Что делать с изменениями

Не в характере наших людей демонстрировать слепую покорность редактору или критику! Если вы — подающий надежды молодой писатель, то обязательно научитесь отстаивать свои произведения перед лицом кровожадных редакторов. Как это сделать? Да просто заявите редактору прямо в глаза, что вы не согласны с теми исправлениями, которые он внес. Но имейте в виду, что, скорее всего, редактор, при определенных обстоятельствах, затребует снова ваш текст, чтобы более внимательно прочесть его, "раз уж этот нахал оказался таким настырным". Тогда вам лучше всего воспользоваться услугами Word.

Подтвердить необходимость изменения в вашем тексте можно несколькими способами. Во-первых, щелкните правой кнопкой на месте правки и в появившемся контекстном меню выберите команду Принять или Отклонить. Выбор параметров Принять исправление и Принять удаление подтверждает правильность сделанных в тексте изменений, а выбор параметров Отклонить исправление и Отклонить удаление указывает на ваше несогласие с внесенными в документ правками (т.е. Word должен будет восстановить текст в его первоначальном виде).

Во-вторых, вы можете воспользоваться кнопками на панели инструментов Рецензирование. Вы быстро найдете следующее исправление с помощью кнопки Следующее примечание или исправление перенесет вас к предыдущему исправлению.

Кнопка Принять выделенные исправления

Кнопка Отклонить выделенные исправления

Если вы ошиблись, применив один из параметров Принять выделенные исправления или Отклонить выделенные исправления, щелкните на кнопке Отменить на стандартной панели инструментов. По мере выполнения операций по принятию или отклонению исправлений из документа исчезают корректорские правки. Если вы решите вернуть их назад, придется снова сравнить два документа способом, описанным в предыдущем разделе. Не забудьте сохранить отредактированный текст на диске.

Работа над документом...

Глава 26. Работа над документом совместно с другими пользователями

В этой главе... Примечания к тексту Вставка примечания Панель инструментов Рецензирование Как сделать примечания невидимыми Как просмотреть сразу все примечания Удаление примечания Возьмите в руки маркер Работа с корректорскими правками Сравнение двух версий одного документа Что делать с изменениями Отслеживание изменений в процессе работы

Как просмотреть сразу все примечания

Чтобы просмотреть все примечания сразу, щелкните на панели инструментов Рецензирование на кнопке Окно просмотра

Просмотреть примечания можно и другим способом: воспользуйтесь кнопками Назад и Далее панели инструментов Рецензирование. Щелчок на кнопке Далее мгновенно перенесет вас к следующему примечанию. Щелчок на кнопке Назад сразу перенесет вас к предыдущему примечанию.

Чтобы закрыть окно просмотра, щелкните еще раз на кнопке Окно просмотра.

Как сделать примечания невидимыми

Чтобы скрыть примечание, выберите команду Вид> Разметка. Эта команда убирает (прячет) с экрана примечания и прочие установленные в документе маркеры.

Еще один способ спрятать примечания состоит в использовании панели инструментов Рецензирование. Выберите в раскрывающемся списке Показать

Отслеживание изменений в процессе работы

А теперь представьте себя редактором! Здорово! Вы тоже будете самодовольно ухмыляться, кромсая чужое произведение и вставляя едкие комментарии? Конечно, ведь это так весело!

Пожалуйста, будьте сдержанны. Не теряйте голову! В этом вам поможет Word. Вам придется только запустить его функцию отслеживания изменений. И с ее помощью просмотреть на экране свои правки по мере их внесения. Действуйте следующим образом.

Установите режим исправлений, щелкнув мышью на кнопке Исправления

Теперь начинайте редактировать в режиме отслеживания изменений.

Любой вставляемый (новый) текст появляется на экране подчеркнутым. Удаленный текст выносится вправо на поля. Если же установлен режим отображения документа Обычный, то удаленный текст остается в тексте, но становится перечеркнутым.

Веселая работенка!

Панель инструментов Рецензирование

Вы можете вызвать на экран или, наоборот, скрыть панель инструментов Рецензирование (рис. 26.2). Для этого выполните команду Вид>Панели инструментов>Рецензирование.

Эта панель инструментов содержит опции и меню, предназначенные не только для добавления комментариев, но также для выделения текста и просмотра внесенных другими пользователями изменений. Все ее функции рассмотрены в последующих разделах этой главы.

Панель инструментов Рецензирование

Примечания к тексту

Примечания Word, или комментарии, — это примерно то же самое, что наклейки, которые можно прикрепить к листу бумаги. Их можно открыть на экране, после чего узнать, что кто-то (или вы сами) желает что-то вам посоветовать. Комментарии не выводятся на печать. Ими удобно пользоваться, когда над одним текстом работает несколько пользователей, и возникает необходимость представить на общее обсуждение разные предложения, идеи, способы редактирования, советы и пожелания.

Работа с корректорскими правками

Каждый писатель очень ревностно относится к своим текстам. Ведь у него, как правило, есть редактор, который так и норовит испортить шедевр своими глупыми исправлениями. Как говорил Михаил Светлов: "Я хочу напоить читателя из чистого родника поэзии, но не могу сделать этого до тех пор, пока там не выкупается редактор". Ясное дело, редактор может только испортить все дело. (Редакторы, как и писатели, бывают разные... —Прим. ред.)

К чему это я веду? К тому, что Word, как Чип и Дейл, уже спешит на помощь. Программа поможет вам, дорогой читатель, найти правки, внесенные чужой (подчас враждебной) рукой. Для этого у нее в запасе есть целый арсенал инструментов для отслеживания исправлений. В следующих разделах мы подробно рассмотрим несколько из них.

Раскрывающийся список Показать

Обратное действие — сделать все примечания в тексте видимыми — можно выполнить, если установить флажок Заметки в раскрывающемся списке Показать.

Сравнение двух версий одного документа

Предположим, кто-то работал с вашим документом, и вы подозреваете, что этот "кто-то" не только читал текст, но и вносил в него изменения. Будучи грамотным пользователем, вы немедленно приказываете Word сравнить новый текст с вариантом, который хранится в вашем компьютере. Программа не только сравнит версии, но и отметит на экране все несовпадения. Хотите знать, как это сделать?

1. Убедитесь, что отредактированный (более новый) документ находится на экране.

Исходный документ должен быть сохранен на диске. Открывать его нет необходимости. Открыть следует новый вариант документа, именно он должен быть на вашем экране.

Стоп! Исходный документ и новый документ не могут иметь одинаковые имена. Переименуйте один из них, если требуется.

2. Выберите в меню команду Сервис>Сравнитъ и объединить исправления.

Появится диалоговое окно Открытие документа, только теперь оно называется Сравнить и объединить документы.

3. Найдите на диске первоначальный вариант документа.

Вы уже знаете, как пользоваться диалоговым окном Открытие документа. Отыщите первоначальный вариант своего документа.

4. Щелкните на кнопке Объединить.

Word надолго задумывается — не торопите его. Что происходит? Word сравнивает документ, находящийся на экране, с его старой копией.

5. Внимательно просмотрите изменения.

Проверьте, какой урон нанесла вашей отточенной прозе варварская рука редактора! Чтобы закрыть окно просмотра, щелкните еще раз на кнопке Окно просмотра.

Текст, который был добавлен, подчеркнут и представлен другим цветом. Удаленный текст также представлен другим цветом, но он перечеркнут.

Место документа, откуда был удален фрагмент текста, в режиме Разметка страницы отмечен небольшим треугольником, от которого под строкой к правому полю страницы тянется пунктирная линия. А на полях выведен удаленный текст. В режиме Обычный удаленный текст - перечеркнут.

Конечно, читать об этом утомительно — лучше проверить все самому!

Каждому "рецензенту", приложившему руку к документу, после сравнения присваивается определенный цвет (на экране его вставки выделены другим цветом). Например, на моем экране ранее внесенные изменения выделены красным цветом. Если следующий "рецензент" тоже вносит свои правки в документ, его примечания на экране будут показаны другим цветом. Иными словами, изменения, вносимые после каждого открытия документа, будут выделяться другим цветом. Чтобы просмотреть изменения, которые появились в документе после сравнения с отредактированным документом, выберите в раскрывающемся списке Отобразить для проверки панели инструментов Рецензирование элемент Исправления в исходном документе. Корректорские правки можно убрать с экрана. Для этого достаточно выбрать элемент Измененный документ в раскрывающемся списке Отобразить для проверки.

Удаление примечания

Чтобы удалить примечание, прежде всего, его необходимо выделить. Для этого достаточно щелкнуть мышью на его выноске. Затем щелкните правой кнопкой мыши на выделенном примечании и выберите в контекстном меню команду Удалить примечание.

Работают над документами, как правило,

В этой главе...

Работают над документами, как правило, в одиночестве. Однако бывают случаи, когда требуется, чтобы ваш файл просмотрел другой человек и, возможно, даже что-то добавил. Специально для таких случаев в Word предусмотрены команды, которые позволяют нескольким пользователям добавлять свои комментарии, при этом не меняя основного текста документа.

Если ваш документ должен стать плодом совместного творчества, внимательно прочтите эту главу. Какие документы можно создавать совместно? Да мало ли! Книгу, научную работу, подпольную газету, план переворота, наконец... Только не показывайте в полиции эту книгу. Я учу вас работать в Word.

Совместная работа в диалоговом режиме в данной книге не рассматривается. Этот режим совместного издевательства над документом встречается в Internet.

Возьмите в руки маркер

Текстовый редактор Word располагает целым набором разноцветных маркеров, с помощью которых текст можно выделить разным цветом, не повредив при этом монитор.

Чтобы выделить текст определенным цветом (на экране, конечно), щелкните на кнопке Выделение цветом

Чтобы отменить режим выделения цветом, снова щелкните кнопкой мыши на кнопке Выделение цветом или нажмите клавишу <Esc>.

Для того чтобы снять выделение цветом, щелкните на стрелке, расположенной на кнопке Выделение цветом и выберите в раскрывающемся меню в качестве рабочего цвета опцию Нет. (Это самая большая кнопка, она находится над палитрой.) Теперь, выделив "цветной" текст, вы сделаете его снова черно-белым. Если вы не желаете возиться с мышью, выделите текст, который решили раскрасить, а затем щелкните на кнопке Выделение цветом. В главе 6 можно найти достаточно подробное описание всех доступных способов выделения текста. Выделенный цветом текст выводится на печать, поэтому будьте осторожны. Если у вас черно-белый принтер, цвет на печать выведен не будет. В раскрывающемся списке кнопки Выделение цветом можно выбрать не только параметр Нет, но и другие цвета. Заодно прикиньте, во сколько вам обошлась бы покупка такого количества маркеров...

Вставка примечания

Чтобы вставить примечание в документ, выполните следующее.

1. Перейдите в режим разметки документа, выбрав команду Вид>Разметка страницы.

Для работы с комментариями режим разметки подходит как нельзя лучше.

2. Установите курсор в ту часть документа, в которую решили вставить примечание.

Можно также выделить текстовый фрагмент, если комментарий относится к целому предложению или абзацу.

3. Выберите команду Вставка>Примечание.

Справа от текста появится следующая выноска: Примечание: вставляемый текст (рис. 26.1).

Вставленное в текст примечание

4. Наберите текст примечания.

Выноска, в которую вводится текст примечания, увеличивается в размере (иногда достаточно заметно). Таким образом, вы получаете возможность вместить весь текст примечания. Однако желательно примечание делать коротким и содержательным.

5. Закончив ввод примечания, щелкните кнопкой мыши в любой части текста и продолжайте работу с ним.

Примечания остаются видимыми в тексте до тех пор, пока вы не сделаете их невидимыми (об этом подробнее — в следующем разделе).

Повторите эти действия, добавив еще несколько комментариев.

Если вы работаете в обычном режиме, то примечание отображается в специальной области в нижней части документа. В результате управлять им несколько неудобно. Именно поэтому я всегда рекомендую использовать примечания только в режиме разметки страницы. Чтобы отобразить примечание в режиме Обычный, достаточно установить указатель мыши на цветную скобку, представляющую примечание. Текст примечания появится в открывшейся на экране выноске. (Но повторим еще раз: при выполнении этого действия в Word не рекомендуется находиться в режиме Обычный.) Вы можете редактировать примечания, как любой другой текст документа. Текст примечания имеет собственный стиль ввода: Текст примечания. Примечания будут распечатываться вместе со всем остальным текстом до тех пор, пока вы не запретите это делать. Чтобы не выводить примечания на печать, в диалоговом окне Печать в раскрывающемся списке Напечатать выберите опцию Документ. Если необходимо, чтобы примечания были распечатаны, выберите в списке опцию Показать примечания. Чтобы увидеть, в каком виде примечания будут распечатаны, воспользуйтесь командой Файл>Предварительный просмотр. Подробно об этой команде читайте в главе 8.