Автоматическое форматирование таблиц

Word предлагает множество заготовленных форматов таблиц, с помощью которых вы легко измените внешний вид своей таблицы.

1. Поместите курсор в любую ячейку таблицы.

2. Выберите команду Таблица -> Автоформат. Появится диалоговое окно Автоформат таблицы (рис. 22. 4). Это то же диалоговое окно, которое вы могли видеть, щелкнув на кнопке Автоформат в диалоговом окне Вставка таблицы, когда создавали таблицу, как описано в начале этого урока.

3. В списке Форматы представлены всевозможные форматы таблиц. Вы можете прокрутить этот список, причем выделенный формат появится в области Образец.

4. Щелкайте на названиях форматов до тех пор, пока не выберете нужный.

5. Щелкните на кнопке ОК. Выбранный формат будет применен к вашей таблице.

Рис. 22. 4. Диалоговое окно Автоформат таблицы

В этом уроке вы узнали, как вставить таблицу в свой документ, как отредактировать и отформатировать ее. В следующем уроке вы узнаете, как разбить текст документа на несколько колонок.

Автоматическое присвоение стиля абзаца

Когда вы нажимаете клавишу <Enter>, чтобы начать новый абзац, Word обычно присваивает следующему абзацу стиль предыдущего. Однако, возможно, вы захотите, чтобы за абзацем, отформатированным в одном стиле, следовал абзац в другом стиле. К примеру, вы создали стиль заголовка раздела. Поскольку за заголовком раздела никогда не следует заголовок другого раздела, а только обычный текст, укажите, что за абзацем в стиле заголовка раздела всегда будет следовать абзац в стиле обычного текста. Для этого выполните следующее.

1. Выберите команду Формат -> Стиль для открытия диалогового окна Стиль. В списке Стили выберите необходимый вам.

2. Щелкните на кнопке Изменить для открытия диалогового окна Изменение стиля (рис. 13. 1).

3. Выберите стиль, который будет автоматически присваиваться следующему за заголовком абзацу, из списка Стиль следующего абзаца.

4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Стиль, затем щелкните на кнопке Отмена.

Рис. 13. 1. Диалоговое окно Изменение стиля

Автотекст и автозамена

В этом уроке вы узнаете, как работать с автотекстом и автозаменой

Благодарности

Хотя у этой книги один автор, ее создание — результат усилий нескольких человек. Фэйс Уимпен (Faithe Wempen), менеджер проекта, и Тереза Ма-тиас (Theresa Mathias), выпускающий редактор, помогли создать из моих черновых заметок законченное произведение. Редактор Рик Браун (Rick Brown) проверил, чтобы в текст не вкрались технические ошибки. Спасибо всем.

Что может автоформатирование

Автоматическое форматирование — это средство Word для анализа частей документа и распознавания отдельных элементов, таких как основной текст, заголовки, маркированные списки и др. Word может применить соответствующие стили к различным элементам текста для создания отформатированного документа. (О стилях вы узнали в уроках 12 и 13). Вы можете принять или отвергнуть автоматически предложенный формат, частично или в целом, и позже внести необходимые изменения в документ. Кроме применения стилей, автоматическое форматирование удаляет лишние пробелы между абзацами, автоматически форматирует адреса Internet, ллектронной почты и сетевые адреса как гиперссылки, выделяет полужирным начертанием или подчеркиванием текст, ограниченный звездочками (*) или символами подчеркивания (_), заменяет два дефиса (--) одним тирс II Т. Д.

Есть два способа автоматического форматирования: Word может форматировать каждый пункт из вышесказанного по мере его ввода, или же вы можете создать неформатированный текст и затем применить автоматическое форматирование к целому документу.

Подходит ли вам автоматическое форматирование? Единственный способ выяснить это — попробовать им воспользоваться. Откройте какой-нибудь из ваших стандартных документов, сохраните его под новым именем (при этом его старое имя не изменится) и поэкспериментируйте. Вы скоро поймете, что вам нравится: автоматическое форматирование или форматирование документов вручную.

Что такое автотекст и автозамена

Автотекст и автозамена — очень удобные средства, которые сохранят вам много времени. Они связаны между собой, но у них разные цели.

• Автозамена ищет часто встречающиеся ошибки набора и правописания в вашем документе и автоматически исправляет их, как только они появляются. К примеру, вы можете указать, что слово венигрет всегда нужно заменять на винегрет.

• Автотекст позволяет определить и сохранить часто используемые текстовые блоки и/или графические объекты и вставлять их в документ по мере надобности. Например, вы можете указать в качестве элемента автотекста свое полное имя и адрес и вставлять его в документ с помощью всего лишь нескольких клавиш.

Определение элемента автозамены

Элемент автозамена выполняет две основные функции. Одна из них выявляет ошибки в использовании прописных букв (например, вы, возможно, постоянно забываете писать предложение с прописной буквы). Вторая функция связана с исправлением орфографических ошибок и добавлением специальных символов. Таким образом, автозамена может автоматически заменять тектс на текст

и -> на символ стрелки. В Word есть множество элементов автозамены, используемых по умолчанию, — вы можете дополнить этот список своими элементами.

Текст автозамены может быть обычным текстом, который будет отформатирован так же, как и текст абзаца, в который он будет вставлен, или же текстом, сохраняющим собственное форматирование. Для того чтобы создать элемент автозамены, выполните следующее.

1. Если вы хотите сохранить параметры форматирования вместе с текстом, выделите отформатированный текст в документе. Если вы хотите создать текст автозамены в виде отдельного абзаца, убедитесь, что выделили специальный символ конца абзаца. Если же вы хотите создать элемент автозамены в виде обычного текста, выделять его необязательно.

2. Выберите команду Сервис -> Автозамена для открытия диалогового окна Автозамена (рис. 15. 1).

3. Введите текст, который должен быть заменен в поле Заменить. Это тот текст, который будет заменен, если вы наберете его в документе.

4. Если вы выделили текст документа на первом шаге, он уже будет выведен в текстовом поле На. В противном случае наберите нужный текст в поле На.

5. Выберите переключатель Форматированный текст, если хотите сохранить форматирование заменяющего текста, или Обычный текст для вставки текста без форматирования.

6. Щелкните на кнопке Добавить. Если заменяющий текст, только что определенный вами, уже внесен в список, Word спросит, хотите ли вы заменить его. Если да — щелкните на кнопке Да, иначе — на кнопке Нет.

7. Щелкните на кнопке ОК.

В процессе редактирования документа автозамена выбирает только целые слова. Например, если вы набираете доукмент. Word не заменит его словом документ до тех пор, пока вы не введете после него пробел, точку или не нажмете какую-нибудь другую клавишу, указывающую на конец слова.





Рис. 15. 1. Диалоговое окно Автозамена

Что такое специальные символы

Специальные символы не являются частью стандартного набора символов, поэтому их нет на клавиатуре. Это, например, такие символы, как гласные буквы со знаком ударения (ё), буквы греческого алфавита (ц), знак авторского права (©) и т. д. Но хотя всех этих символов нет на клавиатуре, Word может вставить их в ваш документ.

Что такое таблица

Таблица позволяет вам упорядочить данные в виде строк и столбцов. Каждый элемент таблицы, который называется ячейкой, не зависит от других элементов. Вы сможете построить таблицу с произвольным количеством строк и столбцов. К тому же вы всегда сможете изменить размер и форматирование каждой ячейки. Ячейка таблицы может содержать текст, рисунок и вообще все, что может содержать документ Word. Единственное исключение — в таблице не может заключаться другая таблица

Что такое табуляторы

Табуляторы управляют отступами и вертикальным выравниванием текста документа. При нажатии клавиши <Tab> Word вставляет в документ символ табуляции и передвигает курсор (и весь текст, находящийся справа от него) на следующую позицию табуляции. По умолчанию Word устанавливает позиции табуляции через 1/2 дюйма. Вы можете изменить это расстояние и установить свои собственные позиции табуляции.

Типы табуляторов

В Word используются четыре типа табуляторов для выравнивания текста.

• По левому краю. Левый край текста выравнивается по позициям табуляции. По умолчанию табуляторы в Word относятся к этому типу.

• По правому краю. Правый край текста выравнивается по позициям табуляции.

• По центру. Текст центрируется по позициям табуляции.

• По разделителю. Десятичные точки чисел или текста выравниваются по позициям табуляции. Используйте этот вид табуляторов для выравнивания столбика чисел.

На рис. 11. 1 показаны выравнивание по позициям табуляции для всех четырех видов табуляторов и использование четырех меток линейки для этой цели.

Рис. 11. 1. Выравнивание с помощью четырех видов табуляторов

Изменение табуляторов, используемых по умолчанию

Табуляторы, используемые по умолчанию, действуют во всех абзацах, кроме тех, в которых вы установили другие виды табуляторов (подробнее об этом в следующем разделе). Нельзя уничтожить табулятор, используемый по умолчанию, но можно изменить интервал между его позициями. Для этого сделайте следующее.

1. Выберите команду Формат -> Табуляция, чтобы открыть диалоговое окно Табуляция (рис. 11. 2).

2. В текстовом поле По умолчанию щелкайте на стрелках, чтобы увеличить или уменьшить интервал между позициями табуляции, используемый по умолчанию.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 11. 2. Диалоговое окно Табуляция

Что такое верхние и нижние колонтитулы

Верхний или нижний колонтитул — это текст вверху (верхний колонтитул) или внизу (нижний колонтитул) каждой страницы документа. В верхних и нижних колонтитулах могут быть записаны номера страниц, название главы, имя автора и т. п. Word предлагает несколько параметров верхних и нижних колонтитулов, включая такие.

• Один и тот же верхний или нижний колонтитул для каждой страницы документа.

• Один верхний или нижний колонтитул для первой страницы документа и другой — для всех остальных страниц.

• Один верхний или нижний колонтитул для четных страниц и другой — для нечетных.

• Если ваш документ разбит на разделы, можно создать различные верхние или нижние колонтитулы для каждого раздела.

Создание и редактирование верхних и нижних колонтитулов

Чтобы вставить верхний или нижний колонтитул в документ или отредактировать уже существующий, выполните следующее.

1. Если ваш документ разбит на разделы, установите курсор в любом месте раздела, в который вы хотите поместить колонтитул.

2 Выберите команду Вид -> Колонтитулы. Word переключится в режим разметки страницы и покажет колонтитул текущей страницы, заключенный в непечатаемую пунктирную рамку (рис. 18. 2). Обычный текст документа становится тусклым, и появляется панель инструментов Колонтитулы. На этой панели щелкните на кнопке Верхний/нижний колонтитул для переключения между разными колонтитулами текущей страницы.

Рис. 18. 2. Панель инструментов Колонтитулы

3. Введите текст верхнего либо нижнего колонтитула, используя обычные приемы редактирования Word. Используйте кнопки панели форматирования для выравнивания текста в верхнем/нижнем колонтитуле.

4. Применяйте остальные кнопки панели форматирования, как описано в табл. 18. 1, для выполнения указанных действий.

5. По окончании щелкните на кнопке Закрыть панели инструментов Колонтитулы для возвращения к тексту документа.

Таблица 18.1. Кнопки панели инструментов Колонтитулы

Вставляет элемент автотекста (см. урок 15) Вставляет номер страницы Вставляет общее число страниц Форматирует номер страницы Вставляет дату Вставляет время Открывает диалоговое окно Параметры страницы для установки полей (см. урок 14) Показывает скрытый текст документа Создает такой же верхний/нижний колонтитул, как и предыдущий Переключается между верхним и нижним колонтитулом Показывает предыдущий колонтитул

Кнопка	Описание
	Показывает следующий колонтитул Закрывает панель инструментов Колонтитулы и возвращает к тексту документа

Что такое Web-страница

World Wide Web, или просто Web, — часть Internet, всемирной сети, с помощью которой пользователи компьютеров могут обмениваться информацией и программными средствами. В Web используются документы особого формата HTML (Hypertext Markup Language — язык разметки гипертекста), а также специальные типы ссылок URL (Uniform Resource Locator) для распознавания определенных документов и их местонахождения. В Word есть множество средств для облегчения работы с документами HTML 11 URL.

Для чего это нужно?

Средства просмотра исправлений Word очень полезны, если с одним документом работают несколько человек. Например, автор посылает произведение редактору, который вносит в текст изменения и форматирование. Вместе с исправлениями в документе остаются обе версии: исходный текст и возможные исправления. Когда документ возвращается автору, он просматривает изменения и отвергает или принимает их. Если документ по очереди просматривают несколько человек, то изменения, внесенные каждым из них, можно однозначно определить по цвету текста.

Для чего нужны нумерованные и маркированные списки

Нумерованные и маркированные списки — полезные инструменты форматирования для создания списков данных в тексте, которые вы уже много раз встречали в этой книге. Word может автоматически создавать списки любого из этих типов. Применяйте маркированные списки для связанных между собой, но неупорядоченных данных. Нумерованные списки используйте для однотипных данных, которые можно упорядочить и пронумеровать. Когда вы создаете нумерованный или маркированный список, каждый абзац считается отдельным элементом списка и ему присваивается его порядковый номер или метка.

Добавление графического образа

Графический образ — это рисунок, который хранится на диске в графическом файле. Word может использовать графические файлы, созданные разными приложениями, включая PC Paintbrush (приложение Windows для создания рисунков), Lotus 1-2-3, Micrografx Designer и AutoCAD. К тому же при установке Word загружается небольшая библиотека рисунков, которые вы можете вставлять в свои документы. На рис. 24. 1 показан документ с одним из таких рисунков.

Рис. 24. 1. Документ с рисунком

Чтобы добавить рисунок в документ Word, выполните следующие действия.

1. Установите курсор туда, куда хотите поместить рисунок.

2. Выберите команду Вставка -> Рисунок -> Из файла. Появится диалоговое окно Добавить рисунок (рис. 24. 2).

3. Если необходимо, из раскрывающегося списка Папка выберите папку с нужным рисунком.

4. Большая область в середине диалогового окна обычно показывает все файлы, содержащиеся в выделенной папке. Для того чтобы ограничиться просмотром только графических файлов, из списка Тип файла выберите нужный.

5. В текстовом поле Имя файла введите имя файла, в котором содержится рисунок, или щелкните на имени файла в списке.

6. Для того чтобы просмотреть выбранный рисунок, щелкните на кнопке Просмотр.

7. Выберите одну из следующих возможностей.

• Установите флажок Связать с файлом, если хотите, чтобы рисунок в документе менялся при изменении графического файла на диске.

• Если вы установили флажок Связать с файлом, можете установить флажок Хранить в документе для хранения копии рисунка с документом. Хотя это увеличивает размер файла документа, но позволяет выводить рисунок даже тогда, когда исходный файл уже недоступен.

• Установите флажок Поверх текста, чтобы стало возможным поместить рисунок поверх текста или за текстом и другими объектами. В противном случае рисунок появится рядом с текстом.

8. Щелкните на кнопке ОК. Рисунок вставлен в ваш документ.

Рис. 24. 2. Диалоговое окно Добавить рисунок

Добавление картинки

Картинки — это особая категория рисунков, содержащих маленькие простые изображения, которые можно использовать для улучшения вида документов. В Word есть широкая подборка картинок, которую вы можете свободно использовать. Вот что нужно сделать, чтобы вставить картинку в документ.

1. Установите курсор в то место документа, куда вы собираетесь поместить картинку.

2. Выберите команду Вставка -> Рисунок -> Картинки, чтобы открыт. диалоговое окно Microsoft Clip Gallery (рис. 24. 3).

3. В левом поле выберите нужную категорию картинок. Или же щелкните на строке (Все разделы) для просмотра всех картинок.

4. Прокручивайте список картинок до тех пор, пока не найдете нужную, затем щелкните на ней мышью, чтобы выделить ее.

5. Щелкните на кнопке Вставить для добавления картинки в документ.

Добавление позиций в нумерованный или маркированный список

Добавить новые позиции в нумерованный или маркированный список можно так.

1. Установите курсор в той позиции списка, куда вы хотите внести новый элемент.

2. Нажмите клавишу <Enter> для начала нового абзаца. Word автоматически вставит новую метку или номер и перенумерует весь список в случае необходимости.

3. Введите новый текст.

4. Если это многоуровневый список, щелкните на кнопке Уменьшить отступ или Увеличить отступ на панели форматирования, если вам нужно изменить уровень введенной позиции.

5. Повторите все предыдущие пункты для каждой новой позиции.

В этом уроке вы узнали, как создавать нумерованные и маркированные списки. В следующем уроке вы научитесь вставлять различные специальные символы в свой документ.

Добавление рисунков в документ

В этом уроке вы узнаете, как вставлять готовые рисунки в документ и как создавать свои собственные рисунки

Использование автотекста при автозамене

Как вы уже догадались, при автозамене можно использовать элементы автотекста (кроме рисунков). К примеру, если ваше имя — Васисуалий Ло-ханкин, определите элемент автозамены ел

для автоматической вставки вашего имени. Главное отличие состоит в том, что элементы автозамены вставляются автоматически, а вставка элементов автотекста требует подтверждения пользователя.

В этом уроке вы узнали, как в Word использовать средства автотекста и автозамены. В следующем уроке рассказывается об автоматическом форматировании.

Использование мастеров

В Word есть шаблоны специального вида, называемые мастерами Если стандартный шаблон — это статичная комбинация текста и параметров форматирования, то мастер — это активный инструмент, задающий вам вопросы о документе, который вы хогите создать, и создающий документ на основании ваших ответов При создании нового документа вы распознаете мастера в диалоговом окне Создать по названию и маленькой 'волшебной палочке" на его пиктограмме (рис 2 1)

Каждый мастер уникален, но все они выполняют одни и те же основные процедуры Мастер выполняет некоторое количество шагов, на каждом из которых у вас запрашивается дополнительная информация о документе, который вы хотите создать На рис 2 2 показан пример одного из таких шагов в мастере факсов В табл 2 1 описаны различные элементы диалогового окна мастера

 

Таблица 2.1 Элементы диалогового окна мастера

Элемент диалогового окна	Назначение
Строка заголовка Диаграмма выполнения мастера Информационная область Кнопка Отмена Кнопка Назад Кнопка Далее Кнопка Готово Кнопка Помощник		Показывает название запущенного мастера Графически показывает шаги мастера, выделяя текущий шаг. Щелкните на любом шаге, чтобы перейти непосредственно к нему Запрашивает у вас информацию о документе Закрывает мастер без создания документа Переходит к предыдущему шагу мастера Переходит к следующему шагу мастера Закрывает мастер и создает новый документ, основанный на информации, полученной от вас Выдает информацию, которая поможет вам при работе с мастером

Рис. 2. 2. Диалоговое окно мастера факсов

Чтобы создать документ с помощью мастера, сделайте следующее.

1. Выберите команду Файл -> Создать для открытия диалогового окна Создание документа (см. рис. 2. 1).

2. Щелкните на корешке вкладки, соответствующей категории того документа, который вы создаете. Однако не все они содержат мастеров.

3. Щелкните на пиктограмме нужного вам мастера, а затем на кнопке ОК.

4. В диалоговом окне мастера введите информацию, необходимую для создания вашего документа, потом щелкните на кнопке Далее.

5. Повторите п. 4 для каждого шага мастера. Если необходимо, щелкните на кнопке Назад один или несколько раз, чтобы вернуться к одному из предыдущих шагов для внесения изменений.

6. На последнем шаге мастера щелкните на кнопке Готово, тем самым закрыв мастер и создав документ.

В этом уроке вы узнали о шаблонах документа, о том, как создать новый документ и как работать с мастерами. Следующий урок расскажет вам, как справиться с основными задачами редактирования.

Использование меню и панелей инструментов

При работе с Word вы будете использовать команды, которые сообщают Word, что именно нужно сделать. Команды Word вы найдете в меню, а большинство из них можно вызвать с помощью панелей инструментов. Выбор способа доступа зависит только от вас. Для того чтобы выбрать команду меню, поступайте так.

1. Откройте меню, щелкнув на его названии в строке меню. Также вы можете открыть меню, нажав клавишу <Alt> и затем клавишу с подчеркнутой буквой в названии меню. Например, нажмите <Alt+ Ф> (удерживайте <Alt> и нажимайте <Ф>), чтобы открыть меню файл.

2. В открытом меню щелкните на нужном названии команды или нажмите клавишу, соответствующую букве, подчеркнутой в названии

команды.

В этой книге я буду использовать сокращения для обозначения команд меню. Например, если я прошу выбрать Файл -> Открыть, значит, нужно открыть меню Файл, а затем выбрать команду Открыть.

На рис. 1. 2 показано открытое меню Файл. С помощью нескольких элементов, используемых в меню. Word обеспечит вас дополнительной информацией. В табл. 1 2 дается описание этих элементов.

Рис 1. 2. Меню

Файл с открытым подменю Отправить

Таблица 1. 2. Элементы меню

Элемент меню Назначение

Кнопка Если для команды меню предусмотрена

соответствующая кнопка панели инструментов, она выводится рядом с командой

Многоточие Показывает, что при выборе этой команды меню появляется диалоговое окно

Элемент меню Назначение

Стрелка подменю Показывает, что при выборе этой команды появляется другое меню (оно называется подменю)

Комбинация клавиш Указывает клавиши, с помощью которых можно вызвать команду меню, используя клавиатуру

Вы можете использовать комбинацию клавиш, чтобы выполнить некоторые команды, не используя меню вообще. Эти клавиши записываются в меню справа от соответствующей команды. На рис. 1. 2 вы можете видеть, что комбинация клавиш для команды Открыть — это <Сtrl+ щ>. Это означает, что нажатие <Ctrl+ щ> (нужно нажать и удерживать клавишу <Ctrl>, затем нажать клавишу <щ>, потом отпустить обе клавиши) даст тот же эффект, что и выбор команды файл -> Открыть.

При использовании панелей инструментов вы просто щелкаете мышью на нужной кнопке. На каждой кнопке есть картинка, которая поможет вам понять функцию кнопки. Можно вывести название этой функции, установив указатель мыши на кнопке и подождав несколько секунд. Word выведет описание функции рядом с кнопкой.

Использование многоуровневых списков

Многоуровневый список содержит два и более уровней маркированного или нумерованного списка в пределах одного общего списка. Например, нумерованный список может включать в себя части, помеченные буквами под каждым пронумерованным элементом, или же каждый уровень может быть пронумерован отдельно, как в режиме просмотра структуры документа. Вот как создать многоуровневый список.

1. Выберите команду Формат -> Список для открытия диалогового окна Список.

2. Щелкните на корешке вкладки Многоуровневый, чтобы просмотреть виды многоуровневых списков (рис. 19. 3).

3. Щелкните на изображении того списка, который вам понравится, а затем щелкните на кнопке ОК.

4. Набирайте список, нажимая <Enter> после каждого его элемента.

5. После нажатия клавиши <Enter> нажмите клавишу <ТаЬ> для перехода на новый вложенный уровень или же клавиши <Shiit+ Tab> для перехода на один уровень вверх. В противном случае, новый элемент списка окажется на том же уровне, что и предыдущий.

6 Набрав последний элемент списка, нажмите клавишу <Enter>, а затем щелкните на кнопке Нумерованный список панели форматирования для завершения списка.

Вы можете преобразовать обычный текст или одноуровневый нумерованный или маркированный список во многоуровневый список. К тому же вы можете поменять стиль уже существующего многоуровневого списка. Вот как это сделать.

1. Выделите все абзацы, которые вы хотите включить в новый список, или изменить их форматирование.

2. Выберите команду Формат -> Список, а затем щелкните на корешке вкладки Многоуровневый.

3. Выберите стиль списка по своему усмотрению, затем щелкните на кнопке ОК.

4. Установите курсор на той позиции списка, уровень которой вы хотите изменить.

5. Щелкните на кнопке Уменьшить отступ или Увеличить отступ на панели форматирования для изменения уровня элемента списка.

6. Повторите пп. 4 и 5, если нужно изменить уровни других элементов списка.

Рис. 19. 3. Использование вкладки Многоуровневый диалогового окна Список для создания многоуровневого списка

Использование окна справочной системы

Когда вы щелкаете на вопросительном знаке в строке меню и потом — на строке Вызов справки, появляется окно справочной системы Microsoft Word. В этом окне находятся три корешка вкладки, которые соответствуют различным методам поиска нужной вам информации. Они описаны в следующем разделе.

Оглавление справочной системы

При выборе вкладки Содержание, показанной на рис. 5. 3, выводится оглавление справочной информации. На верхнем уровне справочной системы находится ряд книг,

которые можно узнать по пиктограмме в виде книги, расположенной рядом с названием. Каждая книга может содержать как дополнительные книги, так и отдельные разделы справочной информации. Раздел по определенной теме можно определить по пиктограмме в виде страницы с вопросительным знаком.

Рис. 5. 3. Вкладка Содержание в окне справочной системы Microsoft Word

Выбрав корешок Содержание, вы можете выполнить следующее.

• Открыть книгу для просмотра ее содержимого, дважды щелкнув на ее названии. Рядом с открытой книгой находится пиктограмма, изображающая открытую книгу.

• Закрыть книгу, т. е. убрать с экрана ее содержимое, дважды щелкнув на названии книги.

• Открыть раздел по определенной теме, дважды щелкнув на ее названии.

• Распечатать раздел, выбрав его и щелкнув на кнопке Печать.

• Закрыть окно справочной системы Microsoft Word, щелкнув на кнопке Отмена или на кнопке Закрыть в строке заголовка.

Предметный указатель справочной системы

Вкладка Предметный указатель в окне справочной системы обеспечивает доступ к справочной информации по определенным ключевым словам. Как показано на рис. 5. 4, предметный указатель предлагает иерархически упорядоченный список всевозможных слов и словосочетаний в алфавитном порядке. Вы можете прокрутить список для выбора нужной темы или набрать ключевое слово в текстовом поле ввода, и список прокрутится автоматически, остановившись на первой подходящей теме.

Рис. 5. 4. Вкладка Предметный указатель в окне справочной системы Microsoft Word

Когда вы найдете нужную тему, дважды щелкните мышкой на ее названии или выберите ее и щелкните на кнопке Вывести. Справочная информация появится в отдельном окне. О том, как с ней работать, вы узнаете из следующего раздела.

Использование параметров поиска

По умолчанию операция поиска ищет местонахождение шаблона поиска, указанного вами, не делая различия между прописными и строчными буквами и не обращая внимания на то, является ли шаблон поиска целым словом или его частью. К примеру, по шаблону "пуск" будут найдены слова "Пуск", "пуск", "отпуск" и т.

д. Вы можете настроить поиск с помощью использования параметров поиска Чтобы сделать это, щелкните на кнопке Больше, расположенной в диалоговом окне Найти и заменить. Диалоговое окно увеличится за счет появления дополнительных параметров.

Вы можете выбрать следующие параметры.

• Учитывать регистр. Требует точного соответствия прописным и строчным буквам шаблона. Выбирая этот параметр при шаблоне "Пуск", вы найдете только слово "Пуск", но не "ПУСК" и не "пуск".

• Только слово целиком. Ищет только соответствующие целые слова. Устанавливая этот параметр при шаблоне "пуск", вы найдете только слово "пуск", но не "отпуск", "пропуск" и т. д.

• Подстановочные знаки. Позволяет использовать подстановочные знаки* и? в шаблоне поиска. Подстановочный знак* обозначает последовательность, состоящую из любых символов, в то время как Подстановочный знак? соответствует любому одному символу. По шаблону "к? т" будут найдены слова "кот" и "кит", но не "крот" и "куст". А по шаблону "к* т" будут найдены и "кот", и "кит", и "куст", и "крот".

Рис. 6. 2. Дополнительные параметры команды Поиск

Для управления расширенным поиском выберите из раскрывающегося списка одно из возможных направлений.

• Везде. Просматривает весь документ.

• Вперед. Просматривает только часть документа от курсора до конца документа.

• Назад. Ищет шаблон в части документа от курсора до начала документа.

Использование режима предварительного просмотра

И Средство Word под названием Предварительный просмотр позволяет вам увидеть документ на экране таким же, каким он будет выглядеть при распечатке. Хотя режим разметки страницы тоже показывает ваш документ в окончательном виде, режим предварительного просмотра предлагает несколько дополнительных функций, которые могут вам пригодиться. Для того чтобы запустить предварительный просмотр, выберите Файл -> Предварительный просмотр или щелкните на кнопке Предварительный просмотр стандартной панели инструментов. Текущая страница появится в окне предварительного просмотра (рис. 21. 5). Затем:

• Нажмите клавишу <PageUp> или <PageDown>, или используйте полосу прокрутки для просмотра остальных страниц документа.

• Щелкните на кнопке Несколько страниц и, не отпуская кнопку мыши, перетащите указатель, выделив столько пиктограмм страниц, сколько вам нужно видеть на экране одновременно. Щелкните на кнопке Одна страница для просмотра одной страницы.

• Щелкните на стрелке Масштаб и выберите из предложенного списка нужное вам увеличение.

• Щелкните на кнопке Линейка, чтобы появилась линейка. Вы ее сможете использовать для установки полей и отступов, как описано в уроке 14.

• Щелкните на кнопке Увеличение, а затем на документе, чтобы увеличить часть документа.

• Щелкните на кнопке Подгонка страниц, если на последней странице вашего документа несколько строк текста. Word попытается форматировать текст таким образом, чтобы количество страниц документа уменьшилось на одну.

• Щелкните на кнопке Печать, чтобы распечатать документ. Щелкните на ней еще раз, чтобы вернуться к обычному виду документа.

• Щелкните на кнопке Закрыть или нажмите клавишу <Esc>, чтобы выйти из режима предварительного просмотра.

В этом уроке вы узнали, как использовать различные средства Word для проверки орфографии и грамматики, как пользоваться тезаурусом и режимом предварительного просмотра. Из следующего урока вы узнаете, как строить таблицы.

Использование шаблонов документа

Для эффективной работы с Word вы должны понимать, что каждый документ основывается на шаблоне, который является моделью документа.

Некоторые шаблоны не содержат текста, предоставляя вам пустой документ с некоторыми заданными параметрами форматирования, в который вы должны вводить текст. Другие шаблоны содержат текст и/или некоторые параметры форматирования. К примеру, если вы пишете много деловых писем, можете использовать шаблон, содержащий дату, ваш обратный адрес и приветствие. При создании нового документа, основанного на этом шаблоне, все эти элементы автоматически войдут в него, и все, что вам нужно, — добавить остальные части письма. Если шаблон содержит заданные параметры форматирования, то все документы, основанные на нем, будут иметь унифицированный вид (например, один и тот же шрифт и размеры полей страницы).

В Word есть много заранее созданных шаблонов, готовых к использованию. Эти шаблоны соответствуют многим видам документов, таким как факс-страницы, служебные записки, деловые письма и Web-страницы. Вы можете создавать свои собственные шаблоны. В уроке 17 рассказывается, как это сделать

Использование схемы документа

Схема документа — это отдельная панель, которая показывает заголовки вашего документа. Нельзя редактировать документ, работая с этой схемой, но ее можно использовать для быстрого перемещения по документу. Схема документа появляется автоматически, когда вы включаете режим электронного документа. Вы также можете запустить ее в других режимах, выбрав команду Вид -> Схема документа. На рис. 7. 7 показан документ с выведенной схемой.

Чтобы использовать схему документа, щелкните на нужном заголовке на панели схемы; документ будет прокручен так, чтобы был виден выбранный заголовок. Вы можете управлять шириной панели схемы, установив указатель мыши на границе между панелью и документом и передвигая ее в нужном направлении.

Рис. 7. 7. Схема документа отображается слева от рабочей области

Использование специальных символов

В этом уроке вы узнаете, как использовать специальные символы

Использование стилей заголовков Word в режиме просмотра структуры документа

Стили, определенные в Word, включают в себя девять стилей заголовков, от стиля Заголовок 1 — до стиля Заголовок 9. Они могут быть очень полезны в некоторых видах документов. Кроме того, что они используются как обычные стили для форматирования текста, они используются в режиме просмотра структуры, который вы изучали в уроке 7. В режиме структуры каждый стиль заголовка автоматически воспринимается соответствующим определенному уровню структуры: Заголовок 1 — верхнему уровню. Заголовок 2 — следующему уровню и т.д. На рис. 13.2 показан документ в режиме просмотра структуры с выведенными заголовками.

В режиме структуры можно вывести заголовки и остальной текст или только заголовки. Если вы хотите оставить на экране только заголовки, укажите, заголовки каких уровней оставить, а каких — скрыть. Можно повышать и понижать уровни заголовков, при этом все его подзаголовки повышаются или понижаются на то же число уровней. Можно перемещать заголовки по документу, причем все подчиненные им подзаголовки и текст также переместятся. Можно развернуть заголовок, чтобы увидеть текст под ним, а затем — свернуть его, опять скрыв текст.

В режиме структуры возле каждого заголовка стоит знак "плюс", если у него есть подзаголовки или текст, или "минус", если у него их нет. Вы будете работать со структурами, используя эти символы и панель инструментов Структура (рис. 13.2). В режиме структуры можно выполнить следующие действия.

• Повысить уровень заголовка, перенеся его символ левее или щелкнув на кнопке Повысить уровень панели инструментов Структура, или нажав клавиши <Shift+Tab>. • Понизить уровень заголовка, перенеся его символ правее или щелкнув на кнопках Понизить уровень панели инструментов, или нажав клавишу <ТаЬ>.

Передвинуть заголовок в любое место документа, перенеся его символ вверх или вниз или щелкнув на кнопке Переместить вверх, или Переместить вниз. • Разворачивать и сворачивать заголовки, щелкая на кнопках Развернуть и Свернуть. • Управлять выводом заголовков и текста определенных уровней на экран, щелкая на одной из кнопок заголовков уровней панели инструментов. К примеру, щелкнув на кнопке 4, вы увидите заголовки и тексты уровней от первого до четвертого, остальные будут скрыты. Щелкните на кнопке Все заголовки, и вы увидите заголовки всех уровней и соответствующие им тексты.

<
 

В режиме структуры вы можете редактировать текст, присваивать стили и выполнять другие виды форматирования обычным способом. Стили заголовков, кроме возможности особого использования в режиме структуры, точно такие же стили, как и остальные. Вы можете изменять их по своему усмотрению.

Автоматическая установка интервалов между абзацами

Вид документа значительно улучшится, если между концом одного абзаца и началом следующего останется небольшое пространство. Для этого два раза подряд нажмите клавишу <Enter> в конце каждого абзаца. Используя стили, вы лучше отрегулируете интервалы между абзацами и к тому же сэкономите время. Для этого сделайте следующее.

1. Выберите команду Формат -> Стиль для открытия диалогового окна Стиль. Выберите стиль абзаца в списке Стили.

2. Щелкните на кнопке Изменить, чтобы открыть диалоговое окно Изменение стиля.

3. Щелкните на кнопке Формат, затем выберите строку Абзац из появившегося списка. Откроется диалоговое окно Абзац (рис. 13. 3).

4. Щелкните на кнопке Отступы и интервалы.

5. В области Интервал введите нужные значения или щелкните на стрелках в текстовых полях перед (задает интервал над абзацем) и/или после (задает интервал под абзацем).

6. Щелкните на кнопке OK в двух окнах, затем щелкните на кнопке Закрыть. Абзацам в указанном стиле будет автоматически присвоен заданный интервал над и/или под ними.



Рис. 13. 3. Диалоговое окно Абзац

Единицами измерения интервалов перед абзацами или после них являются те же самые пункты, которые используются для определения размера шрифта. Не забывайте, — пункт равен 1/72 дюйма. Чтобы сделать интервал перед абзацем либо после него приблизительно равным высоте одной строки, введите значение, равное размеру шрифта стиля этого абзаца.

Использование свойств документа

Каждый документ Word имеет ряд свойств, которые его описывают. Некоторые из них содержат информацию, введенную вами, в то время как другие — информацию, автоматически созданную Word. Для того чтобы ввести или просмотреть свойства документа, выполните следующее.

1. Выберите команду Файл -> Свойства для открытия диалогового окна Свойства.

2. Щелкните на корешке вкладки Документ, как показано на рис. 4. 2.

3. Введите или отредактируйте информацию о документе, которая описана ниже.

4. Щелкните на кнопке ОК. Свойства документа сохранятся вместе с документом.

Здесь приведены свойства документа, которые вы будете использовать наиболее часто.

• Название. Введите название документа. Это не то же самое, что имя документа.

• Тема. Введите предложение, которое описывает тему документа.

• Автор. Word автоматически заполнит это поле именем пользователя, которое вы введете при установке программы. Вы можете изменить его при необходимости.

• Учреждение. Название вашего учреждения. Вводится автоматически, на основе информации, полученной от вас при инсталляции Windows.

• Группа. Введите слово или предложение, которое опишет тип документа.

• Ключевые слова. Введите одно или несколько слов, относящихся к содержанию документа.

• Заметки. Введите любую дополнительную информацию, которую вы хотите сохранить с документом.

Word автоматически создает статистику по каждому документу: количество слов, содержащихся в нем, дату и время его создания. Чтобы просмотреть статистику по документу, выберите команду Файл -> Свойства, а затем щелкните на корешке Статистика.

Использование тезауруса

Тезаурус помогает находить синонимы, или слова, имеющие близкий смысл, и антонимы. Использование тезауруса поможет избежать повторения (и обогатит ваш лексикон).

Для применения тезауруса выполните следующее.

1. Поместите курсор на интересующем вас слове в документе.

2. Нажмите <Shift+ F7> или выберите Сервис-> Язык->Тезаурус.

3. Появится диалоговое окно Тезаурус (рис. 21. 4). В нем есть несколько полей.

• В поле Поиск показано интересующее слово.

• В поле Значения выводится список значений данного слова. Если слово не найдено, Word отображает в алфавитном порядке список слов, похожих по значению.

• Если тезаурус найдет одно или несколько значений слова, в диалоговом окне появится список Замена синонимом, показывающий синонимы для выделенного в данный момент значения слова. Если значения не найдены, в диалоговом окне появится список Заменить на.

4. Пока открыто диалоговое окно Тезаурус, можете сделать следующее.

• Найти синонимы для выделенного слова в списке Заменить синонимом или в списке Заменить на (в зависимости от того, какой из списков есть в окне), щелкнув на кнопке Поиск.

• Найти синонимы для слова в списке Значения, выделив слово и щелкнув на кнопке Поиск.

• Для некоторых слов тезаурус выводит слово (антонимы) в списке Значения. Для просмотра антонимов выделенного слова щелкните вначале на слове (антонимы), а затем на кнопке Поиск.

5. Для замены слова в документе выделенным словом из списка Заменить синонимом или Заменить на щелкните на кнопке Заменить.

6. Для того чтобы закрыть диалоговое окно Тезаурус, не внося никаких изменений в документ, щелкните на кнопке Отмена.

Рис. 21. 4. Диалоговое окно Тезаурус

Использование версий документа

Иногда вам может понадобится сохранить несколько версий рабочего документа. Один из способов сделать это — выбрать команду Файл -> Сохранить как, чтобы сохранить версии под разными именами. В Word 97 появилась команда Файл -> Версии, которая позволяет хранить различные версии документа в одном общем файле, что облегчит вашу работу и освободит место на диске.

Для сохранения текущей версии документа выполните следующее.

1. Выберите Файл -> Версии для открытия диалогового окна Версии документа (рис. 27. 4).

2. Щелкните на кнопке Сохранить.

3. Введите любые комментарии к этой версии. Дата и время сохране ния версии записываются автоматически.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 27. 4. Диалоговое окно Версии документа

Для просмотра или удаления некоторых версий текущего документа выполните следующее.

1. Выберите команду Файл ->Версии для открытия диалогового окна Версии документа (см. рис. 27. 4).

2. Выберите нужную версию из списка Имеющиеся версии (в этом списке перечислены все версии данного документа).

3. Щелкните на кнопке Открыть, чтобы вывести версию на экран, или на кнопке Удалить, чтобы удалить ее.

При выводе одной из предыдущих версий документа на экран вы сможете просмотреть и распечатать ее, но не сможете редактировать. Если же непременно нужно отредактировать ее, вначале сохраните ее в виде самостоятельного документа с помощью команды файл -> Сохранить

как.

В этом уроке вы узнали, как использовать средства Word для внесения исправлений в документ и создавать его различные версии.

Изменение документа в соответствии с новым шаблоном

При изменении шаблона только последующие документы, основанные на нем, будут содержать эти изменения. Уже существующие документы, базирующиеся на старой версии шаблона, не изменятся. Однако вы можете внести новые стили из измененного шаблона в существующий документ. Для этого нужно следующее.

1. Открыть документ.

2. Выбрать команду Сервис -> Шаблоны и надстройки.

3. Установить флажок Автоматически обновлять стили.

4. Щелкнуть на кнопке ОК.

Если этот флажок установлен, стили документа будут каждый раз автоматически обновляться при его загрузке в соответствии с изменениями шаблона. Остальные элементы шаблона, такие как стандартный текст, не появятся.

В этом уроке вы узнали, как создать и модифицировать шаблон документа. В следующем уроке вы узнаете, как пронумеровать страницы и добавить верхние и нижние колонтитулы в документ.

Изменение формата нумерованного или маркированного списка

Вы можете изменить формат уже существующего нумерованного или маркированного списка, соответственно изменив стиль цифр или меток. Для этого выполните следующее.

1. Выделите абзацы, в которых вы хотите изменить метки списка. Это может быть как весь список, так и часть его.

2. Выберите команду Формат -> Список для открытия диалогового ок на Список.

3. Если у вас маркированный список — откройте вкладку

Маркированный и выберите нужный стиль. Для того чтобы убрать метки, щелкните в поле Нет.

4. Для нумерованного списка откройте вкладку Нумерованный и выберите стиль для этого списка либо щелкните в поле Нет для удаления нумерации из списка.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Изменение имени документа

После присвоения имени документу вам может понадобится переименовать его. Например, вы хотите оставить старую версию документа под его собственным именем и сохранить измененную версию под новым именем. Для изменения имени документа сделайте следующее.

1. Выберите команду Файл -> Сохранить как. Появится диалоговое окно, в котором в поле Имя файла будет представлено текущее имя документа.

2. В поле Имя файла замените имя файла на новое.

3. При необходимости выберите другую папку в списке Папка, чтобы сохранить свой документ в другом каталоге.

4. Щелкните на кнопке Сохранить — Word сохранит ваш документ под новым именем.

Рис. 4. 2. Ввод общей информации о документе

Изменение колонок

Вы можете изменять уже существующие колонки: их число, ширину и интервал между ними. Для этого выполните следующее.

1. Установите курсор в колонку, которую хотите изменить.

2. Выберите команду Формат -> Колонки для открытия диалогового окна Колонки (рис. 23.

2). Изменение параметров в диалоговом окне повлияет на формат выбранной вами колонки.

3. Для того чтобы применить стандартный формат колонки, щелкните на нужной пиктограмме в области Тип диалогового окна.

4. Для изменения ширины колонки и промежутка между колонками введите нужные данные в текстовые поля Ширина и промежуток (или щелкните на соответствующих стрелках рядом с полями). В области Образец вы увидите, как будут выглядеть измененные колонки.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Изменение межстрочного интервала

Межстрочный интервал определяет расстояние между строками текста. Если вы хотите распечатать свой документ на минимальном количестве страниц, используйте такой интервал, чтобы строки располагались близко друг к другу. Если же ваш документ надо править ручкой, он должен быть распечатан с интервалом, позволяющим редактору сделать это.

Word предлагает различные виды межстрочных интервалов. Если вы выберете межстрочный интервал, он будет применен к выделенному тексту; если текст не выделен, — то к текущему абзацу и тексту, который вы наберете от текущей точки ввода. Для изменения межстрочного интервала выполните следующее.

1. Выберите Формат -> Абзац, чтобы открыть диалоговое окно Абзац. Если нужно, щелкните на корешке вкладки Отступы и интервалы (рис. 11. 3).

2. Выберите нужный интервал из раскрывающегося списка

междустрочный. Названия Одинарный, Полуторный, Двойной говорят сами за себя. Остальные виды интервалов такие.

• Точно. Интервал между строками будет точно соответствовать тому значению (в пунктах), которое вы введете в текстовом поле Значение.

• Минимум. Интервал между строками будет равен как минимум тому значению, которое вы введете в текстовом поле Значение. Word увеличит интервал, если в строках содержатся большие символы.

• Множитель. Интервал изменится в определенное число раз, соответствующее тому коэффициенту, который вы укажете в текстовом поле Значение. Например, если вы введете значение 1. 5, интервал увеличится в полтора раза, если 2, то в два раза.

Рис. 11. 3. Диалоговое окно Абзац в режиме Отступы и интервалы

3. Чтобы добавить интервал перед первой строкой или после последней строки абзаца, введите величины этих интервалов (в пунктах) или щелкните на стрелках текстовых полей Перед и После.

4. Щелкните на кнопке ОК.

В этом уроке вы изучили, как использовать табуляторы и изменять межстрочный интервал. В следующем уроке вы узнаете, как использовать стили.

Изменение параметров автозамены

Параметры автозамены можно менять так, чтобы они удовлетворяли вашим нуждам. Для этого нужно сделать следующее.

1. Выберите команду Сервис -> Автозамена, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена (см. рис. 15. 1).

2. Выполните что-нибудь из нижеперечисленного (в зависимости от того, что вам нужно).

• Для изменения действий автозамены по исправлению прописных букв установите или снимите три верхние флажка диалогового окна.

• Чтобы сделать возможной или, наоборот, недоступной автоматическую замену текста, установите или снимите флажок Заменять при вводе.

• Для уничтожения элемента автозамены выделите его в списке, отредактируйте текст в поле На и щелкните на кнопке Заменить.

• Для изменения текста автозамены выберите его в списке и щелкните на кнопке Удалить.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Word позволяет настроить такие функции автозамены: Устранять две прописные буквы в начале слова и Делать первые буквы предложений прописными.

• Обычно инициалы и другие аббревиатуры состоят из двух прописных букв и более, поэтому автозамену можно отменить в таких случаях.

• Word изменяет на прописную первую букву предложения, исходя из того, что предыдущее предложение заканчивается точкой или другим символом конца предложения. Однако может получиться, что предложение содержит сокращение с точкой (например, см.), и вы совсем не собираетесь писать следующее слово с прописной буквы. В Word есть список аббревиатур, которые по умолчанию игнорируются, вы можете изменить его.

Вот как настроить параметры исправления прописных букв.

1. Выберите команду Сервис -> Автозамена для открытия диалогового окна Автозамена.

2. Щелкните на кнопке Исключения, чтобы открыть диалоговое окно Исключения при автозамене.

3. Щелкните на корешке вкладки ДВе ПРописные, затем введите аббревиатуру, которую нужно игнорировать, в текстовое поле Не заменять и щелкните на кнопке Добавить. Выделите неиспользуемое вами сокращение из списка и щелкните на кнопке Удалить, чтобы удалить его из списка.

4. Щелкните на корешке вкладки Первая буква и введите аббревиатуру, которую следует игнорировать, в текстовое поле Не заменять прописной буквой после, затем щелкните на кнопке Добавить. Выделите аббревиатуру в списке и щелкните на кнопке Удалить для удаления ее из списка.

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Автозамена.

Заметьте, что автозамена работает только с текстом, который вы набираете. При открытии уже созданного документа автозамена не исправляет ошибки в нем.

Изменение параметров печати

Word предлагает установить различные параметры печати. Можно, например, распечатать только нечетные или четные страницы. Этот параметр удобен для распечатки документа на двух сторонах листа на стандартном одностороннем принтере. Распечатайте страницы с нечетными номерами, затем переложите их в обратном порядке, поместите в лоток для бумаги и распечатайте страницы с четными номерами. Можно указать, какие страницы печатать с помощью раскрывающегося списка Печатать в диалоговом окне Печать (выбрав там параметр Четные страницы или Нечетные страницы). Выбрав Все страницы диапазона, вы вернетесь к распечатке всех страниц.

Можно установить и другие параметры в диалоговом окне Печать (рис. 8. 2). Для того чтобы сделать это в диалоговом окне Печать, щелкните на кнопке Параметры.

Параметры, которые используются чаще всего.

• Черновая печать. Выдает черновик, который распечатывается быстрее, но может не отображать некоторые виды форматирования и графические объекты (в зависимости от вашего принтера).

• Изменить порядок печати. Печатает страницы в обратном порядке.

• Фоновая печать. Позволяет продолжить работу с документом во время печати. Установка этого параметра требует дополнительной памяти, и обычно документ распечатывается медленнее.

• Обновлять поля. Обновляет содержание всех полей документа перед распечатыванием.

• Сведения. Печатает свойства документа в дополнение к его основному тексту.

• Примечания. Включает комментарии к документу в распечатку.

Отправка документа по факсу

Если к вашему компьютеру подключен факс, можно отправить свой документ прямо по факсу одному или нескольким абонентам, не распечатывая бумажной копии и не отправляя ее обычным способом. Это экономит и время, и бумагу. Чтобы отправить текущий документ по факсу, выполните следующее.

1. Выберите команду Файл -> Отправить -> факс.

2. Word запустит мастер факсов, который проведет вас через все этапы подготовки факса, включая выбор титульного листа и адресатов. На каждом шаге после ввода запрашиваемой информации щелкайте на кнопке Далее. После завершающего шага щелкните на кнопке Готово.

3. Если вам нужен титульный лист, Word выведет его. На этом этапе в титульный лист можно вносить любые изменения и дополнения.

4. Для отправки факса щелкните на кнопке Отправить факс сейчас.



Отправка документа по электронной почте

Если в вашей системе установлена программа Microsoft Messaging или другая программа для работы с электронной почтой, можно отправить документ абоненту по электронной почте. Вот как это сделать.

1. Выберите команду Файл -> Отправить -> Сообщение.

2. В зависимости от особенностей вашей системы. Word может попросить вас выбрать один из нескольких параметров. В общем случае можете выбрать параметры по умолчанию.

3. Далее вы увидите окно Новое сообщение. Его вид будет зависеть от системы электронной почты, которую вы используете, но в любом случае оно будет похоже на другие окна этого типа. На рис. 8. 3 показано окно Новое сообщение.

4. Документ будет вставлен в сообщение в виде пиктограммы. Если хотите, можете добавить текст в сообщение. В текстовом поле Кому вы должны набрать адрес абонента.

5. Когда сообщение будет готово, щелкните на кнопке Отправить.



Рис. 8. 3. Новое сообщение, в котором в виде пиктограммы вставлен документ

Получив ваше сообщение, абонент дважды щелкнет на пиктограмме документа и откроет его в Word для печати, редактирования и т. п.

В этом уроке вы узнали, как распечатать документ, отправить его по факсу или по электронной почте. В следующем уроке вы узнаете, как использовать в документе шрифты, рамки и заливку.

Изменение размеров рисунка

Прежде чем работать с рисунком в документе, следует выделить его. Есть два способа сделать это.

• Щелкнуть на рисунке мышью.

• Выделить рисунок с помощью клавиатуры, установив курсор слева от него и нажав клавиши <Shift+ -».

Вокруг выделенной картинки появятся восемь маленьких черных квадратов, которые называются маркерами размеров (рис. 24. 4).

Вы можите изменить размеры рисунка в документе. К тому же вы можите разрезать картинку, скрывая те ее части, которые вы не хотите выводить на экран. Для того что бы изменить зазмеры или разрезать картинку сделайте следующее

1. Выделите ее.

2 Установите указатель мыши на одном из маркеров размеров. Указатель примет вид двунаправленной стрелки.

3 Выполните что-нибудь или все из вышеперечисленного, в зависимости от того, что вы хотите получить.

Для изменения размеров нажмите левую кнопку мыши и перетаскивайте маркер размера до тех пор, пока вид картинки не удовлетворит вас. Вы можете как увеличивать, так и уменьшать рисунки.

4. Отпустите кнопку мыши.

Изменение стиля

Вы можете изменять параметры форматирования любого стиля абзаца или символа, будь то созданный вами стиль либо стиль, определенный Word. Когда вы сделаете это, будет изменен текст документа, к которому был применен данный стиль. Для этого выполните следующее.

1. Выберите команду Формат -> Стиль для открытия диалогового окна Стиль (рис. 12. 4).

2. Выберите из раскрывающегося списка Список, какие стили вывести в списке стилей.

• Все стили. Все стили, определенные в текущем документе.

• Используемые стили. Стили, которые присвоены тексту текущего документа.

• Специальные стили. Все определенные пользователем стили текущего документа.

3. В списке Стили щелкните на названии стиля, который вы хотите изменить.

4. Щелкните на кнопке Изменить. Появится диалоговое окно Изменение стиля, которое выглядит точно так же, как и окно Создание стиля (см. рис. 12. 3). Укажите новые параметры форматирования стиля.

5. Щелкните на кнопке ОК для возвращения в диалоговое окно Стиль, затем щелкните на кнопке Закрыть.

Рис. 12. 4. Диалоговое окно Стиль

В этом уроке вы узнали, что такое стили, как их создавать и изменять и как применять к тексту. Следующий урок познакомит вас с тем, как выполнять другие, более сложные операции со стилями.

Как принять или отменить исправления

После просмотра документа одним или несколькими рецензентами вам необходимо просмотреть его и либо принять, либо отменить предложенные исправления. Когда вы принимаете исправления:

• текст, отмеченный как добавленный,

станет частью документа;

• текст, отмеченный как удаленный,

будет окончательно удален;

• все изменения форматирования вступят в силу;

• символы, отмечающие изменения, исчезнут. Когда вы отвергаете исправления:

• текст, отмеченный как добавленный,

исчезнет;

• текст, помеченный как удаленный,

останется;

• изменения форматирования пропадут;

• символы, отмечающие изменения, исчезнут.

Вы можете принять или отвергнуть сразу все исправления, а можете просмотреть документ, разбираясь с каждым исправлением отдельно. Вот что для этого нужно сделать.

1. Установите курсор в то место документа, откуда вы будете просматривать исправления.

2. Выберите команду Сервис -> Исправления -> Принять/отклонить исправления. Появится диалоговое окно Просмотр исправлений, как показано на рис. 27. 3.

3. Можно передвигаться в документе при выведенном на экран диалоговом окне. В области Показать выберите, что именно вы хотите увидеть.

• Исправления. На экране будут и исправления, и символы исправлений.

• Исправленный документ. Будут выведены исправления, не отмеченные соответствующими символами.

• Исходный документ. В этом режиме и символы исправлений, и сами исправления будут скрыты.

4. Щелкните на кнопке Принять все или Отказ от всех для принятия или отклонения сразу всех исправлений в документе.

5. Для просмотра каждого изменения воспользуйтесь кнопками

<- Найти и -> Найти для перехода к предыдущему и следующему исправлению соответственно. Word выделит исправление и выведет

информацию, указывающую рецензента, вид изменения, а также дату и время внесения изменения, в области Описание. Щелкайте на кнопках Принять и Отказаться для принятия или отмены исправлении.

6. Щелкните на кнопке Вернуть для возвращения к последнему отмененному или принятому исправлению.

7. Завершив работу, щелкните на кнопке ОК.

Рис. 27. 3. Принятие или отклонение изменений в документе

Как пронумеровать страницы

Страницы во многих документах, особенно объёмных, следует нумеровать. Word предлагает несколько вариантов размещения и форматирования номеров страниц. Номера страниц всегда являются частью верхних или нижних колонтитулов. Вы сможете самостоятельно поместить номер страницы в нижний или верхний колонтитул, внести другую дополнительную информацию. Для того чтобы пронумеровать страницы документа, выполните следующее.

1. Выберите команду Вставка -> Номера страниц. Появится диалоговое окно Номера страниц (рис. 18. 1).

2. Из раскрывающегося списка Положение выберите необходимое:

Вверху страницы (верхний колонтитул) или Внизу страницы (нижний колонтитул).

3. Из раскрывающегося списка Выравнивание выберите нужное:

Слева, От центра или Справа. Еще можете выбрать Внутри или Снаружи, если распечатываете двусторонние страницы и хотите, чтобы номера страниц располагались внутри (т. е. рядом с переплетом) или снаружи (т. е. вдали от него).

4. По умолчанию номера страниц выводятся арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.

д.). Чтобы изменить формат (к примеру, i, ii, iii), щелкните на кнопке Формат и выберите нужный.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 18. 1. Диалоговое окно Номера страниц

Двустороннюю распечатку можно получить на обычном принтере. В уроке 14 говорилось о том, как установить поля для двусторонней распечатки.

Когда вы с помощью описанной выше процедуры вставите номера страниц, Word сделает их частью верхнего или нижнего колонтитула документа.

Как работать с этой книгой

Мы не ставили целью подробно рассказать о всех возможностях программы, — эта книга сосредоточена на главных ее особенностях. Наша задача — быстро и просто научить вас работать в Word.

Книга содержит 27 уроков. Желательно, чтобы вы прошли их все по порядку. Однако после первых пяти уроков вы можете перескакивать с одной темы на другую в поисках нужной информации. Прочитав всю книгу, вы хорошо усвоите основные возможности Word и легко справитесь с любой задачей обработки текста.

Для выделения определенной информации в книге используются пиктограммы.

Некоторые другие средства форматирования в этой книге использованы для того, чтобы сделать ваше обучение легким и быстрым

> Пронумерованы пошаговые инструкции для частоиспользуемых процедур

> Названия меню, команд, кнопок панелей инструментов, опции диалоговых окон, которые вы выбираете, выделены таким шрифтом для быстрого узнавания

> Текст, который вы вводите, выделен таким шрифтом.

Как работать со ссылками

Ссылка — это адрес или указатель какого-нибудь объекта в Web, такого как Web-страница или адрес абонента электронной почты. Вот два наиболее распространенных типа ссылок, с которыми вы будете иметь дело.

• Адрес электронной почты для связи с каким-нибудь адресатом электронной почты. Например, jsmith@abc. com.

• Гипертекстовая ссылка, указывающая на документ Web. Например, http://www.abc.com.

В Word есть средство распознавания ссылок в документе, которые трактуются именно как ссылки, а не как обычный текст. Ссылки относятся к разновидности полей документа и отличаются от обычного текста следующим.

• Ссылка выделяется на экране другим цветом и/или подчеркиванием.

• Когда вы указываете на ссылку с помощью мыши, указатель мыши принимает вид руки с поднятым указательным пальцем.

• Вы можете удалить всю ссылку, но не можете непосредственно редактировать ее.

• При щелчке на гиперссылке автоматически запускается ваш Web-броузер и на экране появляется та Web-страница, на которую ссылается гиперссылка.

• При щелчке на адресе электронной почты автоматически начинает работу программа запуска электронной почты и на экране появляется пустой бланк сообщения, которое вы можете отправить по адресу, на котором щелкнули.

Автоматический запуск вашего Web-броузера и программы электронной почты, конечно, зависит от параметров установки этих программ в системе. Можно настроить Word для распознавания ссылок при вводе. Для этого сделайте следующее.

1. Выберите команду Сервис -> Автозамена для открытия диалогового окна Автозамена.

2. Щелкните на корешке вкладки Автоформат при вводе.

3. В области Заменять при вводе установите флажок Адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Другой способ распознавания гиперссылок — просмотреть уже набранный текст, находя текст ссылок и преобразовывая его. Это часть процесса автоформатирования, описанного в уроке 16. Кратко напомним основные шаги преобразования ссылок.

1. Выберите команду Формат^Автоформат для открытия диалогового окна Автоформат.

2. Выберите опцию Сразу весь документ.

3. Щелкните на кнопке Параметры для просмотра вкладки Автоформат диалогового окна Автозамена, как показано на рис. 26. 1.

4. В области Заменять установите флажок Адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками.

5. Снимите все остальные флажки.

6. Щелкните на кнопке ОК для возвращения в диалоговое окно Автоформат.

7. Щелкните на кнопке ОК.



Для преобразования гиперссылки в обычный текст выполните следуюющие действия.

1 Установите курсор гденибуь в гипессылке

2 Нажмите <Crtl+Shift+F9>

Вставка гипессылки

При работе с документом можно вставить ссылко просто набрав ее адрес

и позволив Word автоматически распознать ее, как описано выше. Самый

легкий путь — использовать команду Всставка -> Гиперссылка. Вы сможете

связаться с файлами Internet, докуметами Word и другими типами файлов. Для этого выполните следующее.

1. Выберите команду Вставка -> Гиперссылка или нажмите клавиши <Ctrl+ K>, или щелкните на кнопке Добавить гиперссылку на стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Добавить гиперссылку, как показано на рис. 26. 2.

2. Если вы знаете адрес ссылки, наберите его в текстовом поле

Связать с файлом/URL Для указания адреса на жестком или сетевом диске щелкните на кнопке Обзор и используйте диалоговое окно Связать с файлом.

3. Если вы хотите добавить ссылку на определенный объект файла, например на закладку файла Word, введите имя в текстовом поле Имя объекта в документе или щелкните на кнопке Обзор для просмотра списка объектов, доступных в файле, выбранном на шаге 2.

4. Щелкните на кнопке ОК.



Рис. 26. 2. Вставка гиперссылки в документ



В этом уроке вы узнали, как использовать средства Word при работе с Web. Следующий урок покажет вам, как экономить время, используя макросы.

Как создать или открыть второй документ

Работая с одним документом, можно создать новый или открыть уже существующий. Для этого выполните все действия, необходимые для создания документа (см. урок 2) или для его открытия (см. урок 4). Вкратце напомним, что нужно сделать.

• Для создания документа, основанного на шаблоне Normal, щелкните на кнопке Создать стандартной панели инструментов.

• Для того чтобы создать документ на основе другого шаблона или с помощью мастеров Word, выберите команду Файл -> Создать.

• Для открытия уже созданного документа выберите команду Файл -> Открыть или щелкните на кнопке Открыть стандартной панели инструментов.

После выполнения одного из этих действий появится новое окно, содержащее ваш документ. Неважно, создан этот документ только что или хранится на диске, — вы можете редактировать и распечатывать его. Открывайте дополнительные документы до тех пор, пока не обеспечите себя всем необходимым для работы.

Как создавать рисунки в документе

Кроме стандартного набора картинок, которые можно вставить в документ, Word позволяет вам создавать собственные рисунки. Средства для их создания дают возможность даже человеку без художественных способностей украшать свои документы отличными иллюстрациями. Чтобы начать рисовать, нужно вывести на экран панель инструментов Рисование (рис. 24. 5). Выберите команду Вид -> Панели инструментов -> Рисование.

Рис. 24. 5. Панель инструментов Рисование

Процесс создания рисунка состоит из трех основных действий. Итак, вы можете.

• Вставлять рисованные объекты (линии, стрелки, фигуры и надписи) в документ. Большинство рисованных объектов Word называются автофигурами.

• Передвигать рисованные объекты по документу, изменять их размеры и пропорции.

• Изменять рисованные объекты. К примеру, можно менять толщину линии, цвет текста, тип указателя стрелки.

На панели инструментов Рисование представлены кнопки для вывода самых распространенных графических объектов: линий, стрелок, пространственных объектов и т. п. Более сложные объекты можно построить с помощью меню или диалоговых окон, связанных с панелью инструментов Рисование. Наиболее часто используемые приемы рисования описаны ниже.

• Для того чтобы нарисовать объект, щелкните мышью на его кнопке на панели инструментов Рисование или щелкните на кнопке Автофигуры и выберите нужную. Затем щелкните где-нибудь в документе для вставки объекта. Удерживайте нажатой клавишу <Shift>, чтобы высота и ширина выбранного объекта получились равными (к примеру, квадрат вместо прямоугольника и круг вместо овала).

• Для выделения только что нарисованного объекта просто щелкните на нем. Вокруг него появятся маркеры размеров. Для того чтобы выделить несколько объектов, удерживайте нажатой клавишу <Shift>, щелкая на них. Нажмите клавишу <Delete> для удаления выделенных объектов.

• Для того чтобы перетащить выделенный рисованный объект, установите на него указатель мыши (но только не на маркер размера!) и перетаскивайте, куда хотите.

• Для изменения пропорций или размеров объекта установите указатель мыши на один из его маркеров размеров и перетаскивайте его, пока не достигнете желаемого результата.

• Для изменения цвета линий объекта щелкните на кнопке Цвет линии на панели инструментов Рисование и выберите цвет.

• Для того чтобы изменить цвет заливки объекта, щелкните на кнопке Цвет заливки на панели инструментов Рисование и выберите нужный цвет.

• Для изменения толщины или стиля линий объекта выделите объект, а затем щелкните на кнопке Тип линии или Тип штриха соответственно.

• Для добавления надписи щелкните на кнопке Надпись. Затем щелкните в том месте документа, где вы хотите расположить надпись, введите текст в текстовом окне, по окончании этого — щелкните мышью где-нибудь в документе за пределами текстового окна.

Возможности Word по созданию рисунков гораздо шире описанных здесь. Экспериментируйте — и вы узнаете о них все.

В этом уроке вы узнали, как вставить в документ рисунки и картинки. В следующем уроке вы научитесь работать с несколькими документами одновременно.

Как указать источник подачи бумаги

Некоторые документы распечатывают на определенных типах бумаги. Возможно, первую страницу многостраничного коммерческого предложения вы захотите распечатать на фирменном бланке, а остальные страницы — на обычной бумаге. Можно указать Word источник подачи бумаги для каждого раздела вашего документа. Большинство лазерных принтеров предоставляют две возможности: обычный лоток для бумаги и ручную подачу. У принтеров следующего поколения будет больше возможностей: два или три лотка для бумаги и лоток для конвертов. Чтобы указать источник подачи бумаги, выполните следующее.

1. Выберите команду файл -> Параметры страницы для открытия диалогового окна Параметры страницы.

2. Щелкните на корешке вкладки Источник бумаги (рис. 14. 4).

Рис. 14. 4. Выбор источника подачи бумаги

3. В поле Первая страница укажите источник подачи бумаги для первой страницы. Выбор будет зависеть от модели вашего принтера.

4. В поле Остальные страницы укажите источник подачи бумаги для второй и последующих страниц.

5. Из раскрывающегося списка Применить выберите, к какой части документа применить данные установки.

Щелкните на кнопке ОК. В этом уроке вы узнали, как разбить документ на разделы, установить поля страницы, различные размеры страницы, как указать источник подачи бумаги при распечатке документа. В следующем уроке вы узнаете, как использовать такие средства Word, как автотекст и автозамена.

Как указать размер и ориентацию страницы

По умолчанию формат документа Word соответствует стандартному листу размером 8. 5х11 дюймов, который распечатывается в книжной ориентации (т. е. строки текста параллельны короткому краю страницы). Можно указать различные размеры страницы, выбрав их из различных предложенных стандартных размеров страниц и конвертов или определив размеры самостоятельно. Распечатать вы можете еще и в альбомной ориентации (строки текста параллельны длинному краю страницы).

Для того чтобы указать размер и ориентацию страницы, выполните следующее.

1. Выберите команду Файл -> Параметры страницы для открытия диалогового окна Параметры страницы.

2. Щелкните на корешке вкладки Размер бумаги (рис. 14. 3).

3. Из раскрывающегося списка Размер бумаги выберите определенный размер или введите другую высоту и ширину страницы в соответствующих текстовых полях.

4. Выберите книжную или альбомную ориентацию.

Рис. 14. 3. Установка размеров и ориентации страницы

5. Из раскрывающегося списка Применить выберите ту часть документа, в которой нужно установить новые параметры страницы.

• Ко всему документу. Новые параметры страницы будут применены ко всему документу.

• До конца документа. Word вставит линию разрыва раздела в строке, на которой установлен курсор, и применит новые параметры страницы к новому разделу.

• К этому разделу. Новые параметры страницы будут установлены только для текущего раздела. Этот параметр недоступен, если документ ранее не разбит на разделы.

6. Щелкните на кнопке ОК.

Как установить поля страницы

Поля страницы определяют пустое пространство между текстом и краями страницы. На каждой странице есть четыре поля: левое, правое, верхнее и нижнее. Установление новых полей страницы повлечет за собой изменение полей во всем документе или, при наличии одного или нескольких разрывов разделов, — только в текущем разделе.

Самый простой путь установить поля — использовать мышь и линейку. Это самый наглядный способ, при котором не нужно держать в голове дюймы и сантиметры. Чтобы вывести линейку, выберите команду Вид -> Линейка или установите указатель мыши возле верхнего края рабочей области.

Использовать линейку для изменения полей можно только в режиме разметки страницы (для этого выберите команду Вид -> Разметка страницы). В этом режиме Word отображает горизонтальную линейку вверху рабочей области и вертикальную линейку вдоль левого края страницы. Это позволяет устанавливать и левое/правое поле и верхнее/нижнее поле с помощью линейки.

На каждой линейке белая полоска показывает текущее состояние полей страницы (рис. 14. 1). Для изменения левого или правого поля установите указатель мыши на маркер соответствующего поля на горизонтальной линейке (указатель превратится в двунаправленную стрелку). Затем перетащите указатель на новую позицию. Для изменения верхнего или нижнего поля проделайте то же самое с помощью вертикальной линейки.

Заметьте, что границы полей на горизонтальной линейке определяются краями белой полоски, а не маленькими треугольниками маркеров отступов, о которых вы узнали в уроке 10. Только если указатель мыши изменился на двунаправленную стрелку, знайте — вы нашли край поля.

Рис. 14. 1. Белая полоса на линейке показывает текущее положение поля

Установить поля страницы можно с помощью диалогового окна Параметры страницы. Применяйте этот метод, если не хотите использовать мышь или если вам нужно установить точные размеры полей. (Кстати, в этом случае не нужно переключаться в режим разметки страницы.) Этот метод предоставляет большие возможности по установке полей в документе. Вот как это сделать.

1. Выберите команду файл -> Параметры страницы для открытия диалогового окна Параметры страницы.

2. Щелкните на корешке вкладки Поля для доступа к параметрам установки полей, как показано на рис. 14. 2.

3. В текстовых полях Верхнее, Нижнее, Левое, Правое введите желаемые размеры полей страницы (в дюймах) или, щелкая на двойных стрелках, установите нужное значение. В области Образец вы увидите, как будет выглядеть страница с такими полями.

4. Если вы собираетесь переплести готовый документ, необходимо оставить для этого достаточно места и ввести нужное значение в текстовое поле Переплет. Это значение будет прибавлено к размеру левого поля каждой страницы или, если вы установите флажок Зеркальные поля, — к левому полю каждой страницы с нечетным номером и к правому — с четным (это используется в документах, отпечатанных на двух сторонах листа).

5. Из раскрывающегося списка Применить выберите, где нужно установить новые поля.

• Ко всему документу. Новью значения полей будут применены ко всему документу.

• До конца документа. Word вставит линию разрыва раздела в той строке, в которой установлен курсор. Новые поля появятся в новом разделе.

• К этому разделу. Поля изменятся только в текущем разделе. Этот параметр недоступен, если ваш документ не разбит на разделы.

6. Щелкните на кнопке ОК.



Рис. 14. 2. Установка полей с помощью диалогового окна Параметры страницы

Как вставить таблицу

Чтобы вставить новую пустую таблицу в любое место своего документа, выполните следующее.

1. Установите курсор в то место документа, куда вы хотите вставить таблицу.

2. Выберите команду Таблица -> Добавить таблицу. Появится диалоговое окно Вставка таблицы (рис. 22. 1).

3. В текстовых полях Число столбцов и число строк, щелкая на двойных стрелках или набирая на клавиатуре, введите количество строк и столбцов будущей таблицы. (В последствии вы сможете изменить эти данные.)

4. Для того чтобы применить один из видов автоформатирования таблиц Word к своей таблице, щелкните на кнопке Автоформат, выберите нужное форматирование, а затем щелкните на кнопке ОК. (О понятии автоформата подробнее вы узнаете ниже.)

5. В текстовом поле Ширина столбца выберите нужную ширину столбца. Выберите Авто, чтобы построить таблицу, шириной от левого до правого поля страницы, со столбцами равной ширины.

6. Щелкните на кнопке ОК. В документе появится пустая таблица, в первой ячейке которой будет находиться курсор.

Рис. 22. 1. Диалоговое окно Вставка таблицы

Как закрыть документ

Чтобы закончить работать с документом, закройте его следующим образом.

1. Активизируйте документ, который собираетесь закрыть.

2. Выберите команду Файл -> Закрыть или щелкните на кнопке

Закрыть, которая находится справа в строке заголовка документа. Убедитесь, что вы не щелкаете на кнопке Закрыть в строке заголовка Word.

3. Если в документе есть несохраненные изменения, Word предложит вам сохранить их.

После выполнения этих пунктов документ будет закрыт.

В этом уроке вы узнали, как одновременно редактировать несколько документов Word. В следующем уроке вы изучите, как создавать Web-страницы.

Main

WinWord 97

Введение

УРОК 1. Начало работы с Word

УРОК 2. Создание нового документа

УРОК 3. Основы редактирования

УРОК 4. Сохранение и открытие документов

УРОК 5. Использование справочной системы

УРОК 6. Поиск и замена текста

УРОК 7. Режимы отображения документа на экране

УРОК 8. Как распечатать документ, отправить его по факсу или по электронной почте

УРОК 9. Шрифты, рамки и заливка

УРОК 10. Отступы и выравнивание

УРОК 11. Табуляторы и интервалы

УРОК 12. Создание, изменение и использование стилей

УРОК 13. Другое операции со стилями

УРОК 14. Поля, страницы и разделы

УРОК 15. Автотекст и автозамена

УРОК 16. Применение автоматического форматирования

УРОК 17. Работа с шаблонами

УРОК 18. Номера страниц, верхние и нижние колонтитулы

УРОК 19. Нумерованные и маркированные списки

УРОК 20. Использование специальных символов

УРОК 21. Проверка документа

УРОК 22. Работа с таблицами

УРОК 23. Использование колонок в документе

УРОК 24. Добавление рисунков в документ

УРОК 25. Работа с несколькими документами

УРОК 26. Word и World Wide Web

УРОК 27. Просмотр исправлений в нескольких версиях документа

Масштабирование документа на экране

Команда Масштаб позволяет управлять размерами документа на экране. Его можно увеличить для облегчения чтения мелких букв или уменьшить, чтобы видеть на экране всю страницу. Выберите Вид -> Масштаб, чтобы открыть диалоговое окно Масштаб (рис. 7. 6). В диалоговом окне Масштаб доступны нижеследующие параметры. Сделав выбор, в этом окне вы увидите, как будет выглядеть документ в выбранном вами масштабе.

• Выберите опцию 100%, 200% или 75%, чтобы задать нужный коэффициент масштабирования.

• Введите нужное число в диапазоне от 10 до 200% в текстовом поле Произвольный.

• Выберите опцию по ширине страницы, чтобы страница помещалась на экране по ширине.

• Выберите опцию целая страница, чтобы вся страница, в высоту и ширину, помещалась на экране.

• Выберите опцию несколько страниц для отображения на экране двух и более страниц одновременно. Щелкните на кнопке с изображением монитора рядом с кнопкой переключателя Несколько страниц и укажите количество страниц, которое вы хотите вывести на экран.

Рис. 7. 6. Диалоговое окно Масштаб

Опции целая страница и несколько страниц доступны только в режиме

просмотра разметки страницы.

Настройка параметров исправлений

Word позволяет выбрать способ выделения исправленного текста. Для этого выполните следующее.

1. Выберите команду Сервис -> Исправления -> Выделить исправления для открытия диалогового окна Исправления.

2. Щелкните на кнопке Параметры. Появится диалоговое окно Исправления (рис. 27. 2).

3. Word отмечает четыре типа исправлений: добавление текста, удаление текста, изменение форматирования, изменение строк. Чтобы указать, каким образом отмечать каждый вид исправлений, воспользуйтесь стрелками текстового поля помечен в соответствующих областях диалогового окна и выберите нужное из списка. Выберите (нет), если не хотите отмечать данный тип исправлений.

4. Для каждого вида изменений щелкните на стрелке Цвет и выберите нужный из списка. Если вы выберете опцию Авторский, Word автоматически присвоит различные цвета каждому из восьми возможных рецензентов. Если же вы выберете какой-либо определенный цвет, все изменения, отмеченные им, укажут, кто это сделал.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 27. 2. Выбор способа выделения исправлений в документе с помощью диалогового окна Исправления

Назначение некоторых специальных символов

Некоторые специальные символы, предлагаемые Word, возможно, незнакомы вам, но они будут полезны при создании некоторых документов. Ниже дается их краткое описание.

• Короткое тире — как правило, используется в различных комбинациях цифр и/или букв, например: см. упражнение 1—А.

• Длинное тире. Оно чуть длиннее короткого и применяется для различных целей, например для отделения прямой речи от слов автора.

• Короткий пробел. Пробел чуть длиннее стандартного. Этот пробел в

кавычках " " — короткий пробел.

• Длинный пробел. Чуть длиннее короткого. В кавычках вы видите

длинный пробел: " ".

• Неразрывный пробел. Пробел, который не разрывается в конце строки. Слова, разделенные неразрывным пробелом, всегда останутся на одной строке.

• Неразрывный дефис. Похож на неразрывный пробел тем, что два слова, между которыми стоит неразрывный дефис, всегда будут находиться на одной строке.

• Мягкий перенос. Появляется на экране только тогда, когда слово переходит на правое поле документа и его нужно перенести на следующую строку.

В этом уроке вы узнали, как использовать символы и специальные символы в документах, созданных в Word. В следующем уроке вы узнаете, как проверить документ.

Назначение символам комбинаций клавиш

Вы можете назначить комбинации клавиш символам, которые часто используете, и тем самым вставлять их намного быстрее. Большинству специальных символов уже назначены комбинации клавиш и они стоят в списке рядом с соответствующими специальными символами в диалоговом окне Символ.

Чгобы назначить символу комбинацию клавиш, сделайте следующее.

1. Выберите команду Вставка -> Символ и откройте вкладку Символы (см. рис. 20. 1).

2. Щелкните на нужном символе. Если нужно, вначале выберите соответствующий шрифт из раскрывающегося списка Шрифт.

3. Если символу уже назначена комбинация клавиш, их описание появится в правом нижнем углу диалогового окна.

4. Щелкните на кнопке Клавиша, чтобы открыть диалоговое окно Настройка (рис. 20. 3).

5. Нажмите клавиши <Alt+ N>, чтобы установить курсор в текстовое поле Новое сочетание клавиш (или просто щелкните в этом поле).

6. Нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите назначить символу. Описание комбинации появится в текстовом поле Новое сочетание клавиш.

7. Если ваша комбинация клавиш еще не назначена никакой команде, то под текстовым полем Новое сочетание клавиш появится сообщение Текущее назначение: [(нет)]. Если же эта комбинация уже используется. Word выведет символ, имя макроса или команды, которому соответствует эта комбинация.

8. Если комбинация клавиш не назначена, щелкните на кнопке

Назначить. Если она уже назначена, нажмите клавишу <Backspace> для удаления записи из текстового поля и вернитесь на п. 6 для ввода другой комбинации.

9. Присвоив символу комбинацию клавиш, щелкните на кнопке Закрыть для возвращения в диалоговое окно Символ. В этом окне щелкните на кнопке Закрыть, чтобы вернуться к своему документу.

Комбинация клавиш — это сочетания обычных клавиш; их можно создавать по примерам, описанным ниже (здесь клавиша обозначает клавишу-букву, клавишу-цифру, функциональную клавишу или клавишу пробела).

<Shift+ Клавиша>

<Сtrl+ клавиша>

<Alt.+ клавиша>

<Аlt+ Ctrl+ клавиша>

<Alt+ Shift+ Клавиша>

<Ctrl+ Shift+ Клавиша>

<Ctrl+ Shift+ Alt+

Клавиша>

Рис. 20. 3. Назначение символу комбинации клавиш

Назначение стилям комбинаций клавиш

Если вы часто используете несколько стилей или предпочитаете использовать клавиатуру вместо мыши, назначьте стилям комбинации клавиш. Затем, все, что вам нужно будет сделать для изменения стиля — нажать указанные клавиши. Для того чтобы назначить комбинацию клавиш, выполните следующее.

1. Выберите команду Формат -> Стиль для открытия диалогового окна Стиль. Выберите нужный стиль в списке Стили.

2. Щелкните на кнопке Изменить, чтобы открыть диалоговое окно Изменение стиля.

3. Щелкните на кнопке Клавиша, появится окно Настройка (рис. 13. 4).

4. Нажмите комбинацию клавиш, которую вы хотите назначить стилю. В поле Новое сочетание клавиш вы увидите название клавиш, которые нажали. Прямо под этим полем Word указывает, были ли уже присвоены комбинации клавиш стилю/команде или нет.

5. Для подтверждения выбора этих комбинаций клавиш щелкните на кнопке Назначить. Для ввода другой комбинации клавиш нажмите клавишу <Backspace>, чтобы удалить написанное, затем вернитесь к п. 4.

6. Щелкните на кнопке Закрыть для возвращения в диалоговое окно Изменение стиля. Щелкните на кнопке ОК, чтобы перейти в диалоговое окно Стиль, затем щелкните на кнопке Закрыть для возвращения к своему документу.

Рис. 13. 4. Диалоговое окно настройка

Стилю можно назначить любую функциональную клавишу, но это не лучший вариант, так как функциональные клавиши уже соответствуют определенным командам Word. Например, можно присвоить стилю клавишу <F1>, но тогда нельзя запустить справочную систему с помощью этой клавиши. Лучше всего в этом случае использовать комбинации клавиш. Вот некоторые из возможных.

<Ctrl+ клавиша> <Alt+ клавиша> <Ctrl+ Alt+ клавиша> <Ctrl+

Shift+ клавишам <Alt+ Shift+ клавиша> <Ctrl+ Alt+ Shift+ клавиша

Во всех приведенных выше примерах слово клавиша обозначает любую клавишу на клавиатуре. Не беспокойтесь о том, что нажмете запрещенную для этого клавишу, — Word не позволит вам это сделать.

Несколько документов

Чаще всего вы будете работать только с одним документом, но в некоторых ситуациях возможность работать с несколькими документами одновременно очень выручит вас. К примеру, вы можете обращаться к одному документу, работая с другим, а также копировать и перемещать текст из одного документа в другой. Word позволяет открывать столько документов, сколько вам нужно.

Об авторе

Питер Эйткен (Peter Aitken) — широко известный автор, ему принадлежат более двух десятков книг по компьютерам. Он живет в Чейпел-Хилле, штат Северная Каролина, и работает в Медицинском центре университета Дюка (Duke University Medical Center).

Общение с помощником по Office

Вы, наверное, уже встречали помощника по Office — это Скрепыш, который неожиданно возникает на экране, чтобы дать вам совет. Помощник по Office — это очень мощная справочная система, которая находится в курсе того, что вы делаете, и может высказать некоторые очень умные предположения по поводу того, какая информация вам нужна.

Включение и выключение помощника по Office

По умолчанию помощник по Office включен и находится поверх всех документов, с которыми вы работаете (рис. 5. 1). Вы можете выключить помощник по Office, щелкнув на кнопке Закрыть в правом верхнем углу его окна.

Чтобы снова запустить помощник по Office, щелкните на кнопке Помощник стандартной панели инструментов или же щелкните на вопросительном знаке в строке меню и выберите пункт Справка по Microsoft Word.

Рис. 5. 1. Помощник по Office появляется в собственном диалоговом окне поверх окна Word

Виды помощи, которые предлагает помощник по Office

Когда вы впервые вызываете помощника по Office, рядом с ним всплывает меню, в котором спрашивается, какой вид помощи вы предпочтете.

• Выбрать одну из "подсказок" помощника по Office о том, в какой справке вы нуждаетесь. Эти подсказки высвечиваются в окне помощника под заголовком Действие. Подсказки высвечиваются не все время (рис. 5. 2.).

• Щелкните на кнопке Советы, чтобы помощник по Office дал вам совет, необходимый для выполнения определенной задачи.

• Щелкните на кнопке Параметры, чтобы настроить работу помощника по Office.

• Щелкните на кнопке Закрыть, чтобы закрыть меню, но оставить на экране помощника по Office.

Рис. 5. 2. Помощник по Office ожидает ваших указаний

Если вы закрыли окно помощника, можете открыть его снова, щелкнув на кнопке Помощник стандартной панели инструментов или нажав клавишу <F1>, или щелкнув на вопросительном знаке в строке меню и затем на строке Справка по Microsoft Word.

Основы редактирования

В этом уроке вы узнаете, как вводить текст, передвигаться по документу и выполнять основные операции редактирования

Открытие документа

Вы можете открыть любой документ, созданный в Word, для работы с ним. Кроме того, можно открывать документы, созданные с помощью других программ, таких как WordPerfect.

Чтобы сделать это, выберите команду Файл -> Открыть или щелкните на кнопке Открыть стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Открытие документа (рис. 4. 3).

Рис. 4. 3. Диалоговое окно Открытие документа

Список файлов показывает все документы Word и подкаталоги в текущей папке. Рядом с именами документов находятся маленькие пиктограммы с изображением страницы, а рядом с подкаталогами — с изображением папок. В поле Папка высвечивается имя текущей папки. В диалоговом окне вы можете сделать следующее.

• Открыть файл, щелкнув на его имени в списке файлов или набрав его имя в поле Имя файла, а затем нажав клавишу <Enter> или щелкнув на кнопке Открыть. Можно просто дважды щелкнуть на имени файла.

• Просмотреть содержимое файла, щелкнув на его имени, а затем — на кнопке Просмотр. Щелкнув на кнопке Просмотр еще раз, вы отмените просмотр.

• Найти файлы, не являющиеся документами Word. Для этого из раскрывающегося списка Тип файлов выберите нужный тип файла.

• Перейти к папке на один уровень выше, щелкнув на кнопке Переход на один уровень вверх.

• Перейти в любую папку, дважды щелкнув на ее имени в списке папок.

• Из раскрывающегося списка поля Папка выбрать нужную папку.

Если нужно быстро открыть документ, с которым вы недавно работали, обратитесь к списку недавно использовавшихся файлов Word вместо диалогового окна Открыть. Для просмотра этого списка откройте меню Файл, — список находится в конце меню, прямо над командой Выход. Чтобы открыть файл из списка, выберите соответствующий ему номер или имя файла. В списке находятся файлы, которые вы сохранили совсем недавно. Если вы только что установили Word, конечно, список будет пустым. Если вы сохраняли файлы, но список не высвечивается, — читайте следующий абзац.

Вы можете задавать количество файлов в этом списке и появление списка вообще. Выберите команду Сервис -> Параметры — появится диалоговое окно Параметры. Щелкните на корешке Общие, а затем установите флажок опции Помнить список из... файлов, чтобы включить/выключить вывод списка на экран. Для изменения количества файлов, включаемых в список, введите их число в поле Помнить список из... файлов или щелкните на кнопке со стрелкой, указывающей вверх/вниз, чтобы изменить заданное количество. Щелкните на кнопке ОК, когда закончите.

В этом уроке вы научились присваивать имя своему документу, сохранять его на диске и вводить общую информацию о нем. Еще вы узнали, как открыть документ, сохраненный ранее. В следующем уроке вы узнаете, как пользоваться диалоговой справочной системой Word.

---

---