в документе уже есть таблица,
Если в документе уже есть таблица, на основании которой нужно построить диаграмму, нет никакой необходимости вновь повторять ввод данных, просто создайте диаграмму на основе уже имеющейся таблицы.
Автоформатирование таблицы
Таблицы
могут оформляться автоматически. Происходит это следующим образом:
Установите курсор ввода внутри таблицы и активизируйте команду Автоформат из меню Таблица.
В открывшемся диалоговом окне, в списке Форматы выберите стиль оформления, наиболее соответствующий характеру данных в таблице. После щелчка на названии формата в поле Образец
отображается образец таблицы, оформленной в соответствии с выбранным форматом.
Вы можете задать дополнительные эффекты для таблицы с помощью опций в полях Использовать и Изменить
оформление.
После просмотра предложенных Word 2002 форматов таблиц выберите понравившийся формат и нажмите кнопку ОК.
Рис. 14. Диалоговое окно для установки параметров автоформатирования
В результате Word 2002 автоматически выполнит форматирование таблицы в соответствии с выбранным образцом.
| Номер | Наименование товара | Цена |
| Количество заказов | Проданное количество | Объем продаж | |||||
| 101 | Компьютер Pentium 166/32/1,6 | $ 999,00 | 2 | 30 | $ 29 970,00 | ||||||
| 102 | Компьютер Pentium 166/16/2 | $ 1 150,00 | 2 | 2 | $ 2 300,00 | ||||||
| 103 | Компьютер Pentium 200/16/1,6 | $ 780,00 | 7 | 80 | $ 62 400,00 | ||||||
| 104 | Компьютер Pentium 200/32/2 | $ 819,00 | 4 | 50 | $ 40 950,00 | ||||||
| 201 | Принтер лазерный OX | $ 1 300,00 | 2 | 20 | $ 26 000,00 | ||||||
| 202 | Принтер лазерный ПХ | $ 740,00 | 4 | 20 | $ 14 800,00 | ||||||
| 203 | Принтер струйный ЧБ | $ 299,00 | 2 | 30 | $ 8 970,00 | ||||||
| 204 | Принтер струйный Ц | $ 460,00 | 3 | 20 | $ 9 200,00 | ||||||
| 301 | Монитор 14'' | $ 220,00 | 6 | 84 | $ 18 480,00 | ||||||
| 302 | Монитор 15'' | $ 237,00 | 4 | 7 | $1659,00 | ||||||
| 303 | Монитор 17'' | $ 518,00 | 1 | 10 | $ 5180,00 | ||||||
| Всего: | $219909,00 |
Рис. 15. Таблица, отформатированная с помощью команды Автоформат
Автоматическое форматирование текста при вводе
Одним из усовершенствований программы является предоставление возможности создания списков непосредственно при вводе текста. Предположим, пользователь набрал текст:
А. Во-первых
После нажатия клавиши <Enter> программа преобразует эту строку в первый пункт нумерованного списка, а перед следующим абзацем вставит символ перечисления.
A). Internet Assistant
B). Microsoft Outlook 2002
C). Microsoft Outlook Журнал
D). Microsoft Outlook Календарь
E). Web Page Wizard
F). Web-страницы из Microsoft Excel 2002
G).
1. Автокоррекция формул
2. Гипертекстовые ссылки
3. Записная книжка
4. Мастер писем
5. Проверка орфографии и грамматики
6. Публикация в Web из Microsoft Access 2002
7. Распрделенные рабочие книги в Microsoft Excel 2002
8. Удобная и быстрая связь
9. Флаги сообщений
Рис. 9. Автоматическое форматирование списка при вводе текста
Точно так же создаются нумерованные списки при вводе i. (I.) или a., а также единицы с точкой или круглой скобкой. При этом Word начинает нумерацию элементов списка с заданного с клавиатуры значения.
Для отмены автоматического форматирования списков следует дважды нажать клавишу <Enter> или один раз нажать клавишу <Backspace>.
Чтобы создать маркированный список, в начале нового абзаца надлежит ввести звездочку (*), если символ перечисления должен быть круглым, дефис (-), если символ перечисления должен быть прямоугольным, или знак >, если символ перечисления должен иметь вид стрелки. Затем необходимо нажать клавишу <Пробел> и ввести текст. После нажатия клавиши <Enter> абзац будет преобразован в элемент списка, а перед следующим абзацем появится символ перечисления.
По завершении ввода списка нужно дважды нажать клавишу <Enter>. Появившийся при этом пустой абзац будет автоматически удален.
Функция автоматического форматирования маркированных и нумерованных списков активизируется с помощью переключателей маркированным спискам и нумерованным спискам, расположенных на вкладке Автоформат при вводе диалогового окна Автозамена.
Рис. 10. Вкладка Автоформат при вводе диалогового окна Автозамена
Если функция автоматического форматирования активна, стиль заголовка назначается введенному тексту автоматически. Для назначения абзацу стиля Заголовок 1 после ввода текста следует дважды нажать клавишу <Enter>.
Чтобы создать заголовок второго уровня (Заголовок. 2), нужно перед вводом абзаца нажать клавишу <Tab>, а по окончании ввода — дважды нажать клавишу <Enter>. Заголовки более низких уровней также могут создаваться автоматически, при этом основную роль играет количество символов табуляции, введенных в начале абзаца.
Заголовку назначается определенный стиль только после двойного нажатия клавиши <Enter>. При этом пустой абзац автоматически удаляется.
Если Word отформатировал введенный текст как заголовок, а в этом не было необходимости, следует щелкнуть на кнопке Отменить
стандартной панели инструментов либо нажать клавиши <Alt+Backspace> или <Ctrl+Z>, чтобы восстановить исходный вид текста.
Функция автоформатирования имеет еще одну интересную возможность. Ею можно воспользоваться, установив опцию таблицам на вкладке Автоформат при вводе.
Введите последовательность символов
+-+-+-+
и нажмите клавишу <Enter>.
В результате в документ будет вставлена одна (первая) строка таблицы, состоящая из трех ячеек. Для вставки второй строки нужно установить курсор ввода под введенной таблицей и повторно набрать указанную последовательность символов.
Диаграммы: Форматирование элементов
Любые элементы диаграммы можно форматировать с помощью кнопок панели форматирования Диаграмма Microsoft Graph. Другие параметры доступны через меню Формат. Например, можно изменить цвета столбиков диаграммы.
Диаграммы: Импорт из Excel
Диаграммы можно импортировать из Excel в Word. Импортируемый в документ Word объект можно связать с исходной диаграммой Excel, так что любые изменения в ней будут отражаться в документе Word.
Диаграммы: Изменение фона и цвета
После вставки диаграммы можно изменить цвет ее деталей и ее фон. Например, для выделения определенной категории данных.
Диаграмму можно эффектно оформить с помощью градиентной заливки элементов и текстуры фона.
Диаграммы: Копирование данных в диаграмму
Если необходимые данные уже существуют в документе Word (и разделены табуляциями) или в таблице Excel, для построения диаграммы нет необходимости вводить их вновь. Достаточно скопировать данные в буфер обмена и вставить их.
Диаграммы: Настройка существующих диаграмм
Чтобы информация, представленная в виде диаграммы, была максимально наглядной, диаграмму нужно настроить. После вставки диаграммы приступайте к изменениям в ее оформлении.
Диаграммы: Панели инструментов «Диаграмма Microsoft Graph»
Многие команды меню Диаграмма Microsoft Graph можно выполнить и с помощью панели инструментов. При запуске Диаграмма Microsoft Graph панели инструментов Стандартная и Форматирование изменяются, все их команды теперь относятся только к диаграмме. С помощью этих панелей инструментов можно форматировать текст, числа и элементы диаграмм.
Диаграммы: Правка
Данные в таблице данных можно форматировать как с помощью панели инструментов (чтобы применить некоторые распространенные форматы), так и с помощью окна параметров диаграммы (для более сложного форматирования). Форматирование таблицы данных влияет на отображение данных на диаграмме.
Меню Формат предоставляет и другие возможности для форматирования данных: можно установить ширину столбца, применить один из шрифтов Word и т. д.
Диаграммы: Вращение
Если для диаграммы был выбран объемный стиль, ее можно вращать.
Добавление ячеек
Вставка ячеек выполняется так же, как и вставка строк и столбцов.
Маркируйте в таблице столько ячеек, сколько необходимо добавить.
Активизируйте команду Добавить ячейки в меню Таблица или нажмите кнопку Добавить таблицу стандартной панели инструментов. Несмотря на изменение пиктограммы на кнопке и команды, связанной с ней, имя кнопки во всплывающей подсказке остается неизменным.
Рис. 6.
Диалоговое окно для добавления ячеек
В открывшемся диалоговом окне выберите один из четырех способов вставки ячеек: со сдвигом вправо, со сдвигом вниз, вставить целую строку, вставить целый столбец.
Нажмите кнопку ОК.
На следующем рисунке изображена таблица, полученная в результате вставки четырех ячеек способом со сдвигом вправо в таблицу 4х4.
Дополнительная цифровая клавиатура
Дополнительные цвета: Создание
В стандартной палитре цветов панели инструментов Рисование содержится всего 40 цветов. Этого может оказаться недостаточно, если в документе часто приходится использовать цветовые эффекты. Word предоставляет возможность создания новых цветов с помощью панели инструментов Рисование. После создания дополнительного цвета он сохраняется в стандартной палитре и может использоваться наряду со встроенными цветами.
Можно поочередно создать до восьми дополнительных цветов.
Дополнительные клавиши
Форматирование
Заголовок счета-фактуры должен быть центрирован и выделен жирным. Для этого следует маркировать его и нажать кнопки Полужирный
и По центру панели инструментов форматирования. Для заголовка счета подходит шрифт 18-го кегля.
Заголовки столбцов также выделяются жирным начертанием и центрируются, однако они имеют меньший размер — 14-й кегль
Центрировать следует все наименования товаров, задав для них 14-й кегль. Числовые значения в столбцах нужно выровнять при помощи десятичных табуляторов. Перед указанием позиций табуляторов необходимо убедиться, что координатная линейка находится в режиме установки десятичных табуляторов. Затем надлежит маркировать один столбец с числами (например, "Количество"), нажать кнопку десятичного табулятора и переместить его в то место координатной линейки, которое указывает на позицию табуляции в маркированной колонке.
Для остальных чисел, содержащихся в колонках "Стоимость" и "Итого", выполняются такие же операции.
Форматирование таблицы, как и любого абзаца, осуществляется либо посредством команд из меню Формат, либо с помощью панели инструментов форматирования. Word 2002 предоставляет также средство автоматического форматирования таблиц — команду Автоформат из меню Таблица.
Функциональные клавиши
Подобно другим клавишам, функции этих клавиш зависят от используемой программы. Например, в одних программах клавиша F1 служит для получения справочной информации, в других программах F1 используется для других целей (или, возможно, она не выполняет никакой функции).
Импорт из Excel
Для копирования и вставки можно также использовать команды меню или сочетания клавиш:
а) выберите команду Правка > Копировать или нажмите клавиши Ctrl+Insert;
б) выберите команду Правка > Вырезать или нажмите клавиши Shift+Del;
в) выберите команду Правка > Вставить или нажмите клавиши Shift+Insert.
Изменение и добавление текста
Чтобы добавить текст к уже имеющемуся документу, надо вызвать этот документ, что, опять же, можно сделать несколькими способами. Вот один из них.
1. Выбрать на "Панели задач" кнопку "Пуск", нажать её. Выбрать из меню Документы и посмотреть, есть ли среди документов нужный вам документ, если есть, то установить на него указатель мыши и один раз нажать левую кнопку. Если документа в списке нет, тогда:
2. Из меню выбрать "Открыть документ Microsoft Office" и нажать один раз левую кнопку мыши.
3. Найти нужную папку и нужный файл и нажать кнопку "OK" в нижней части окна, либо дважды щёлкнуть левой кнопкой мыши по своему файлу.
Итак, текстовый редактор запустился, документ открылся, можно добавлять текст, изменять его и т. п.
Изменение контурных и разделительных линий таблицы
Для создания обрамления таблицы можно воспользоваться панелью инструментов Таблицы и границы или командой Границы и заливка из меню Формат.
Для проведения разделительных и контурных линий таблицы адресов следует выполнить следующую последовательность действий:
значение 1 пт.
В результате в таблице появится обрамление, соответствующее заданным параметрам. Новое обрамление можно задать только для части таблицы, предварительно маркировав ее.
При необходимости таблице можно придать более эффектный вид, дополнительно задав для некоторых ее частей фоновое заполнение (заливку). Параметры фонового заполнения устанавливаются на вкладке Заливка
диалогового окна Границы и заливка.
Рис. 19. Вкладка Заливка
| Номер | Наименование товара | Цена | Количество
заказов | Проданное количество | Объем
продаж | ||||||
| 1 | Компьютер Pentium 166/32/1,6 | 900,00 | 12 | 10 | 9000,00 | ||||||
| 2 | Компьютер Pentium 166/32/1,6 | 950,00 | 12 | 10 | 9500,00 | ||||||
| 3 | Компьютер Pentium 166/32/1,6 | 999,00 | 54 | 34 | 33966,00 | ||||||
| 4 | Принтер лазерный OX | 518,00 | 4 | 3 | 1554,00 | ||||||
| 5 | Принтер струйный Ц | 337,00 | 67 | 35 | 11795,00 | ||||||
| 6 | Принтер струйный ЧБ | 218,00 | 34 | 32 | 6976,00 | ||||||
| 7 | Принтер лазерный ОХ | 437,00 | 65 | 41 | 17917,00 | ||||||
| 8 | Принтер струйный Ц | 118,00 | 122 | 112 | 13216,00 | ||||||
| 9 | Монитор 14'' | 397,00 | 32 | 23 | 9131,00 | ||||||
| 10 | Монитор 15'' | 518,00 | 2 | 1 | 518,00 | ||||||
| 11 | Монитор 17'' | 518,00 | 34 | 32 | 16576,00 |
Рис. 20. Оформленная таблица
Таблицу заказов можно оформить и с помощью команды функции автоформатирования.
Установите курсор ввода внутри таблицы и активизируйте команду Автоформат меню Таблица.
В открывшемся диалоговом окне в списке Форматы просмотрите все прелагаемые Word 2002 форматы таблиц.
Выберите формат, наиболее соответствующий характеру данных в таблице, например Список 4 или Строгий.
В области Изменить оформление отключите опции последней строки и последнего столбца и нажмите кнопку ОК.
В результате Word 2002 автоматически выполнит форматирование таблицы в соответствии с выбранным образцом.
|
Номер |
Наименование товара |
Цена |
Количество заказов |
Проданное количество |
Объем продаж |
|
1 |
Компьютер Pentium 166/32/1,6 |
900,00 |
12 |
10 |
9000,00 |
|
2 |
Компьютер Pentium 166/32/1,6 |
950,00 |
12 |
10 |
9500,00 |
|
3 |
Компьютер Pentium 166/32/1,6 |
999,00 |
54 |
34 |
33966,00 |
|
4 |
Принтер лазерный OX |
518,00 |
4 |
3 |
1554,00 |
|
5 |
Принтер струйный Ц |
337,00 |
67 |
35 |
11795,00 |
|
6 |
Принтер струйный ЧБ |
218,00 |
34 |
32 |
6976,00 |
|
7 |
Принтер лазерный ОХ |
437,00 |
65 |
41 |
17917,00 |
|
8 |
Принтер струйный Ц |
118,00 |
122 |
112 |
13216,00 |
|
9 |
Монитор 14'' |
397,00 |
32 |
23 |
9131,00 |
|
10 |
Монитор 15'' |
518,00 |
2 |
1 |
518,00 |
|
11 |
Монитор 17'' |
518,00 |
34 |
32 |
16576,00 |
Таблицы, подобные данной, могут содержать несколько заказов, и для их печати может понадобится несколько страниц. Большие таблицы читаются легче, если строка заголовка повторяется на каждой странице. Чтобы продублировать заголовок таблицы на каждой странице, необходимо выделить строку или строки таблицы, которые будут использоваться в качестве заголовка таблицы, и выбрать команду Заголовки в меню Таблица. При этом маркируемый фрагмент должен обязательно включать первую строку таблицы.
После этого Word 2002 будет автоматически дублировать заголовки таблицы на новых страницах, являющихся результатом автоматических разрывов страниц. При принудительной вставке разрыва страницы дублирование заголовка таблицы не производится.
Дублируемые заголовки видны только в режимах предварительного просмотра, разметки страницы и обычном.
Изменение ориентации текста в ячейках таблицы
Возможность изменения ориентации текста в ячейках таблицы является новой в приложениях Word 2002 и PowerPoint 2002 пакета Microsoft Office 2002. Теперь текст в ячейках таблицы можно поворачивать на 90 и 270 градусов относительно основного текста документа, как в предыдущих версиях Excel. Заметим, что в Excel 2002 возможен поворот текста на любой угол.
Чтобы изменить ориентацию текста, необходимо выделить ячейки и щелкнуть на кнопке Изменить направление текста панели инструментов Таблицы
и границы. Данная кнопка действует по принципу переключателя. Каждый щелчок на ней приводит к изменению угла наклона текста на 90 градусов.
Рис. 13. Различная ориентация текста
Обратите внимание на то, как изменяются названия и функции кнопок выравнивания текста, расположенных на панелях инструментов Форматирование
и Таблицы и границы.
Изменение расстояния между ячейками
Расстояние между столбцами, точнее, расстояние между содержимым соседних столбцов можно установить следующим образом:
Маркируйте изменяемый столбец.
Перейдите на вкладку Таблица
диалогового окна Свойства таблицы.
Выбрать вкладку Параметры и установить Интервал между ячейками задайте нужную величину.
Нажмите кнопку ОК.
Изменение ширины столбца
Ширину столбца легко изменить с помощью мыши, не используя меню. Для этого следует разместить указатель мыши на ограничительной линии столбца (при "точном попадании" на разделительную линию вид указателя мыши изменяется) и, удерживая нажатой левую кнопку манипулятора, переместить разделительную линию влево или вправо до получения необходимой ширины столбца.
Другой способ изменения ширины столбца заключается в использовании координатной линейки. Чтобы линейка была видна, в меню Вид должна быть установлена опция Линейка. Позиции разделительных линий между столбцами таблицы обозначаются на координатной линейке специальными маркерами. Для перемещения разделительной линии достаточно отбуксировать на нужное место соответствующий маркер на координатной линейке.
При перемещении разделительных линий изменяется ширина только двух столбцов — изменяемого и одного из соседних столбцов. Общая ширина таблицы и ширина других столбцов остаются неизменными.
Более точно размер столбца устанавливается в диалоговом окне, которое открывается в результате активизации команды Высота и ширина ячейки из меню Таблица. Это окно состоит из двух вкладок: Столбец и Строка (рис. 3).
На вкладке Столбец устанавливаются ширина столбцов и расстояние между текстом в столбцах. Здесь же можно определить пределы увеличения элементов таблицы и самой таблицы. Если в поле Ширина столбца ввести большое значение, например 60 см, и нажать кнопку OK, Word 97 выдаст сообщение:
Значение должно быть между 0 см и 55,87 см.
Таким образом, максимальная ширина таблицы — 55,87 см.
Рис. 3.
Диалоговое окно для установки размеров ячейки
Чтобы узнать, какое количество столбцов и строк может содержать таблица, созданная в Word 97, следует открыть диалоговое окно Вставить
таблицу (команда Вставить таблицу меню Таблица) и ввести в поле Число столбцов или Число строк большое значение, например 1000000. После нажатия кнопки ОК на экране появится сообщение о том, что максимальное количество столбцов составляет 63, или о том, что таблица может содержать максимум 32767 строк.
Изменение стиля
Стили удобны тем, что в случае их использования для оформления документа требуется минимум усилий. Чтобы иначе оформить документ, нужно всего лишь задать другой стиль или изменить используемый. Word автоматически актуализирует все документы, в которых применяется измененный стиль. Последовательность действий для изменения стиля такова:
В меню Формат выберите команду Стили и форматирование.
Установите указатель мыши на изменяемом стиле и нажмите правую кнопку мыши. Откроется окно
В нем выберете Изменить стиль ..., чтобы открыть диалоговое окно Изменение стиля.
В поле Имя открывшегося окна будет записан изменяемый стиль и его параметры. Далее следует установить необходимые изменения.
Установите опцию Добавить в шаблон, чтобы внести изменения в шаблон документа, и нажмите кнопку Формат.
В появившемся списке выберите объект форматирования (Шрифт, Абзац, Табуляция, Рамка, Граница, Язык или
Нумерация), а в открывшемся диалоговом окне установите подходящие параметры.
Нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться в окно Изменение стиля и продолжить изменение стиля.
Изменение высоты строки
Высота строк зависит от объема и параметров форматирования введенного в них текста, а также от расстояния между абзацами в ячейке. В некоторых случаях необходимо задать высоту строки, отличную от устанавливаемой по умолчанию. Для этого надлежит выполнить следующие действия:
Маркируйте изменяемые строки.
Откройте диалоговое окно Свойство таблицы и перейдите на вкладку Строка.
Рис. 4. Вкладка Строка
Выберите способ подбора высоты строки: Авто — автоматически. Минимум — не менее указанного, Точно — точно так, как указано в поле значение.
В обычном режиме просмотра изменить высоту строки можно и с помощью мыши. Для этого следует разместить указатель мыши на нижней ограничительной линии строки (его вид должен измениться) и переместить разделительную линию вверх или вниз до получения необходимой высоты строки. Возможность изменения высоты строки путем перемещения разделительной линии отсутствовала в предыдущих версиях программы. Это, на первый взгляд, незначительное новшество Word 2002 намного облегчает редактирование таблиц.
Обратите внимание, что изменяется высота только одной строки таблицы — той, которая расположена над перемещаемой разделительной линией.
Высота и ширина ячеек изменяются путем перемещения ограничителей на координатных линейках.
Если при изменении размеров элементов таблицы с использованием разделительных линий удерживать нажатой клавишу [Alt], на координатных линейках будут отображаться значения текущих размеров в установленных единицах измерения.
Таблицу с одинаковой высотой строк можно получить с помощью команды Выровнять высоту строк из меню Таблица или одноименной кнопки панели инструментов Таблицы и границы.
Кнопки Предыдущая строка и Следующая строка
позволяют ускорить процесс маркировки строк таблицы, не закрывая при этом диалогового окна. В большинстве случаев контрольный переключатель Разрешение переноса строк на следующую страницу следует отключать, чтобы не разрывать содержимое ячейки.
Как создать документ?
1. Запустить текстовый редактор Word одним из gперечисленных способов предложенных выше, желательно 2-м способом.
2. После запуска редактора, необходимо установить параметры страницы. Для этого:
1). Выбрать из верхнего меню редактора Word "Файл" и нажать один раз левую кнопку мыши.
2). Из "выпавшего" меню выбрать "Параметры страницы" и нажать один раз левую кнопку мыши. Появиться окно.
5) В этом окне установить размеры полей, размер бумаги, макет страницы и нажать кнопку "OK" в нижней части окна.
3. Необходимо выбрать шрифт и его размер, а также установить параметры абзаца. Для этого:
1). Выбрать из меню "Формат" и нажать один раз левую кнопку мыши.
2). Из "выпавшего" меню выбрать "Шрифт" и один раз нажать левую кнопку мыши.
3). Появится окно, в котором можно выбрать Шрифт, Начертание, Размер, Цвет текста, Подчеркивание и т. д.
4). В этом же окне можно перейти на вкладку Интервал, где можно установить Масштаб шрифта, Интервал между буквами, Смещение, Кернинг.
5) Наконец можно выбрать вкладку Анимация и установить понравившуюся Вам анимацию (надо помнить, что анимация не будет выводиться на печать).
6)
7) Установить Выравнивание (например, По ширине), Отступ
(например, слева - 0, справа - 0), Интервал (перед - 0, после - 0), Уровень
(основной текст), первая строка (например, Отступ, на 1 см), междустрочный
(первоначально, - одинарный), а затем нажать "OK" в нижней части окна.
4. Теперь надо установить переносы и можно набирать текст. Для этого:
1). Выбрать из основного меню "Сервис", выпадет меню.
2). Из нового меню выбрать "Язык". Появится ещё одно меню.
3). Из этого меню выбрать "Расстановка переносов". Появиться окно.
В окне установить флажки, т. е. щёлкнуть левой кнопкой мыши в окнах против надписей: "Автоматическая расстановка переносов" и "Переносы в словах из прописных букв".
Установить:
Ширина зоны переноса слов: 0,25
Макс, число последовательных переносов: (нет)
5). Нажать кнопку "OK" в нижней части окна.
Можно приступать к набору текста.
Клавиатура
Клавиатурой пользуются для введения в компьютер команд, а также информации, которая должна быть им обработана. Все клавиатуры имеют клавиши букв, клавиши знаков пунктуации и пробела, которые напоминают клавиши пишущей машинки. Большинство клавиатур, в дополнение к специальным клавишам ALT, CTRL, DEL, ENTER или RETURN, имеют также функциональные, цифровые и клавиши со стрелкой. Их расположение на клавиатуре определяется изготовителем компьютера, а их использование - программой.
Клавиши со стрелкой
Комбинации клавиш для назначения стилей
Часто используемым стилям принято назначать сочетания клавиш. Для этого надлежит щелкнуть на кнопке Клавиша в диалоговом окне создания или изменения стиля и в поле Новое сочетание клавиш окна Настройка
нажать сочетание клавиш. В результате для назначения стиля тексту будет достаточно маркировать текст и нажать установленную комбинацию клавиш.
Рис. 3. Диалоговое окно назначения стилю комбинации клавиш
Маркированные списки
Word позволяет профессионально оформлять маркированные списки, используя при этом более выразительные символы, чем тире или звездочка. Чтобы создать или изменить список, необходимо выделить абзацы, вызвать команду Список и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Маркированный. На этой вкладке Word предлагает выбрать один из семи типов списков. Для выбора типа списка достаточно выполнить щелчок на его образце. Если ни один из типов не подходит, следует нажать кнопку Изменить, чтобы изменить формат, шрифт, а также позицию символов перечисления.
При нажатии кнопки Шрифт открывается одноименное диалоговое окно, в котором устанавливаются шрифт, размер, цвет и другие параметры символов перечисления. Для символов перечисления, как и для обычного текста, можно задавать анимационные эффекты и объемное представление.
Рис. 2.
Диалоговое окно для изменения вида списка.
Использовать цветные символы перечисления имеет смысл только при наличии цветного монитора и цветного принтера.
Нажав кнопку Маркер, пользователь может выбрать символ перечисления в таблице символов, если ему не понравился ни один из предложенных программой маркеров.
Рис. 3. Диалоговое окно для выбора символа перечисления
В области Положение текста определяется расстояние между символами перечисления и абзацами списка, а в области Положение маркера — позиция символов относительно полей страницы и текста. Значения в областях Положение текста и Положение маркера не могут превышать 55,87 см. При изменении этих значений Word демонстрирует в поле предварительного просмотра, как изменяется вид списка.
Если в документе не выделен ни один фрагмент, щелчок на кнопке создания маркированного списка приводит к размещению символа перечисления перед абзацем, в котором находится курсор ввода. В результате повторного щелчка на данной кнопке создание списка прекращается или удаляются символы перечисления из выделенных абзацев.
Рис. 4.
Маркированные списки
Нумерованные списки
Чтобы создать нумерованный список, прежде всего необходимо выделить абзацы, которые должны входить в него, вызвать команду Список
и в открывшемся диалоговом окне перейти на вкладку Нумерованный.
Рис. 5. Вкладка Нумерованный диалогового окна Список
На вкладке Нумерованный нужно выбрать один из семи вариантов нумерации. Если ни один вариант не подходит, следует нажать кнопку Изменить, чтобы самостоятельно установить параметры нумерованного списка (вид и размер шрифта, позицию номеров).
Рис. 6. Диалоговое окно для изменения нумерованного списка
В поле Формат номера надлежит определить внешний вид номеров, а в поле начать с — задать значение, с которого должна начинаться нумерация элементов списка. Оформляя документы с большими списками, следует учитывать, что Word не может создавать списки, состоящие более чем из 32767 элементов.
Для номеров списка, как и для символов перечисления, пользователь может задать любой параметр форматирования.
В поле Образец можно оценить внешний вид списка до подтверждения установок.
1. Microsoft Outlook 2002
2. Microsoft Outlook Календарь
3. Microsoft Outlook Журнал
A. Удобная и быстрая связь
B. Флаги сообщений
C. Записная книжка
(a). Internet Assistent
(b). Гипертекстовые ссылки
(c). Web Page Wizard
vii. Публикация Web из Microsoft Access 2002
viii. Web-страница из Microsoft Excel 2002
ix. Распределенные рабочие книги в Microsoft Excel 2002
а. Автокоррекция формул
б. Проверка орфографии и грамматики
в. Мастер писем
Рис. 7. Нумерованный список
Word предоставляет возможность изменять готовые списки, преобразовывать нумерованные списки в маркированные и наоборот. Для этого достаточно выделить список и в окне Список выбрать другой вариант нумерации либо щелкнуть на пиктограмме Нумерованный или Маркированный.
Обработка таблиц
В редакторе Word 2002 предусмотрены два альтернативных способа редактирования и форматирования таблиц: с помощью мыши и с помощью команд меню. Выбор способа зависит от пользователя. В большинстве случаев использование мыши ускоряет работу (например, при изменении размера ячеек), да и сам процесс внесения изменений с помощью мыши нагляднее. Если необходимо дополнить таблицу новыми данными или удалить лишние, объединить несколько ячеек в одну, вставить или удалить столбцы и строки, целесообразно применять команды контекстного меню таблицы или кнопку Добавить таблицу стандартной панели инструментов. Пиктограмма на кнопке Добавить таблицу, как и команды меню Таблица
и контекстного меню изменяются в зависимости от выполняемых пользователем операций над таблицей.
Оформление разделительных и контурных линий в таблице
По умолчанию толщина разделительных и контурных линий таблицы равна 0,5 пункта. Чтобы изменить параметры линий таблицы, прежде всего нужно выделить всю таблицу, разместив указатель мыши на полосе маркировки и щелкнув левой кнопкой манипулятора при нажатой клавише [Ctrl].
Существуют другие способы выделения всей таблицы. Самый простой и быстрый — щелкнуть над правым столбцом таблицы при нажатой клавише [Shift] (в этом случае ни один столбец не должен быть выделен, иначе будет маркирована только та часть таблицы, которая расположена справа от выделенного столбца).
Если курсор ввода находится внутри таблицы, для выделения всей таблицы необходимо выполнить в ней двойной щелчок, удерживая нажатой клавишу [Alt].
Собственные варианты обрамления таблицы можно создать с помощью панели инструментов Таблицы и границы или команды Границы
и заливка из меню Формат.
Чтобы провести новые разделительные и контурные линии, нужно выполнить следующую последовательность действий:
Вызовите команду Границы и заливка меню Формат. В открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Граница.
В области Тип, расположенной в левой части окна, выполните щелчок на элементе сетка.
В поле Тип центральной части окна выберите стиль линии, а в списке Ширина задайте толщину линии, например 2 пт. С помощью пиктограмм в области Образец проведите разделительные и контурные линии таблицы. Эти пиктограммы действуют по принципу переключателей. Щелчок на пиктограмме добавляет или удаляет соответствующую линию в таблице.
Рис. 11. Вкладка для установки параметров линий таблицы
В результате щелчка на кнопке ОК в таблице появятся разделительные и контурные линии, соответствующие заданным параметрам. Новое обрамление можно задать и для части таблицы, предварительно маркировав ее.
| Номер | Наименование товара | Цена | Количество заказов | Проданное количество | Объем продаж | ||||||
| 101 | Компьютер Pentium 166/32/1,6 | $ 999,00 | 2 | 30 | $29970,00 | ||||||
| 102 | Компьютер Pentium 166/16/2 | $ 1150,00 | 2 | 2 | $2300,00 | ||||||
| 103 | Компьютер Pentium 200/16/1,6 | $ 780,00 | 7 | 80 | $62400,00 | ||||||
| 104 | Компьютер Pentium 200/32/2 | $ 819,00 | 4 | 50 | $40950,00 | ||||||
| 201 | Принтер лазерный OX | $ 1300,00 | 2 | 20 | $26000,00 | ||||||
| 202 | Принтер лазерный ПХ | $ 740,00 | 4 | 20 | $14800,00 | ||||||
| 203 | Принтер струйный ЧБ | $ 299,00 | 2 | 30 | $8970,00 | ||||||
| 204 | Принтер струйный Ц | $ 460,00 | 3 | 20 | $9200,00 | ||||||
| 301 | Монитор 14'' | $ 220,00 | 6 | 84 | $18480,00 | ||||||
| 302 | Монитор 15'' | $ 237,00 | 4 | 7 | $1659,00 | ||||||
| 303 | Монитор 17'' | $ 518,00 | 1 | 10 | $5180,00 | ||||||
| Всего: | $219909,00 |
Рис. 12. Таблица с разделительными линиями
Оформление счета-фактуры
Создание счета-фактуры — идеальный пример для демонстрации возможностей редактора Word 2002 в сфере выполнения форматирования и математических операций в рамках одной таблицы.
Для создания счета-фактуры необходимо открыть новый документ, зирующийся на шаблоне Обычный,
| Счет-фактура | |||||||
| Наименование товара | Количество | Стоимость | Итого | ||||
| Изделие 1 | 24 | 234,56 | 5629,44 | ||||
| Изделие 2 | 45 | 645,98 | 29069,10 | ||||
| Изделие 3 | 23 | 98756 | 2271388 | ||||
| Изделие 4 | 56 | 675,87 | 37848,72 | ||||
| Изделие 5 | 14 | 123,25 | 1725,5 | ||||
| Изделие 6 | 84 | 35,98 | 1725,5 | ||||
| Итого | 246 | 2347386,26 | |||||
| Плюс 26% налога | 610320,43 | ||||||
| Всего | 2957706,69 |
Рис. 22. Счет-фактура
Определение размеров страницы
Таблицы, имеющие много столбцов, могут не поместиться на листе формата А4. В таких случаях следует установить альбомную ориентацию листа, т.е. печатать вдоль длинной стороны. Такую установку можно выполнить с помощью команды Параметры
страницы из меню Файл. В диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Размер бумаги следует активизировать в области Ориентация переключатель, устанавливающий альбомную ориентацию.
Рис. 8.17. Изменение ориентации страницы
На вкладке Поля необходимо задать такие размеры полей страницы:
ò Верхнее — 2 см;
ò Нижнее — 2 см;
ò Левое — 3 см;
ò Правое — 1,5 см.
После нажатия кнопки ОК установки станут действительными.
Определение ширины столбцов
Для изменения ширины столбцов, установленной по умолчанию, нужно вызвать команду Высота и ширина ячейки из меню Таблица, предварительно маркировав столбцы (а не ячейки). На вкладке Столбец, в поле столбец 1 Ширина надлежит ввести значение 4,5см. После нажатия кнопки Следующий столбец можно задать ширину следующего столбца — она должна быть равна 0,9 см. Последний столбец имеет ширину 1,6 см.
Ошибки, возникающие при ошибочном наборе символов с клавиатуры.
Для исправления ошибок можно воспользоваться клавишами <Backspace> (<Забой>и <Delete> (<Удалить>).
Если курсор находится за неправильно введенным символом, тогда следует применить клавишу <Backspace>.
Например, неправильно введена цифра 5 в числе 235 и курсор находится после цифры 5. Нажать <Backspace>, получим 23, символ будет удален.
Если курсор находится впереди неправильно введенного символа, тогда следует применить клавишу <Delete>.
Например, неправильно введен символ @ в адресе twi@ и курсор находится перед этим символом. Нажимаем клавишу <Delete>, получаем twi, символ @ будет удален.
Если текст (слово, предложение, фрагмент текста, страница или несколько страниц) был неправильно введен
Для его возврата следует нажать один раз или несколько раз клавишу Отменить ввод.
Если текст (слово, предложение, фрагмент текста, страница или несколько страниц) был ошибочно удален.
Следует нажать один раз или несколько раз клавишу Вернуть удаление.
Для выполнения этих операций можно воспользоваться основным меню Правка:
В случае неправильного ввода В случае неправильного удаления
Отменить ввод Отменить удаление
Администрация Брянской области
Управление школ
ПРИКАЗ
30.04.2001 г.
г. Брянск
О ПОДГОТОВКЕ ШКОЛ ОБЛАСТИ
К НОВОМУ УЧЕБНОМУ ГОДУ.
В целях своевременной и качественной подготовки школ области к новому учебному году.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику ремонтно-строительного управления Иванову А.А. совместно начальником финансового управления Петровым Д.Д. и директорам школ представить смету расходов на ремонт школьных зданий до 01.06.97.
2. Начальнику хозяйственного управления Галкину Г.Г. обеспечить РСУ необходимыми материалами для ремонта школ в пределах сметы до 15.06.97.
3. Ремонтно-строительному управлению произвести ремонт школьных зданий до 15.08.97.
4. Результаты выполненной работы представить приемочной комиссии.
5. Создать приемочную комиссию в составе:
6. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя начальника управления школ Тимофеева С.И.
Начальник управления О.И. Леонтьев
Заметим сразу, что нами будет
Заметим сразу, что нами будет рассматриваться работа в текстовом редакторе Word из семейства Office 2002, наиболее современная из всех, имеющихся на сегодняшний день, версий редактора этого типа.
Печать документа
1. Находясь в текстовом редакторе "Word", выбрать из меню Файл > Печать
2. Выбрать вкладку Свойства и сделать нужные установки.
3. Качество печати: Best (Качественно), Normal (Нормальная), Draft (Черновая), Custom (Выборочная).
4. Установить цветность Black (Черная), Color (Цветная)
[1]
В дальнейшем, под словом "выбрать" будем понимать: установку указателя мыши на некоторый объект и нажатие один раз левой кнопки мыши.
Перемещение по таблице
Перемещение по таблице осуществляется с помощью мыши или клавиш управления курсором. Данные обычно вводятся в ячейки таблицы последовательно. Переходить от ячейки к ячейке в направлении от начала к концу можно посредством клавиши <Tab>, а в обратную сторону — с помощью комбинации клавиш <Shift+Tab>. Если нажать клавишу <Tab>, находясь в конце таблицы, Word 2002 автоматически добавит строку с соответствующим числом ячеек. Ниже описаны клавиши и клавиатурные комбинации, используемые для перемещения по таблице:
Клавиши Назначение
<Enter> Вставка в ячейку нового абзаца
<Shift+Tab> Установка курсора ввода в предыдущей ячейке текущей строки
<Alt+Home> Установка курсора ввода в первой ячейке текущей строки
<Alt+PgUp> Установка курсора ввода в первой ячейке текущего столбца
<Alt+PgDn> Установка курсора ввода в последней ячейке текущего столбца
<Т> Перемещение курсора ввода на одну строку вверх
<i> Перемещение курсора ввода на одну строку вниз
<Alt+End> Установка курсора ввода в последней ячейке текущей строки 1
<Ctrl-t-Tab> Вставка табулятора в ячейку
Перестановка и копирование строк
Чтобы расположить строки в нужном порядке, не обязательно сортировать информацию в таблице. Иногда достаточно изменить положение одной - двух строк.
Чтобы изменить порядок следования строк, необходимо выделить перемещаемые строки, а затем переместить их с помощью мыши. Для копирования строк следует при перемещении удерживать нажатой клавишу [Ctrl].
Выполнить указанные операции можно не только с помощью мыши, но и с помощью комбинации клавиш. Для перемещения строк таблицы предназначены комбинации клавиш [Alt+Shift+T] и [Alt+Shift+4-]. При изменении позиции одной строки достаточно установить в ней курсор, а при перемещении нескольких строк надлежит выделить их.
Последовательность действий
1. В основном меню выбрать Формат.
2. Из выпавшего меню выбрать Список.
3. Появится окно Список, рис. 1.
1. В окне Список выбрать Маркированный.
2. Если имеющиеся маркеры нас не удовлетворяют, то можно выбрать Рисунок.
3. В окне Рисованный маркер
выбрать рисунок, можно цветной, для маркера.
4. Для изменения черно-белого маркера выбрать:
a). Список, Маркированный;
b). Изменить;
c). в открывшемся окне Изменение маркированного списка выбрать Маркер;
d). выбрать нужный шрифт и маркер.
1. Выбрать и выделить фрагмент текста для нумерации
2. Выбрать Формат, Список
3. Из появившегося окна выбрать Нумерованный
и вид нумерации
4. Выбрать Изменить
5. В окне Изменение нумерованного списка установить:
1). "начать с:" и выбрать начальный номер 0; 1; 2 и т. д.
2). "положение номера": "по левому краю", "по центру", "по правому краю" и "на:" какое расстояние от края
3). "Положение текста" указать "отступ" в см.
4). Нажать OK
6. Если желаете изменить форму и способ нумерации следует:
1). В окне Список, Нумерованный
выбрать Изменить
2). В окне Изменение нумерованного списка выбрать "нумерация" и из предложенного списка выбрать способ нумерации или задать способ нумерации самостоятельно в окне Формат номера
3). Далее установить начальный номер и отступы
4). Нажать OK
1. Выделить текст для сортировки (сортировка может выполняться как по алфавиту так и по номерам в случае нумерованного списка)
2. Выбрать Таблица
3. В выпавшем меню выбрать Сортировка
4. В окне Сортировка текста
установить:
1). сортировать абзацы или поля
2). текст, число, дата
3). по возрастанию, по убыванию
4). Если список, тогда установить со строкой заголовка, без строки заголовка (обычно устанавливают без строки заголовка)
5). Можно нажать OK
6). Можно выбрать Параметры
7). В новом окне Параметры сортировки установить разделитель полей: знак табуляции, точка с запятой и другой
8). Возможности сортировки: установить учитывать регистр, тогда будут отдельно сортироваться слова с большими и маленькими буквами
9). Установить язык
10). Нажать OK
1. Выбрать из основного меню Таблица.
2. Из "выпавшего" меню выбрать Вставить > Таблица
3. Появится следующее окно (см. рис. 3):
Рис. 3
4. В этом окне установить число строк и столбцов таблицы и нажать клавишу Автоформат.
5. В диалоговом окне выбрать Стили таблиц и установить нужный стиль таблицы.
6. Нажать ОК.
7. Добавление строк в таблицу. Выделить ту строку таблицы, перед которой надо вставить новую строку. Выбрать из меню Таблица > Вставить > Cтроки ниже или Строки выше
и нажать один раз левую кнопку мыши. Строка добавиться.
8. Добавление столбцов. Выделить столбец, перед которым или после которого надо вставить новый столбец. Из меню Таблица выбрать Вставить
> Столбцы слева или столбцы справа
9. Аналогично удаляются строки и столбцы
Примеры составления таблиц
Таблица 1
Фамилия, имя, отчество _________________________________________________________ Должность ________________________________
| Месяц | Начислено | Удержано и зачтено | Сумма к выдаче | ||||||||||||||||||||||||
| По больничным листам | Пр. начисления | всего | плановый аванс | подоходный налог | прочие
удержания | всего | |||||||||||||||||||||
| дни | сумма | сумма | код | сумма | код | ||||||||||||||||||||||
Проверено: В архив ______________________________________________________________
наименование
Главный бухгалтер ______________________________________________________________
подпись расшифровка подписи
1-й способ
1. Поместите курсор в точку предполагаемой вставки диаграммы. Выберите из основного меню Вставка >• Объект.
В открывшемся окне диалога Вставка объекта щелкните на вкладке Создание
и в списке Тип объекта выберите пункт Диаграмма Microsoft Graph.
2-й способ
1. Поместите курсор в точку предполагаемой вставки диаграммы. Выберите из основного меню Вставка > Рисунок > Диаграмма
3-й способ
1. Если на панель инструментов выведен значок Добавить диаграмму, тогда достаточно установить указатель мыши на него и нажать один раз левую кнопку
2. Когда программа Диаграмма Microsoft Graph будет открыта, на экране появится таблица, которая первоначально содержит данные для диаграммы. В документе Word также будет находиться образец диаграммы, окруженный рамкой с восемью маркерами. Вид панелей инструментов изменится. На них появятся команды и кнопки для работы с диаграммами.
3. Перемещаясь по ячейкам таблицы с помощью клавиши Tab или мыши, или клавиш управления курсором, введите нужные данные.
Например, нам нужно построить диаграмму успеваемости учащихся некоторого класса по следующим данным:
успевают
на 5 3
на 4 10
на 3 14
на 2 2
Для ее построение, удалим две строки: Запад и Север, оставить одну - Восток (впрочем, не имеет значения какие именно строки Вы удалите, важно, чтобы были удалены две и осталась одна. Для данного примера нужна именно одна строка.
В эту строку и следует ввести данные успеваемости, а в верхней части столбцов таблицы поместить оценки: 5, 4, 3, 2.
4. Воспользуйтесь соответствующими кнопками, чтобы изменить тип диаграммы, построить диаграмму на основе данных, расположенных по строкам или по столбцам, а также скрыть или показать легенду диаграммы. Все изменения будут отражены в диаграмме.
5. Чтобы закончить редактирование, закрыть таблицу данных и возвратиться в документ, щелкните за пределами диаграммы и таблицы.
6. Если в дальнейшем возникнет необходимость вернуться к редактированию диаграммы, дважды щелкните на ней — таблица данных снова появится на экране.
1. Дважды щелкните на диаграмме в документе Word, чтобы запустить редактор Диаграмма Microsoft Graph.
2. Щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши, в появившемся меню выберите команду Объемный вид, чтобы открыть окно диалога Объемный вид.
3. Установите необходимые значения в окнах Возвышение и Поворот с помощью кнопок со стрелками (вверх и вниз или вправо и влево) или введите значения вручную.
4. По умолчанию флажки Автомасштаб и Изометрия установлены и задана высота 100%. Если снять флажок Автомасштаб, можно изменить значение в поле Высота. Если снять флажок Изометрия, появятся еще две стрелки для задания перспективы.
5. После установки параметров объемного вида щелкните на кнопке Применить, чтобы применить параметры к диаграмме в документе Word. Щелкните на кнопке По умолчанию, чтобы отменить все изменения и вернуть диаграмму в исходное состояние.
6. Для завершения процедуры нажмите кнопку ОК и щелкните за пределами поля диаграммы, чтобы вернуться в документ Word.
1. Дважды щелкните на диаграмме, чтобы открыть Диаграмма Microsoft Graph. Если на экране присутствует таблица данных, ее можно закрыть, так как для данной правки она не нужна и может даже мешать. Выделите элемент, который нужно изменить, и дважды щелкните на нем.
2. На экране появится окно форматирования элемента диаграммы. Вид окна и количество вкладок зависят от типа выбранного элемента. На вкладке Вид можно выбрать границу для элемента и определить цвет заливки.
3. Для доступа к дополнительным эффектам щелкните на кнопке Способы заливки
под палитрой цветов. Выберите необходимые параметры на вкладке Градиентная, Текстура, Узор или Рисунок.
4. Когда элемент будет изменен, щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно форматирования.
5. Щелкните за пределами поля диаграммы, чтобы выйти из программы Диаграмма Microsoft Graph.
1. Поместите курсор в точку вставки диаграммы и выберите команду Вставка > Объект. В открывшемся окне диалога Вставка объекта щелкните на вкладке Создание и в списке Тип объекта выберите пункт Диаграмма Microsoft Graph.
2. Выберите команду Правка > Импорт. Найдите файл Excel с диаграммой и щелкните на кнопке Открыть.
В открывшемся окне диалога Импорт файла выделите название нужного рабочего листа с диаграммой. Щелкните на кнопке ОК.
3. Диаграмма откроется в программе Диаграмма Microsoft Graph, и данные появятся в таблице.
ПРИМЕЧАНИЕ.
Данные из строк Excel импортируются в столбцы Диаграмма Microsoft Graph, но вид диаграммы сохраняется.
Вставить диаграмму в документ Word можно также с помощью команды Специальная вставка. Для этого откройте документ, содержащий диаграмму, выделите ее и щелкните на кнопке Копировать или Вырезать, чтобы внести информацию в буфер обмена. Затем вернитесь в Microsoft Word и выберите команду Правка > Специальная вставка, чтобы вывести одноименное окно диалога.
Выберите в списке пункт Microsoft Excel Chart Object, установите параметры связывания объекта и щелкните на кнопке ОК.
1. Если программа Диаграмма Microsoft Graph еще не запущена, поместите курсор в точку предполагаемой вставки диаграммы и выберите команду Вставка > Объект. В открывшемся окне диалога Вставка объекта щелкните на вкладке Создание и в списке Тип объекта выберите пункт Диаграмма Microsoft Graph.
2. Если нужно добавить данные к существующей диаграмме, дважды щелкните на ней в документе Word, чтобы запустить Диаграмма Microsoft Graph.
3. Откройте документ, содержащий данные для диаграммы. Выделите эти данные и щелкните на кнопке Копировать или Вырезать на стандартной панели инструментов.
4. Вернитесь в программу Диаграмма Microsoft Graph и выделите ячейки, в которые необходимо поместить данные. Щелкните на кнопке Вставить
на стандартной панели инструментов.
1. Щелкните дважды на диаграмме в документе Word, чтобы запустить Диаграмма
Microsoft Graph.
2. Щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши, в появившемся меню выберите команду Тип диаграммы, затем задайте тип и вид диаграммы. По окончании нажмите кнопку ОК.
3. Можно оформить диаграмму нестандартным образом. Диаграмма Microsoft Graph содержит 20 вариантов встроенных нестандартных типов диаграмм. Нестандартные типы можно также создавать самостоятельно. Щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши, в появившемся меню выберите команду Тип диаграммы и перейдите на вкладку Нестандартные. На ней приведены встроенные и дополнительные типы диаграмм. Выберите диаграмму в списке и щелкните на кнопке ОК.
4. Щелкните на диаграмме правой кнопкой мыши, в появившемся меню выберите команду Параметры диаграммы.
Появившееся окно диалога содержит вкладки: Заголовки, Оси, Линии сетки, Легенда, Подписи данных и Таблица данных. Число доступных вкладок зависит от выбранного типа диаграммы. Измените соответствующие параметры. В поле справа будут видны все вносимые изменения. Когда все параметры будут настроены, щелкните на кнопке ОК.
5. Чтобы изменить форматирование элемента диаграммы, выделите его и используйте кнопки на панелях инструментов.
1. Поместите курсор в точку вставки диаграммы и выберите команду Вставка > Объект. В открывшемся окне диалога Вставка объекта щелкните на вкладке Создание и в списке Тип объекта выберите пункт Диаграмма
Microsoft Graph.
2. В верхней части окна появится измененная стандартная панель инструментов. Краткую информацию о новых кнопках можно получить с помощью всплывающих подсказок. Более полная информация содержится в контекстной справке. Чтобы получить ее, выберите команду ? > Что это такое? или нажмите клавиши Shift+Fl. Наведите курсор (в виде знака вопроса) на нужную кнопку панели инструментов и щелкните на ней. В появившемся окне прочитайте информацию о назначении данной кнопки. Клавишей F1 можно запустить справочную систему Диаграмма Microsoft Graph Help.
3. Очень удобно использовать при редактировании список элементы диаграммы, где можно выбрать элементы для дальнейшего форматирования.
4. Чтобы изменить тип диаграммы, щелкните на кнопке Тип диаграммы и выберите подходящий.
5. Чтобы построить диаграмму на основе данных, расположенных по строкам или по столбцам, воспользуйтесь кнопками По строкам и По столбцам.
6. Чтобы видеть систему обозначений диаграммы, щелкните на кнопке Легенда.
7. Если нужно отобразить таблицу данных вместе с диаграммой, щелкните на кнопке Таблица данных.
8. Чтобы отформатировать текст и числа в поле диаграммы, выделите их — сразу станут доступными кнопки для их форматирования.
1. Запустите Диаграмма Microsoft Graph и выведите на экран связанную с таблицей диаграмму, данные которой нужно изменить.
2. Щелкните на кнопке Режим таблицы на стандартной панели инструментов Диаграмма Microsoft Graph.
3. В таблице данных выделите ячейки, столбцы, строки или диапазоны для форматирования и щелкните на нужной кнопке на панели форматирования.
4. Чтобы получить доступ к дополнительным параметрам форматирования чисел, выберите команду Формат > Число. Выберите нужный числовой формат в списке Числовые форматы, чтобы посмотреть образец вверху справа. Когда закончите, щелкните на кнопке ОК.
1. Создайте или используйте уже имеющуюся таблицу Word, содержащую в верхнем ряду и в левом столбце подписи, а в остальных ячейках числа.
2. Щелкните на таблице, а затем выберите команду Таблица > Выделить > Таблица.
3. Нажмите кнопку Вставка диаграммы, чтобы открыть окно диалога Диаграмма Microsoft Graph. Программа использует выделенную информацию для построения диаграммы, которая появится непосредственно под выделенной таблицей.
4. Для форматирования диаграммы можно применять любые команды Диаграмма Microsoft Graph.
1. Дважды щелкните на диаграмме, вставленной в документ Word, чтобы запустить Диаграмма Microsoft Graph. Выделите элемент (в таблице или в диаграмме), форматирование которого необходимо изменить.
2. В меню Формат выберите подходящую команду.
3. В появившемся окне диалога измените параметры и щелкните на кнопке ОК.
4. Некоторые параметры можно менять непосредственно на диаграмме:
а) размер элемента диаграммы можно изменить, растянув его за маркеры, которые появятся при выделении элемента;
б) секторы круговой объемной диаграммы можно перетаскивать с места на место мышью.
1. Чтобы вывести на экран панель инструментов Рисование, выберите команду Вид > Панели инструментов > Рисование.
2. Выделите объект или элемент объекта, для которого создается новый цвет.
3. Щелкните на стрелке рядом с кнопкой Цвет заливки. В появившемся окне выберете нужный цвет. Если он вас не устраивает, тогда нажмите на пункт Способы заливки.
На экране появится окно диалога Способы заливки.
4. На вкладке Градиентная выберите нужное количество цветов, установите Прозрачность с помощью перемещаемых движков и нажмите кнопку ОК.
5. Можно выбрать вместо цветов Заготовка далее выбрать нужную заготовку, например, «Ранний закат», «Поздний закат», «Сумерки», «Рассвет» и т. п.
6. Если вас интересуют готовые текстуры, тогда выберете вкладку Текстура и сделайте необходимый выбор. Обычно текстурой пользуются для заливки области диаграммы или ее стенки.
Построение диаграмм
Информация становится более наглядной, если представлять ее в виде диаграмм. В Microsoft Graph существует 14 типов диаграмм. Эти диаграммы не привязаны к каким-либо документам или приложениям. Диаграмма строится на основе данных таблицы. Сама таблица в документе не появляется.
Можно создать диаграмму по данным другого приложения, например Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 и т. д.
При запуске Microsoft Graph строка меню, стандартная панель инструментов и панель форматирования изменяются.
Повторное сохранение текста
Если Вы вызывали ранее сохранённый документ, добавляли и изменяли его, то для сохранения Вам следует поступить так:
1-й способ
найти на панели инструментов Стандартная
текстового редактора значок, изображающий диск и нажать его, текст будет сохранен;
2-й способ
1). из основного меню выбрать "Файл";
2). из "выпавшего" меню выбрать "Сохранить" и нажать один раз левую кнопку мыши. Файл будет сохранен.
Создавать таблицы большого объема рекомендуется
Создавать таблицы большого объема рекомендуется в приложении Microsoft Excel 2002, поставляемом в пакете Microsoft Office 2002.
Таблицы большого размера отображаются на экране частично. Для просмотра такой таблицы надлежит использовать мышь и полосы прокрутки. Обратите внимание, что в режиме просмотра разметки страницы и в режиме предварительного просмотра часть большой таблицы не отображается и поэтому она недоступна для редактирования. Следовательно, редактировать таблицу большого объема лучше в режиме Обычный и в режиме просмотра структуры.
Если таблица не помещается на стандартном листе бумаги, измените ориентацию страницы или выберите больший формат, например A3.
Столбцы новой таблицы имеют одинаковый размер, который зависит от количества столбцов и ширины страницы. После заполнения таблицы ширину столбцов можно привести в соответствие с объемом содержащихся в них данных. Для автоматической установки оптимальной ширины столбцов необходимо маркировать всю таблицу, открыть диалоговое окно Высота и ширина ячейки
и нажать кнопку Автоподбор на вкладке Столбец.
Команда Автоформат из меню Таблица
недоступна, если курсор ввода находится вне таблицы.
Увеличение размера шрифта текста и чисел в ячейках может привести к тому, что текст не поместится в одной строке и будет перенесен в следующую, вследствие чего высота ячейки увеличится В таком случае придется увеличивать ширину столбца или уменьшать кегль.
Наиболее важные части таблицы можно раскрасить. Для этого необходимо маркировать их, вызвать команду Границы и заливка
меню Формат и на вкладке Заливка задать цвет заполнения, а также тип и цвет узора.
Чтобы текст хорошо читался, плотность узора должна быть от 10% до 25%. Кроме того, качество печати ячеек с заполнением зависит от типа принтера, поэтому целесообразно выполнять пробную печать документа. Недостатки раскрашенных полей видны на рис. 8.26.
Существуют и другие способы выделения частей таблицы, например посредством толстых или двойных линий.
|
Счет-фактура |
|||
|
Наименование товара |
Количество |
Стоимость |
Итого |
|
Изделие 1 |
24 |
234,56 |
5629,44 |
|
Изделие 2 |
45 |
645,98 |
29069,1 |
|
Изделие 3 |
23 |
98756 |
2271388 |
|
Изделие 4 |
56 |
675,87 |
37848,72 |
|
Изделие 5 |
14 |
123,25 |
1725,5 |
|
Изделие 6 |
84 |
35,98 |
1725,5 |
|
Итого |
246 |
2347386,26 |
|
|
Плюс 26% налога |
610320,43 |
||
|
Всего |
2957706,69 |
Рис. 26. Оформленная таблица (вариант 1)
Таблица с выделенными частями изображена на рис. 8.27. Для удаления разделительных линий в части таблицы необходимо маркировать этот фрагмент, активизировать команду Границы
и заливка из меню Формат и в поле Тип вкладки Граница
выбрать элемент рамка, чтобы исчезли только разделительные линии, или значение нет, чтобы исчезла и рамка.
|
Счет-фактура |
|||
|
Наименование товара |
Количество |
Стоимость |
Итого |
|
Изделие 1 |
24 |
234,56 |
5629,44 |
|
Изделие 2 |
45 |
645,98 |
29069,1 |
|
Изделие 3 |
23 |
98756 |
2271388 |
|
Изделие 4 |
56 |
675,87 |
37848,72 |
|
Изделие 5 |
14 |
123,25 |
1725,5 |
|
Изделие 6 |
84 |
35,98 |
1725,5 |
|
Итого |
246 |
2347386,26 |
|
|
Плюс 26% налога |
610320,43 |
||
|
Всего |
2957706,69 |
Рис. 27. Оформленная таблица (вариант 2)
Действительная позиция таблицы хорошо видна только в режиме предварительного просмотра. В обычном режиме таблица расположена у левого края листа. Но если ее действительное положение на странице отличается от того, что отображается на экране в обычном режиме просмотра, слева от таблицы видны маленькие черные квадратики, напоминающие маскировочные.
Тип стандартной диаграммы можно изменить в окне диалога Тип диаграммы. Выберите нужные тип и вид диаграммы, а затем щелкните на кнопке Сделать стандартной.
К одному элементу диаграммы можно применить несколько различных средств форматирования. Используйте для этого подходящие активные кнопки панелей инструментов.
1. Если кнопки Вставка диаграммы нет на панели инструментов, а работать с диаграммами приходится часто, выведите ее. Для этого выберите команду Сервис > Настройка,
затем на вкладке Команды найдите нужную кнопку и перетащите ее на панель инструментов.
Вставленная диаграмма представляет собой внедренный объект. Чтобы отформатировать или отредактировать ее данные, следует дважды щелкнуть на диаграмме, в результате опять запустится программа Диаграмма Microsoft Graph.
2. Сведения об особенностях организации данных при построении точечной диаграммы можно найти в справочной системе Диаграмма Microsoft Graph.
Очень удобно использовать при редактировании список Элементы диаграммы. Щелкните на поле диаграммы, чтобы список стал доступным. Выделите элемент, который нужно отредактировать. Нажмите кнопку Формат справа от списка, на экране появится соответствующее окно диалога.
Разделение и соединение ячеек
Таблицу часто снабжают заголовком (шапкой), который должен быть общим для всех или нескольких столбцов. Простейшим решением в данном случае является объединение нескольких ячеек строки для получения ячейки большей величины. При слиянии ячеек Word 2002 рассматривает содержимое каждой из них как отдельный абзац внутри объединенной ячейки. Абзацы располагаются один под Другим.
Для объединения ячеек следует маркировать все (!) объединяемые ячейки и вызвать команду Объединить ячейки из меню Таблица
или нажать кнопку с таким же именем панели инструментов Таблицы и границы.
Чтобы разделить ячейки на составляющие, следует маркировать их и выбрать в меню Таблица команду Разбить ячейки
или щелкнуть на кнопке Разбить ячейки панели инструментов Таблицы и границы
Рис. 7. В меню Таблица
выбираем Разбить ячейки
В результате откроется диалоговое окно для указания количества столбцов и строк, которые нужно образовать. После выполнения установок и нажатия кнопки ОК содержимое распределится по новым ячейкам в соответствии с маркерами абзацев. При наличии только одного маркера абзаца программа помещает содержимое ячейки в крайнюю левую ячейку, остальные ячейки остаются пустыми.
Рис. 8. Диалоговое окно для разбиения ячеек
Объединять ячейки путем удаления разделительных линий позволяет кнопка Ластик панели инструментов Таблицы и границы.
Разделение таблицы
Таблицу можно разделить на две части. Это необходимо, если между частями таблицы должен быть вставлен текст или рисунок либо если таблица располагается на нескольких страницах. Деление проводят по горизонтали — на стыке двух строк. Для разделения таблицы на две части надлежит установить курсор в первой строке второй части и нажать комбинацию клавиш [Ctri+Shift+Enter] (или вызвать команду Разбить таблицу меню Таблица).
Рис. 9. Меню Таблица. Разбить таблицу
| Номер | Наименование товара | Цена | Количество заказов | Проданное количество | Объем продаж | ||||||
| 101 | Компьютер Pentium 166/32/1,6 | $ 999,00 | 2 | 30 | $ 29 970,00 | ||||||
| 102 | Компьютер Pentium 166/16/2 | $ 1 150,00 | 2 | 2 | $ 2 300,00 | ||||||
| 103 | Компьютер Pentium 200/16/1,6 | $ 780,00 | 7 | 80 | $ 62 400,00 | ||||||
| 104 | Компьютер Pentium 200/32/2 | $ 819,00 | 4 | 50 | $ 40 950,00 |
| 201 | Принтер лазерный OX | $ 1 300,00 | 2 | 20 | $ 26 000,00 | ||||||
| 202 | Принтер лазерный ПХ | $ 740,00 | 4 | 20 | $ 14 800,00 |
| 203 | Принтер струйный ЧБ | $ 299,00 | 2 | 30 | $ 8 970,00 | ||||||
| 204 | Принтер струйный Ц | $ 460,00 | 3 | 20 | $ 9 200,00 | ||||||
| 301 | Монитор 14'' | $ 220,00 | 6 | 84 | $ 18 480,00 | ||||||
| 302 | Монитор 15'' | $ 237,00 | 4 | 7 | $1659,00 | ||||||
| 303 | Монитор 17'' | $ 518,00 | 1 | 10 | $ 5180,00 | ||||||
| Всего | $219909,00 |
Рис. 10.
Разделенная таблица
Если таблица размещена в начале документа и возникла необходимость ввести текст перед ней, следует установить курсор ввода в первой ячейке таблицы и нажать комбинацию клавиш [Ctrl+Shift+Enter]. В результате Word 2002 разместит перед таблицей новый абзац.
Размещение таблицы
При вставке в документ таблица размещается у левого поля страницы. Однако в некоторых случаях целесообразно расположить ее по центру.
Перейдите в режим просмотра разметки страницы, вызвав команду Разметка страницы в меню Вид.
Разместите курсор ввода в любой ячейке таблицы (кроме ячеек первого столбца).
Установите указатель мыши на крайнем левом ограничителе таблицы на координатной линейке (в результате должна появиться подсказка Перемещение столбца таблицы).
Как только указатель мыши преобразуется в двунаправленную стрелку, переместите всю таблицу в нужное место.
Редактирование документа
а). Выделение текста
1. Вывести указатель мыши за границу текста и установить против начала выделяемого фрагмента.
2. Нажать левую кнопку мыши и удерживая её нажатой переместить вниз до конца фрагмента. Фрагмент будет выделен.
б) Удаление фрагмента текста
1-й способ
1. Выделить фрагмент текста (см. "Выделение текста").
2. Нажать клавишу <Delete> и выделенный фрагмент будет удалён.
2-й способ
1. Выделить фрагмент текста.
2. Выбрать из меню Правка, появиться следующее меню.
3. Выбрать из него Очистить и нажать один раз левую кнопку мыши.
в) Перемещение фрагмента текста
1. Выделить фрагмент текста.
2. Выбрать из меню Правка > Вырезать.
3. Установить курсор в то место, куда Вы собираетесь вставлять текст.
4. Выбрать из меню Правка > Вставить и нажать один левую кнопку мыши.
Текст будет перемещён на новое место.
Это же можно сделать, используя значки на панели инструментов
г) Копирование текста
1. Выделить фрагмент текста.
2. Выбрать из меню "Правка" "Копировать".
3. Установить курсор в то место, куда следует копировать.
4. Выбрать из меню "Правка" "Вставить".
5. Фрагмент будет вставлен на новое место.
6. Это же можно сделать с помощью значков на панели инструментов.
7. После выделения текста, выбрать значок
Сохранение текста
1. Выбрать Файл в основном меню.
2. Из "выпавшего" меню выбрать Сохранить, если документ сохраняется в первый раз.
Откроется следующее окно.
4. В окне выбрать нужную папку, куда вы будете записывать свой документ. Записать имя документа (желательно такое, которое бы отражало в названии содержании документа) в нижней части окна. Там есть место, в котором автоматически появляется часть первой строки вашего документа. Вы можете это имя забить и написать своё, либо оставить его.
5. Нажать кнопку "Сохранить". Ваш документ будет сохранён.
Сортировка данных в таблице
Word 2002 позволяет сортировать строки таблицы по содержимому одного или нескольких столбцов. Сортировка данных таблицы, сопровождающаяся перестановкой целых строк, выполняется с помощью команды Сортировка меню Таблица.
Сортировка выполняется следующим образом:
Выделите столбцы, по содержимому которых должны сортироваться строки таблицы. Если не указывается столбец (столбцы) для выполнения сортировки, все строки сортируются по первому столбцу.
Выберите в меню Таблица
команду Сортировка.
В полях Сортировать. Затем открывшегося диалогового окна укажите номера столбцов, содержимое которых будет использовано при сортировке. В поле тип задайте тип сортируемых данных, а с помощью переключателей по возрастанию и по убыванию определите способ сортировки.
Нажмите кнопку Параметры и установите опцию без строки заголовка в диалоговом окне Параметры сортировки.
Нажмите кнопку ОК в окнах Параметры
сортировки и Сортировка.
Рис. 5. Диалоговое окно сортировки
Чтобы быстро отсортировать данные таблицы по содержимому определенного столбца, следует воспользоваться кнопками Сортировка
по возрастанию и Сортировка по убыванию панели инструментов Таблицы
и границы.
Достаточно установить курсор в столбце, по которому производится сортировка, и нажать соответствующую кнопку панели инструментов.
Сортировка списков
Элементы любого списка можно упорядочить по алфавиту, а также рассортировать по возрастанию или по убыванию. Команда Сортировка
из меню Таблица позволяет выполнять сортировку списка по нескольким критериям.
Чтобы отсортировать элементы списка, необходимо выполнить такую последовательность действий:
Выделите список и вызовите команду Сортировка из меню Таблица.
В открывшемся окне Сортировка текста задайте способ сортировки (по возрастанию или по убыванию), а в списке тип выберите вид сортировки (по алфавиту, по цифрам и по датам). Нажмите кнопку ОК, чтобы начать процесс сортировки.
Сортировка по возрастанию выполняется по следующим правилам:
- Элементы, которые начинаются со знаков пунктуации или специальных символов (например, %, $, &, <), сортируются первыми. Затем сортируются элементы, которые начинаются с цифр. Последними сортируются элементы, начинающиеся с букв.
- Элементы, которые начинаются с одинаковых символов, сортируются по следующим символам.
Если часть сортируемых элементов списка написана на языке, отличном от установленного по умолчанию, следует нажать кнопку Параметры
в окне Сортировка текста и указать язык, который надлежит использовать при сортировке элементов списка в окне Параметры сортировки.
Чтобы первыми сортировались элементы списка, начинающиеся с прописных букв, в этом же окне надлежит установить опцию с учетом регистра. Пример отсортированного списка приведен на следующем рисунке.
á Internet Assistant
á Microsoft Outlook 2002
á Microsoft Outlook Журнал
á Microsoft Outlook Календарь
á Web Page Wizard
á Web-страницы из Microsoft Excel 2002
á Автокоррекция формул
á Гипертекстовые ссылки
á Записная книжка
á Мастер писем
á Проверка орфографии и грамматики
á Публикация в Web из Microsoft Access 2002
á Распрделенные рабочие книги в Microsoft Excel 2002
á Удобная и быстрая связь
á Флаги сообщений
Рис. 8. Отсортированный список
Советы и замечания
Некоторые простые, но важные советы и замечания.
1. Не делайте пробелов перед
знаками препинаний (перед запятой, точкой, двоеточием, точкой с запятой и т. п.).
2. Пробел обязательно делайте после
знака препинания.
3. Помните, что компьютерным словом считается набор символов от пробела до пробела.
4. Старайтесь работать двумя руками и задействовать как можно больше пальцев. Желательно приобрести руководство по быстрому набору текста с клавиатуры и регулярно тренироваться.
5. Для успешной тренировки ежедневно надо набирать не менее страницы печатного текста.
Создание
Для создания таблиц предназначены команда Вставить
таблицу из меню Таблица, а также кнопка с таким же названием, входящая в состав стандартной панели инструментов. Чтобы создать новую таблицу, следует разместить курсор ввода в том месте, где она должна быть расположена, и щелкнуть на кнопке. В дальнейшем при работе с таблицей обращайте внимание на эту кнопку. Ее внешний вид и назначение изменяются в зависимости от ситуации. С ее помощью многие операции обработки таблиц можно выполнить намного быстрее, чем посредством команд меню. После щелчка на кнопке Добавить таблицу появляется прототип таблицы для определения числа столбцов (колонок) и строк (рис. 1).
Перемещая указатель мыши при нажатой левой кнопке манипулятора, можно изменять размер таблицы, который указывается в нижней строке прототипа. Как только кнопка манипулятора будет отпущена, размер таблицы зафиксируется, она будет вставлена в документ и отобразится на экране.
Все ячейки новой таблицы пусты и имеют одинаковый размер, определяемый стилем абзаца, в котором находился курсор ввода перед вставкой таблицы. В дальнейшем пользователь сможет изменить структуру таблицы и размер ее элементов в соответствии с объемом вводимой информации.
Рис. 1. Прототип таблицы
Сразу получить таблицу необходимой структуры позволяет кнопка (первая слева) панели инструментов Таблицы и границы.
Рис. 2.
Панель инструментов Таблицы и границы
При выполнении щелчка на кнопке Нарисовать таблицу
указатель мыши приобретает вид карандаша, направленного вниз. Если сместить такой указатель по диагонали, будет вставлена одна ячейка таблицы. После этого можно добавлять в таблицу строки и столбцы, проводя вертикальные и горизонтальные линии, как карандашом на листе бумаги.
Изменять количество строк и столбцов в таблице позволяет также кнопка Ластик (вторая слева). Она служит для удаления ненужных разделительных линий.
Создание формуляра
Табличная форма представления информации идеально подходит для различного рода списков, картотек, баз данных. С помощью команды Преобразовать в таблицу можно преобразовать в табличную форму уже существующие документы. В качестве примера использования таблицы при составлении документов рассмотрим таблицу заказов, изображенную на рис. 8.16.
Таблица
включает порядковый номер, наименование товара, цену единицы изделия, количество заказов и сведения о проданных изделиях. В случае необходимости таблицу можно дополнить как новыми данными, так и дополнительными полями (столбцами).
| Номер | Наименование товара | Цена | Количество
заказов | Проданное количество | Объем
продаж | ||||||
| 1 | Компьютер Pentium 166/32/1,6 | 900,00 | 12 | 10 | 9000,00 | ||||||
| 2 | Компьютер Pentium 166/32/1,6 | 950,00 | 12 | 10 | 9500,00 | ||||||
| 3 | Компьютер Pentium 166/32/1,6 | 999,00 | 54 | 34 | 33966,00 | ||||||
| 4 | Принтер лазерный OX | 518,00 | 4 | 3 | 1554,00 | ||||||
| 5 | Принтер струйный Ц | 337,00 | 67 | 35 | 11795,00 | ||||||
| 6 | Принтер струйный ЧБ | 218,00 | 34 | 32 | 6976,00 | ||||||
| 7 | Принтер лазерный ОХ | 437,00 | 65 | 41 | 17917,00 | ||||||
| 8 | Принтер струйный Ц | 118,00 | 122 | 112 | 13216,00 | ||||||
| 9 | Монитор 14'' | 397,00 | 32 | 23 | 9131,00 | ||||||
| 10 | Монитор 15'' | 518,00 | 2 | 1 | 518,00 |
Рис. 16. Таблица заказов
Создание и форматирование списков
Многие документы (контракты, приказы, должностные инструкции и т.д.) содержат перечисления (списки). Ниже описаны возможности Word по созданию списков различных типов (маркированных, нумерованных, иерархических).
В маркированных списках пункты имеют одинаковую значимость; в нумерованных и иерархических списках они в большинстве случаев различны по важности, что определяет структуру списков.
Список можно создать как до ввода пунктов, так и после него. Быстрый способ создания списка заключается в выделении абзацев, которые должны входить в него, и нажатии кнопки Нумерация или Маркеры
панели инструментов форматирования. Список формируется в соответствии с параметрами, установленными перед последним закрытием диалогового окна Список.
Pиc. 1. Вкладка Маркированный диалогового окна Список
Создание контура
При оформлении таблицы счета используются два типа линий. Ячейки, содержащие значения стоимости и налога, нужно отделить от ячейки с итоговой ценой тонкой линией. Для этого следует выполнить такую последовательность действий:
Маркируйте ячейки и вызовите команду Границы и заливка меню Формат.
На вкладке Граница
открывшегося диалогового окна, в области Тип (в левой части окна) выберите элемент другая.
Установите параметры линии в списках области Тип.
Выполните щелчок на средней пиктограмме с горизонтальной разделительной линией в поле Образец.
После нажатия кнопки ОК заданная разделительная линия появится в таблице.
Рис. 31. Установка разделительной линии в таблице
Аналогичным образом можно задать двойную линию для выделения правой угловой ячейки.
Создание письма-счета
Таблицы в документах не всегда являются гигантами с десятками столбцов и строк. Иногда возникает необходимость включения в документ небольших таблиц, иллюстрирующих некоторые детали этого документа. Ниже приведен пример оформления письма-счета, включающего маленькую таблицу, содержащую данные о стоимости, НДС и итоговой цене. Такую таблицу целесообразно сохранять как элемент автотекста. Она может пригодиться в будущем при составлении писем-счетов.
| Плюс | DM
DM | 55,78
13,95 | |||
| Итого: | DM | 69,73 |
Рис. 28. Часть счета (таблица)
Создание стилей для оформления писем
Чтобы оформление всех документов было однотипным, следует не выполнять прямое форматирование с помощью команд из меню Формат
и панели инструментов форматирования, а модифицировать стандартные стили Word или создать новые.
Возможности стилевого форматирования Word рассмотрим на примере создания стилей для подготовки деловой документации. Если вы ведете интенсивную переписку с постоянными партнерами, оформление писем можно существенно ускорить, подготовив специальные стили для форматирования основных составляющих писем.
Для форматирования большинства писем, создаваемых на стандартных бланках, может понадобиться всего один стиль форматирования, разработка которого описана ниже. Это стиль для оформления основного текста документа, который мы назовем ТекстДокумента.
Примечание:
Имена стилей могут содержать любые символы, кроме обратной косой черты, фигурных скобок и точки с запятой. Необходимо помнить, что имена назначаются стилям с учетом регистра, например стили ТекстДокумента
и ТЕКСТДОКУМЕНТА распознаются Word как два различных стиля.
Для оформления документов с более сложным форматированием следует подготовить аналогичным образом и другие стили.
Создавать новый стиль форматирования основного текста документа следует только в том случае, если многие параметры стандартного стиля, например гарнитура, размер шрифта, межстрочный интервал, отбивка между абзацами, не соответствуют действующим правилам оформления документов. При этом с целью обеспечения однотипного оформления всех документов рекомендуется использовать в качестве базового стиль Обычный.
Ниже описан процесс создания стиля ТекстДокумента.
В диалоговом окне команды Стили и форматирование меню Формат нажмите кнопку Создать стиль, вследствие чего откроется окно Создание стиля.
В поле Имя введите имя создаваемого стиля — ТекстДокумента.
В поле списка Основан на стиле
выберите значение Обычный, так как основой для нового стиля послужит стандартный стиль Обычный.
В поле Стиль отметьте значение Абзаца.
Установите опцию Добавить в шаблон, чтобы создаваемый стиль был доступен во всех новых документах, базирующихся на шаблоне Обычный.
Нажмите кнопку Формат.
В открывшемся списке щелкните на элементе Шрифт и в одноименном диалоговом окне установите параметры шрифта: в списке Шрифт выберите шрифт Times New Roman, а в списке Размер — значение 12.
Закройте диалоговое окно Шрифт
и откройте окно Абзац.
В поле Первая строка
установите значение нет, а в поле межстрочный — значение Полуторный.
В поле После задайте отбивку абзаца снизу величиной 4 пт. Закройте диалоговое окно Абзац.
Создание стиля
Чтобы создать стиль, необходимо задать группу параметров форматирования и назначить ей имя. Существует два способа создания стилей форматирования:
ò на основе образца (маркированного абзаца);
ò путем установки параметров в диалоговом окне команды Стили и форматирование из меню Формат.
Для создания стиля на основе образца необходимо выполнить следующую последовательность действий:
Присвойте абзацу требуемые параметры форматирования (шрифт, абзац) и щелкните на поле Стили и форматирование на панели инструментов Стандартная.
Откроется диалоговое окно Стили и форматирование.
В этом окне выбрать Создать стиль
Откроется окно Создание стиля. в котором надо ввести имя стиля и установить флажок в окне Добавить в шаблон, чтобы стиль занести в шаблоны и можно было вызывать из меню Стиль.
С помощью команды Стили и форматирование стили создаются следующим образом:
Активизируйте в меню Формат
команду Стили и форматирование.
В окне Стили и форматирование
нажмите кнопку Создать стиль, откроется диалоговое окно Создание стиля. В поле Имя введите имя нового стиля форматирования.
В поле Стиль укажите тип создаваемого стиля — стиль абзаца или стиль символа. По умолчанию создается стиль абзаца.
В поле списка Основан на стиле
выберите стиль, на котором должен базироваться создаваемый стиль.
В поле Описание перечисляются все параметры выбранного стиля, а в поле Образец демонстрируется, как будет выглядеть текст, оформленный с использованием нового стиля.
Нажмите кнопку Формат. С помощью элементов появившегося списка откройте диалоговые окна Шрифт, Абзац, Табуляция, Рамка, Граница, Язык, Нумерация и установите параметры нового стиля форматирования. Открываемые таким способом диалоговые окна не отличаются от окон одноименных команд из меню Формат.
Подтвердите выполненные установки, нажав кнопку ОК. Если в диалоговом окне Создание стиля
установить опцию Добавить в шаблон, а в окне Стиль нажать кнопку Применить, новый стиль будет добавлен в шаблон активного документа.
Повторите описанные действия, чтобы создать другие стили, или завершите процесс, нажав кнопку Закрыть
в диалоговом окне Стиль.
Создание таблицы
Для составления счета понадобится таблица, состоящая из четырех строк и трех столбцов. Перед созданием таблицы необходимо открыть новый документ, базирующийся на шаблоне Обычный. Затем следует вставить таблицу с помощью кнопки Добавить таблицу стандартной панели инструментов.
Ссылки на ячейки таблицы
Координаты каждой ячейки задают при помощи двух символов-обозначений строки и столбца. Для обозначения строк используют цифры, а для обозначения столбцов — буквы латинского алфавита.
Первая ячейка таблицы всегда имеет координаты А1. Эти координаты называются абсолютным адресом ячейки. Координаты ячеек можно вводить как строчными, так и прописными буквами.
Нумерация столбцов таблиц Word 2002 соответствует нумерации, принятой по умолчанию в Microsoft Excel. Таблицы Word 2002 могут иметь не более 63 столбцов. Поскольку букв в латинском алфавите всего 26, столбцы с 27-го по 63-й нумеруются следующим образом: АА, АВ, АС ... AY, AZ, ВА, ВВ и т.д.
Чтобы указать координаты нескольких ячеек из разных частей таблицы, следует разделить их точкой с запятой (;):
H5;U3;A7
Чтобы создать ссылку на строку таблицы, необходимо ввести ее номер дважды и разделить цифры двоеточием (:). Таким образом, координаты
5:5
являются ссылкой на пятую строку таблицы. Ссылка на весь столбец вы глядит так:
G:G
Чтобы сослаться на ячейки, расположенные в прямоугольной области, надлежит указать в формуле координаты ячеек, находящихся в левом верхнем и правом нижнем углах этой области, и разделить их двоеточием. Например, при создании ссылки на ячейки
А2;В2;С2;АЗ;ВЗ;СЗ
необходимо указать координаты
А2:СЗ
Порядок ввода координат ячеек в формулы роли не играет.
Возвратимся к примеру. Используемая в выражении функция SUM() вычисляет сумму содержимого ячеек, перечисленных в круглых скобках. Если слагаемые ячейки расположены в одном столбце, достаточно указать координаты крайних ячеек группы, разделив их двоеточием. В данном случае суммируются ячейки от Строка 5/Столбец 2 до Строка 10/Столбец 2.
Для получения суммы значений в некотором столбце таблицы можно также воспользоваться кнопкой Автосумма панели инструментов Таблицы и границы.
К сожалению, функция, вызываемая после нажатия этой кнопки, работает корректно только при вычислении суммы значений из ячеек, расположенных выше или левее текущей ячейки. В этом случае в текущую ячейку вставляется поле {=SUM(LEFT)} или {=SUM(ABOVE)}. Если в текущую ячейку таблицы должна быть вставлена сумма чисел, находящихся в ячейках ниже или справа. Word 2002 выдает такое сообщение: "!Ошибка в формуле".
Проблема в данном случае заключается в том, что программа не может автоматически определить ячейки, которые должны участвовать в вычислениях, и помещает в текущую ячейку поле {=}. Если необходимо просуммировать значения, расположенные ниже или правее текущей ячейки, эту ошибку можно устранить, введя вручную функцию:
(=SUM(BELOW)}
или
{=SUM(RIGHT)} '
Вычисления в таблице продолжаются до тех пор, пока не встретится пустая ячейка или ячейка с текстом. Чтобы при выполнении вычислений в таблице не возникало проблем, среди ячеек, участвующих в вычислениях, не должно быть пустых. Если строка или столбец таблицы включают пустые или не содержащие чисел ячейки, следует указывать в тексте формулы те ячейки, содержимое которых нужно использовать в вычислениях. Например, в формуле
(=SUM(B5:B10)}
указано, что в вычислениях необходимо использовать значения из ячеек, расположенных на пересечении второго столбца таблицы и строк с пятой по десятую.
Аналогичным образом можно вычислить сумму значений для столбца "Итого". Поскольку диапазон строк остается прежним, следует изменить в выражении только обозначение столбца:
В5:В10 на D5:D10
Налог на добавленную стоимость и окончательная сумма определяются аналогичным образом с помощью команды Формула.
Стандартные клавиши
Клавишами букв алфавита, клавишами знаков пунктуации и пробела пользуются так же, как и при работе на пишущей машинке.
Стилевое форматирование
Стилем называется группа параметров, имеющая уникальное имя. Стиль форматирования может содержать множество различных параметров абзацев и символов (например, вид и размер шрифта, выравнивание абзацев, расстояние между ними, обрамление и т.д.). Он хранится вместе с документом или его шаблоном.
Для форматирования текста можно использовать стили двух видов:
ò Стиль абзаца, определяющий внешний вид абзаца.
ò Стиль символа, определяющий внешний вид символов. Стили символов
применяются для выделения слов или фраз в тексте.
Как указывалось, есть два способа форматирования — прямое и стилевое. Небольшие документы разового использования оформляются первым способом. При оформлении больших документов с разнообразными абзацами лучше выполнять стилевое форматирование.
Стилевое форматирование заключается в назначении специальных стилей абзацам или символам.
Стилевое форматирование делает более простой подготовку документов (пользователь оперирует готовыми стилями), позволяет сэкономить время и достигнуть унификации оформления всех документов, используемых в определенной организации.
По умолчанию список Стиль панели инструментов форматирования содержит имена только тех стилей, которые использовались в документе. Чтобы просмотреть список всех доступных стилей, необходимо при открытии списка Стиль нажать клавишу [Shift]
Рис. 1. Список стилей панели инструментов форматирования
В диалоговом окне команды Стили и форматирование
из меню Формат можно изменять существующие стили и создавать новые, копировать, удалять и переименовывать стили, а также назначать стили выделенным фрагментам текста.
Рис. 2. Диалоговое окно Стили и форматирование
Набор стилей, доступных в процессе создания документа, зависит от шаблона, на котором базируется документ. Большинство встроенных стилей можно использовать во всех шаблонах.
Столбцы одинаковой ширины
В процессе изменения ширины столбца можно сделать одинаковыми столбцы, расположенные справа от него, если при перемещении разделительной линии удерживать нажатыми клавиши [Shift+Ctrl]. При этом общая ширина таблицы останется неизменной.
Намного проще установить одинаковую ширину для выделенных столбцов с помощью команды Выровнять ширину столбцов из меню Таблица
или аналогичной кнопки панели инструментов Таблицы и границы.
Таблица как элемент автотекста
При выписывании счета больше всего времени затрачивается на оформление таблицы. Для ускорения процесса необходимо сохранить таблицу в качестве элемента автотекста: маркировать всю таблицу, в подменю команды Автотекст (меню Вставка) выбрать команду Создать, в открывшемся диалоговом окне Создание элемента автотекста указать имя заносимого элемента, например Calculation или Счет-фактура, и нажать кнопку ОК. В результате таблица будет сохранена в качестве элемента автотекста. При необходимости ее можно будет вставить в любой документ.
Таблицы
Word 2002 предоставляет пользователям усовершенствованные, а также совсем новые средства обработки таблиц. Среди новых средств особый интерес представляют кнопки Нарисовать таблицу и Ластик панели инструментов Таблицы и границы, позволяющие нарисовать в окне документа таблицу любой структуры и изменять количество столбцов и строк в ней, рисуя "карандашом" новые ячейки и "вытирая резинкой" ошибочные элементы.
Удаление ячеек, строк и столбцов
Для удаления ячеек, строк или столбцов необходимо маркировать соответствующую область и в меню Таблица или в контекстном меню активизировать одну из следующих команд:
ò Удалить строки;
ò Удалить ячейки;
ò Удалить столбцы.
Маркированные области таблицы нельзя удалить с помощью клавиш [Delete] или [Backspace]. Этими клавишами пользуются только для удаления содержимого ячеек.
Удаление стилей
Ненужные стили оформления можно удалить. Всем абзацам, стиль оформления которых был удален, по умолчанию назначается стиль Обычный. Для удаления стиля оформления необходимо выполнить такие действия:
Вызовите команду Стиль из меню Формат.
Отметьте имя удаляемого стиля в списке Стиль и нажмите кнопку Удалить. Подтвердите решение об удалении (Да).
Стандартные стили Word удалению не подлежат. Однако существует возможность их изменения.
Вставка формул
Во все ячейки, которые будут содержать итоговую сумму, необходимо ввести формулы, чтобы соответствующие величины вычислялись автоматически. Речь идет о колонке "Итого" и строках "Итого", "Плюс 25% НДС" и "Всего".
Сначала следует вставить формулы в ячейки колонки "Итого" (строки с 5-й по 10-ю). Значения в этих ячейках являются итогом умножения себестоимости на количество. Вставка формулы осуществляется следующим образом:
Установите курсор ввода в четвертой ячейке пятой строки.
В меню Таблица
активизируйте команду Формула.
В поле Вставить функцию
выберите функцию PRODUCT'(). После щелчка на ней элемент PRODUCT появится в поле Формула.
Внутри скобок в поле Формула
укажите аргументы: (В5;С5).
В поле Формат числа
задайте формат результата, используя список форматов, предложенных Word 2002.
Вставленное в ячейку выражение состоит из элементов, описанных в следующей таблице:
| Элемент выражения | Описание | ||
| PRODUCT()
В5 и С5 ; {\# "# ##0.00" } | Функция умножения элементов
Определение позиции ячеек в таблице: 5 — номер строки, В и С — литеры столбцов (существенное значение имеет порядок записи: сначала литера столбца, потом номер строки; в случае неверной записи появится сообщение о синтаксической ошибке) Разделитель сомножителей в списке Числовой формат результата формулы |
Если формула не отображается на экране (индицируется ее значение), следует установить опцию коды полей на вкладке Вид
диалогового окна Параметры, чтобы перейти из режима отображения значений в режим отображения формул. Для изменения способа представления поля подстановки надлежит установить курсор ввода внутри поля и нажать комбинацию клавиш [Shift+F9] или [Alt+F9].
Итоговое значение в каждой строке (с 5-й по 10-ю) располагается в крайней правой ячейке и вычисляется с использованием уже известного выражения, примененного в 5-й строке. Чтобы занести в последнюю ячейку 6-й строки итоговое значение, нужно изменить координаты сомножителей в выражении PRODUCT: вместо (В5;С5) ввести (В6;С6).
Таким же образом заполняются остальные ячейки четвертого столбца до 10-й строки включительно.
Рис. 24. Вычисление итога
Вставка строк и столбцов
Чтобы вставить несколько строк или столбцов в таблицу, следует выполнить следующие действия:
Маркируйте столько строк (столбцов) таблицы, сколько нужно вставить.
Активизируйте команду Вставить
> Cтроки ниже
или Строки выше (Вставить > Столбцы слева или
Столбцы справа) из меню Таблица.
Для вставки строк (2-й способ) необходимо поместить курсор ввода в конце строки, после которой вам надо вставить строку и нажать клавишу <Enter>.
Встроенные стили форматирования
Word предоставляет стандартные стили для оформления распространенных документов. При вводе текста нового документа, который базируется на шаблоне Обычный, по умолчанию используется стиль Обычный — стандартный стиль для основного текста. Этот стиль применяется до тех пор, пока не будет задан другой стиль. Для форматирования остальных элементов документа (сносок, колонтитулов, номеров строк, страниц и т.д.) также разработаны специальные стили. Например, для форматирования заголовков служат стили Заголовок 1 — Заголовок 9.
Самый быстрый способ назначения стиля отмеченному фрагменту — использование специальной комбинации клавиш. Следующая таблица содержит небольшой перечень комбинаций клавиш для быстрого форматирования документов с использованием стилей.
Имя стиля Комбинация клавиш
Обычный [Ctrl+Shift+N]
Заголовок 1 [Alt+Ctrl+1]
Заголовок З [Alt+Ctrl+3]
Маркированный список [Ctrl+Shift+L]
Ввод полей вычисления
В результате вычислений получим величину налога и итоговой цены во второй и четвертой ячейках третьего столбца. Перед вставкой поля курсор ввода необходимо установить во второй ячейке третьего столбца. Активизировав команду Формула из меню Таблица, следует ввести такое вычисляемое выражение:
=PRODUCT(C1;0.25)
После этого надлежит выбрать в списке Формат числа
формат
# ##0.00
и подтвердить установку нажатием кнопки ОК.
| DM | 55,78 | ||||
| Плюс | DM | { =PRODUCT(C1(0,2S) W "# ##0,00" } | |||
| Итого; | DM |
Рис. 29 Поле для вычисления налога на добавленную стоимость
Для большей наглядности ширина столбца, включающего поле, увеличена. Поле для вычисления итоговой суммы вводится аналогичным образом, но с использованием функции суммирования SUM(). Необходимо поместить курсор ввода в третью ячейку четвертой строки, вызвать команду Формула
меню Таблица и ввести в поле Формула
=SUM(Cl:C2)\#"# ##0.00"
Таблица должна выглядеть так, как показано на следующем рисунке.
| DM | 55,78 | ||||
| Плюс | DM | { -PRODUCT(C1,-0,25) \# "# ##0,00"} | |||
| Итого: | DM | { =SUM(C1; C2) \# "# ##0,00"} |
Рис. 30. Вычисление налога и цены
Ввод текста в ячейки
В ячейку 1 строки 2 нужно ввести текст
Плюс 26% налога
а в ячейку 1 строки 4 — текст
Итого:
В каждой ячейке второго столбца (кроме ячейки в третьей строке) должна быть указана денежная единица, например:
DM
Вычисление итоговой суммы
Для определения итоговой суммы нужно сложить промежуточную сумму и значение размера налога на добавленную стоимость, т.е. данные в правых ячейках 12-й и 13-й строк. Значение итоговой суммы должно размещаться в последней ячейке последней строки и вычисляться по следующему выражению:
=SUM(D12: D13)
или
=SUM(D12; D13)
Такую таблицу можно рассматривать как шаблон, который в случае необходимости может быть откорректирован. После внесения новых значений в ячейки таблицы следует обновить остальные поля: маркировать поля подстановки и нажать клавишу [F9] Word 2002 выполнит вычисления для остальных столбцов и введет соответствующие данные в ячейки таблицы,
Вычисление налога
Полученная сумма данных столбца Итого является основой для вычисления налога. В 4-ю ячейку 13-й строки, где будет указана величина налога, следует вставить выражение:
=PRODUCT(D12;0,26)
Альтернативная форма записи этого выражения такова:
=PRODUCT(D12*0,26)
Здесь для задания операции умножения использован символ *.
Вычисление суммы
В рассматриваемом примере сумма должна быть вычислена в столбцах "Итого" и "Количество". Результаты суммирования мы занесем в соответствующие ячейки 12-й строки. Для вычисления суммы (например, в столбце "Количество") надлежит выполнить следующие действия:
Установите курсор ввода во 2-й ячейке 12-й строки.
Активизируйте команду Формула
из меню Таблица.
В поле Вставить функцию
выберите функцию SUM(). После ее вставки в поле Формула укажите аргументы (В5; В10).
Заголовки столбцов
Заголовки столбцов следует ввести, пропустив одну строку, как показано на рис. 8.22.
Надлежит ввести следующие заголовки столбцов:
Наименование товара Количество Стоимость Итого
В ячейки, расположенные на пересечении первого столбца и строк 12, 13 и 15, нужно ввести такие заголовки:
Итого Плюс 26% налога Всего
Ширину некоторых столбцов при вводе заголовков придется изменить, чтобы текст поместился в одной строке. Столбцы "Наименование", "Количество", "Стоимость" необходимо заполнить данными, представленными на рис. 8.22.
В рассматриваемом примере при выполнении расчетов применяются поля подстановки. Вставить эти поля позволяют команда Формула
из меню Таблица и команда Поле из меню Вставка.
Заголовок таблицы
Чтобы создать заголовок таблицы, необходимо объединить все ячейки первой строки, маркировав строку и вызвав команду Объединить ячейки из меню Таблица или нажав одноименную кнопку панели инструментов Таблицы
и границы.
Введите, например, такой заголовок:
Счет-фактура
| Счет-фактура | |||||||
| Наименование товара | Количество | Стоимость | Итого | ||||
| Изделие 1 | 24 | 234,56 | |||||
| Изделие 2 | 45 | 645,98 | |||||
| Изделие 3 | 23 | 98756 | |||||
| Изделие 4 | 56 | 675,87 | |||||
| Изделие 5 | 14 | 123,25 | |||||
| Изделие 6 | 84 | 35,98 | |||||
| Итого | |||||||
| Плюс 26% налога | |||||||
| Всего |
Рис. 8.23. Объединенные ячейки
Закрытие документа
1-й способ
1. В правом верхнем углу окна найти кнопку с крестиком
2. Появится следующее сообщение
"Сохранить изменения в документе
".........................................................."
Да Нет Отмена (см. рис. 4):
Рис. 4
4. Нажать кнопку "Да", если Вы желаете сохранить изменения в документе, или кнопку "Нет", если изменения сохранять не надо, наконец, если Вы ошиблись и закрывать документ не следует, нажимается кнопка "Отмена".
Запуск редактора
Для запуска редактора существует несколько способов.
1-й способ
1. На "Панели задач" найти кнопку "Пуск", установить на нее указатель мыши и нажать один раз левую кнопку[1]. Появится меню.
2. Из меню выбрать (т. е. установить указатель-стрелку мыши) "Все
программы". Откроется ёще одно меню, из которого выбрать "W Microsoft Word" и нажать один раз левую кнопку мыши. Редактор запуститься
2-й способ
1. Нажать кнопку "Пуск".
2. Из появившегося меню выбрать "Создать документ Microsoft Office" и нажать один раз левую кнопку мыши. Откроется окно.
3. Из открывшегося окна выбрать окно Общие, в котором выбрать Новый документ и дважды нажать левую кнопку мыши (или установить указатель мыши на значок Новый документ и нажать OK в правой нижней части окна). Редактор также будет запущен.
