Дата Адрес Текст письма Подпись письма Исчерпывающая информация о печати конвертов Заставьте принтер полюбить конверты Как добавить конверт к письму Печать конвертов "на лету" Будем считать конверт документом!

Исчерпывающая информация о печати конвертов

Чтобы включить конверт в документ письма, воспользуйтесь особой командой Word, созданной специально для этой цели — Конверты и наклейки. Она позволяет печатать конверты "на лету" или "прикреплять" их к письмам, чтобы они печатались один за другим. В следующих разделах вы узнаете, как выполнить такую задачу. (Увы, марки Word печатать почему-то не умеет. Деньги, к сожалению, тоже.)

Как добавить конверт к письму

Если вы хотите побыстрее напечатать конверт вместе с письмом, то текст конверта придется включить в текст письма в самом конце. Сделать это несложно.

1. Напишите письмо.

Как выполнять это задание, вы узнали в начале главы.

2. Выберите команду Сервис>Письма и рассылки>Конверты и наклейки.

Появится диалоговое окно Конверты и наклейки.

Если адрес в вашем документе написан правильно, то Word чудесным образом обнаружит его и поместит в поле Адрес получателя. Ну, как тут не восхититься!

3. Если Word по каким-то причинам не сделал этого, наберите адрес вручную.

4. При желании можете указать собственный адрес в поле Обратный адрес.

5. Щелкните на кнопке Добавить.

Диалоговое окно Конверты и наклейки исчезнет, и вы вернетесь к документу.

Теперь первой страницей вашего документа является конверт, хотя на экране вы можете этого не заметить. (Если хотите убедиться, выберите команду Файл>Предварительный просмотр.) Когда вы начнете печатать письмо, сначала будет напечатан конверт, а потом - письмо. Вам останется только положить его в конверт, заклеить и бросить в почтовый ящик.

Распечатка конверта и письма начнется после того, как вы выберете команду Файл>Печать (можно также нажать клавиши <Ctrl+P> или щелкнуть на кнопке Печать). Большинство принтеров предлагает вам вручную подавать конверты. После того, как конверт будет вставлен, следует нажать на принтере кнопку с надписью On-line (или Ready, или Select, или еще что-нибудь). Мой лазерный принтер, например, просто выдает сообщение "Вставьте бумагу!", и я сразу подаю ему конверт. Осмотрите конверт и убедитесь, что адрес напечатан надлежащим образом, а не на обратной стороне или, скажем, вверх ногами (у меня такое часто случается). Вы обязательно должны проследить за этим, поскольку, если результат будет неудовлетворительным, придется начинать все сначала и печатать конверт заново. Если вы не можете запомнить, каким образом конверт подается в принтер, нарисуйте соответствующую картинку (или опишите это словами) и прикрепите ее к своему принтеру.

Как написать самое обычное письмо

Большинство писем начинаются с двух стандартных элементов: даты, адреса и имени адресата. Все остальное — вспомогательные элементы, хотя, как по мне, главное в письме — правильно выбрать бумагу и цвет чернил.

Несмотря на то, что ваше мнение может быть другим, в верхней части письма указывается дата его написания, а также адрес получателя. Далее вы узнаете о том, как добавить эти два элемента и зачем вообще они нужны.

Печать конвертов "на лету"

Если вы должны напечатать только один конверт, Word сделает это в любой момент. Действуйте следующим образом.

1. Выберите команду Сервис>Письма и рассылки>Конверты и наклейки.

2. В диалоговом окне Конверты и наклейки наберите адрес, который должен быть помещен на конверт.

Если адрес требуется отформатировать, наберите его сначала в документе. И покороче! Слишком много текста просто не поместится на конверте. Отформатируйте его, выделите, а затем выполните команду Сервис>Письма и рассылки>Конверты и наклейки.

3. Щелкните на кнопке Печать.

Принтер запищит или каким-то другим способом предложит вставить конверт. А может, он сразу начнет печатать адрес там, где сочтет нужным.

Подпись письма

Вы создали письмо, но в нем не хватает главного — подписи автора. Как же получатель догадается, кто ему написал? Существуют стандартные слова, с которых начинается подпись — Искренне ваш, Ваш покорный слуга, Анонимный доброжелатель и т.д. После этих слов обычно вводится ваше имя (в последнем случае этого делать не рекомендуется).

Обратите внимание, что не обязательно указывать свою фамилию, если она приведена в обратном адресе.

Последний этап создания письма заключается в его распечатывании.

Не забудьте сохранить файл письма. Хотя вы вряд ли будете им пользоваться еще раз, запас карман не жмет! Если вы планируете распечатывать письмо на специальном бланке, не забудьте загрузить бланк в лоток принтера.

Текст письма

Но текст письма вам все-таки придется набирать самостоятельно. Ничего не поделаешь, необходимо поработать.

Если письмо превышает объем одной страницы, стоит проставить нумерацию. Для этого воспользуйтесь командой Вставка>Нумерация страниц.

В конце письма поставьте свое имя и подпись. Готово.

Уважаемые господа!

Уважаемые господа!

Вы можете заметить, что довольно большое количество приветствий хранится в Word в качестве элементов Автотекст. Стоит набрать первые несколько букв, как появится подсказка со всей фразой целиком. Если ее текст совпадает с тем, который вы хотите набрать, нажмите клавишу <Enter>. (Более подробно о команде Автотекст и ее возможностях рассказывается в главе 7.)

Несмотря на все свои потрясающие

В этой главе...

Несмотря на все свои потрясающие возможности, Word все еще в силах справиться с такими задачами, как печать писем и конвертов. Как вы понимаете, письмо несколько сложнее, чем записка, составленная на скорую руку. Вы наверняка помните те времена, когда письма писались от руки. Если не помните, то я не ошибусь, если скажу, что оформлению писем тогда придавалось большое значение. Иногда даже большее, чем содержимому.

В этой главе вы узнаете о способах создания простых писем и конвертов. К сожалению, я не смогу ознакомить вас со всеми хитростями этих операций, хотя и приведу несколько полезных советов.

Заставьте принтер полюбить конверты

Подача конвертов во всех принтерах производится по-разному. Одни снабжены специальным лотком для конвертов, другие имеют особые отверстия, третьи — просто лоток, который тоже можно использовать для подачи конвертов. Далее вы узнаете, как настроить Word на печать конвертов.

1. Найдите в своем принтере лоток для подачи конвертов.

Обратите особое внимание на то, как подается конверт. На принтере обычно находится картинка или подсказка, которая помогает определить, как конверт должен входить в принтер: посередине, слева или справа лотка, короткой стороной вперед или как-нибудь еще. Также необходимо выяснить, какой стороной следует класть конверт в лоток: лицевой или обратной. (Как подавать конверты для печати, вы можете узнать из руководства по эксплуатации принтера.)

2. Выберите команду Сервис>Письма и рассылки>Конверты и наклейки.

Откроется диалоговое окно Конверты и наклейки (рис. 30.1). Более подробно о нем речь идет в следующем разделе. Убедитесь, что на переднем плане находится вкладка Конверты.